重要的事＞緊急的事 高效工作為金城武4G廣告定調
摘錄自：能力雜誌電子報
2015/1/14
文/周怡伶
廣告業經年累月為了完美超凡的好點子付出辛勞，但在凱絡媒體副總經理黃明威身上，卻看不出這行業裡經常描繪「在夜深人靜看著萬家燈火熄滅，在天色泛白的時候，踏著晨露姍姍歸來」的工作苦楚。
他能夠在有計劃的工作安排之下，帶著服務團隊在極短時間內（因為客戶打算採用奇襲策略，在競爭對手發聲之前先發制人）為金城武形象廣告的媒體策略定調，讓服務8年多的業者中華電信的4G之戰先聲奪人、帶出亮眼業績。他說：「廣告服務業是顧客服務導向的工作形式，經常得機動處理許多臨時發生的狀況，壓力常會瞬間暴升，加班作業自然也是常態。」也就是說，在靠腦力賺錢的廣告業上班，要是沒有兩把刷子，很難避免三更半夜還在辦公室寫案子，寫到在公司看天露魚肚白的情況，加上網路時代經常必須全天監看市場反應的狀況，隨時針對客戶需求提供即時性機動服務，「加班」真是廣告人的宿命。
「但要減少加班還是有方法的。我是一個喜歡做事有計畫的人，有了計畫才知道下一步要做什麼，也才會有方向感。而有計畫更需要有執行力，按照計畫完成進度才能少加班卻有高績效。」。黃明威認為，執行力是高效工作最重要的事情，凡事若只有計畫卻沒有執行，一切都只是空談。此外，「若要更有效發揮執行力，就必須將所有工作依照輕重緩急，排出處理順序。」他說。
矩陣圖排序 重要的事先處理
黃明威是廣告人，也是團隊管理者，可以想像他每天必須處理許多大大小小的事，包含固定的行政工作、教育訓練、客戶服務等，偶爾也會有臨時的會議，或是老闆突然交代的事務；他表示，在接收工作任務的當下，他就會在腦海中衡量優先順序，橫軸是工作的緊急程度，縱軸則是重要程度，依照處理的優先順序可以分為：1. 緊急且重要、2. 重要但不急迫、3. 緊急但不重要、4. 不重要也不急迫，共4 種。
「重要的事情必須要優先處理。」黃明威解釋，這是一個大家都知道的工作觀念，但很多人往往辦不到，因為人們經常以為時間有餘，或者盤算該項工作只要多少的時間就能完成，結果就犯了拖延的毛病，總要等到事到臨頭才加班趕工，不但導致工作品質變差，也可能連帶造成其他工作的負擔，形成惡性循環。因此，他強調，「不要把重要的事情變成緊急的事情！若有時間就先處理重要的事情，否則重要但不急的事情，久了也會變成又緊急又重要的事情，那就勢必要熬夜加班趕工了。」
在廣告業尤其如此。「提案工作有時候就像是口香糖，甩都甩不掉，當你沒有足夠時間去構思一整套媒體策略的時候，思慮不足、草草了事的不成熟提案一定會被退回，致使同一項工作反覆來回的進行著，如此一來一往就造成惡性循環。」黃明威接著說，「所以，看待事情的態度很重要，既然很重要就不能急就章，要有這個觀念。」
至於緊急但不重要的事情，既然緊急何以被排在順序3？黃明威笑說，「很多被歸類到這裡的事情，一旦急過頭了就不急了，甚至也不需要處理了。例如計劃去參加社交活動、看電影⋯⋯這些事情，都應該擺在真正重要的事情後面。」回到前述的觀念，無論如何，優先處理重要的事情，才有助於高效工作。
那如何判斷事情的重要性呢？黃明威分享他個人的經驗給大家做參考：「大家都知道八二法則吧？一項專案裡頭的許多細項工作中，其中百分之二十的工作占了整體工作百分之八十的決定性影響，因此就應該先把這舉足輕重的20％列為優先處理的事項。」
另外，在搭配的使用工具上，黃明威會利用Outlook的「工作」功能，將工作事項依照處理優先順序分類為1、2、3、4，一來可以透過條列清楚的工作事項，有條不紊地一一消滅任務，二來可以隨時改變狀態，方便進度更新。此外，也最好能養成順手記錄工作行為與進度的習慣，「在工作產生時最好就要有紀錄，否則一忙碌起來根本沒有時間去記錄。」黃明威說。
想專注先關掉Line
除了工作的輕重緩急必須做好管理以外，黃明威認為時間管理也很重要。他會把時間區隔成完整時間與零碎時間，並分別用來處理重要與不重要的工作。他表示，有些廣告人加班是因為晚上比較沒有人打擾，才有完整時間思考並處理工作；因此若想要提高工作效率，就應該儘量「增加完整時間、減少零碎時間。」
尤其現今網路通訊軟體發達，一旦跳離工作偶爾回覆一下即時通訊或email，便很容易造成時間被切割，以致無法專心規劃重要事務，因此黃明威偶爾會在處理重要事件的時候，把Line等對外通訊管道關閉，甚至是拔掉網路線或乾脆待在家裡集中精神處理重要工作，這有助於自己在短時間內達到預期成果，「若你的一整天都是零碎時間，實在很難成就什麼大事。」黃明威說。
舉黃明威一整天的時間運用方式為例：他習慣在早上進公司後，立即處理重要的事情，像是思考、策略規劃等，避免其他外在的干擾；至於下午時段則多用來進行會議、廠商來訪、拜訪客戶、回信等事務。而為了避開下班尖峰時間，他會利用這個時候瀏覽客戶網站、Facebook頁面或搜尋市場資訊，利用零碎時間追蹤狀況、了解各類市場動態及新知。
有能力就有時間 沒能力先學找資源
「不過我覺得，工作管理、時間管理方法之外，必須回到工作最根本的問題是：你有沒有處理事情的能力及技巧？」黃明威說明，他在公司會協助內部員工教育訓練，傳授工作技巧與能力養成，他直言，「有些別人需要花費3至5天完成的東西，如果能做好時間管理及有足夠的核心專業能力，其實幾個小時內就可以做完了。」想要高效完成工作，第一要加強自己的核心能力，第二是要學會善用工具。
對廣告人而言，策略與企劃力最為重要，黃明威表示，這部份他會透過公司內部的訓練課程，協助團隊員工成長。至於在善用工具這方面，由於他們經常需要為客戶進行分析數據資料（例如收視率分析）、做提案簡報，因此善加利用Microsoft Office套件，如Excel、PowerPoint等軟體就顯得很重要。黃明威舉例，他們的工作之一，是必須按月提供市場月報給客戶，內容包含上個月該類產品的廣告投資情形，以及競爭對手花了多少錢在哪些媒體管道，「這對很多人來講是很麻煩的事情，每個月都得重跑一次報表，再轉檔做成投影片簡報。但是我的做法跟其他人不同。我會用Excel做出一個框架，當資料跑出來的時候直接丟到框架裡面 去，然後讓框架跟PowerPoint產生連動，所以只要Excel一完成，PowerPoint也跟著更新完成該資料檔案。」相較之下，這個方法只需要花費傳統方法二分之一的時間，而且也減少數據複製可能造成的失誤，「把反覆的工作簡單化，才有時間想策略。」他說。
另外，黃明威也提醒，有時候花大量時間做數據蒐集分析，還不如直接打一通電話與客戶多做討論，反而更能了解客戶的核心訴求，進而判斷接下來要執行哪些工作，如此就可大量減少重覆往返的時間，「這些觀念在所有的行業都適用。」他說。
高EQ撐腰 突發狀況不亂陣腳
商品在市場行銷過程難免會有突發狀況，但當團隊遇到這些緊急的突發狀況時，還是很有可能因為經辦人員情緒慌亂或經驗不足，而導致事件無法被有效解決。作為公司的領導階層，黃明威表示，「特殊狀況就要用特殊的方式去處理，我們通常會先讓資深人員去判斷事情的情況、危急程度、要用什麼樣的資源去處理，通常會由我和客戶服務總監一起處理，」他接著說，「一定要先定調！」一旦確認事情的處理方式之後，就按照團隊分工去處理事情。
雖然這些突發狀況常常搞得服務團隊人仰馬翻，但是黃明威樂觀地認為，「透過我們對突發狀況的協助處理，反而可以在客戶面前展現我們的價值。」
面對突發狀況可以從容因應，事實上跟能不能控制情緒也很有關係，「我對於自己穩定的工作情緒感到自豪。」黃明威接著生動形容：「你試想，如果你買了一台超跑，當你鑰匙一插下去要啟動引擎的時候，還要看看它的心情如何，它心情好的時候就跑得很快，但它三不五時就不想動，那這樣的車你要不要買？」
「作為一位專業人士就要有專業的表現，我是這樣期待自己，也經常這樣跟我的同事們提醒，我們面對客戶做的是專業性質的服務，不論工作是否順利、前一場會議被老闆罵、昨天跟女朋友吵架，都不應該影響到工作表現。」他強調，「很多主管雖然沒有明講，但其實工作情緒也是決定用人的關鍵。」
在高壓的廣告業下工作，黃明威卻應對自如，「熱情很重要，如果你對現在的工作沒有熱情，真的不要做這個行業。」他接著說，「對工作沒有期待、沒有一點溫度，說真的是不會有所成就的啦。你不如去找一個真正有感覺、會喜歡的工作，這樣你才不會引以為苦，還能夠去面對當中的酸甜苦辣，也才能夠把事情做好。」黃明威分享對廣告業的熱情。也許，這才是他能夠總結出高效工作的最終源頭。
【本文出自《能力雜誌》2015年1月號】
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