2015/12/16「不要整年瞎忙，比爾蓋茲每年必排Think Week！成功者都這樣「浪費」時間」

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不要整年瞎忙，比爾蓋茲每年必排Think Week！成功者都這樣「浪費」時間

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/7

2015-11-26 11:12  作者 國貞文隆 

「人的出身並不重要，你拿時間來做什麼才重要。」──賈伯斯

「時間就是金錢」是老生常談，但同樣的24小時，世界知名經營者們與文學家、藝術家、創意人士，他們都是怎麼運用時間的？他們如何在不斷地失敗後，短時間內重整旗鼓再次奮起？在有限的生命中，他們的時間感又與我們有何不同，令他們敢於擺脫舊思維、挑戰大環境？

日本經濟評論家　國貞文隆，在《成功者都這樣「浪費」時間》點出這些了不起的人們，怎麼找到對的時間集中努力。

連工作狂比爾．蓋茲也得停下腳步「想想」

已是六十歲的比爾．蓋茲，目前已經脫離微軟的經營核心，以「比爾與美琳達．蓋茲基金會」的聯合主席身分，致力於發展中國家之醫療、教育提升等社會慈善活動。他與巴菲特來往後，個性變得比較圓融。不過，他同時也在生化環保相關產業，以及投資界等科技產業以外的領域舉足輕重，世人今後也應該關注蓋茲的動向。

蓋茲的時間觀與一般人截然不同。但是，應該說正是這截然不同的時間運用，帶領他獲得成功。在公司草創初期，蓋茲不僅全力投注，對員工也要求甚嚴。「那時候，我們都被逼到極限。」前微軟員工回想道。

蓋茲創業時的夥伴保羅．艾倫也有類似的回憶：

「我到現在還記得，比爾在房間的一角對著電傳打字機，進行BASIC偵錯的樣子。他一一翻閱著膝上的列表，確認修正處，以驚人的專注力進行數碼輸入。他經常處在兩種極端狀態，一種是一直喝著可樂，絞盡腦汁激烈地工作著；另一種是睡得像死去一般，他總是工作到精疲力竭後，直接躺在地上睡到不醒人事，且不到十五秒就能完全入睡。我常常早上要到微儀系統家用電子公司（艾倫當時服務的公司）上班前，發現比爾那雙穿著破皮鞋的腳，就露在房間外面。」

蓋茲在工作時最有精力的時間竟然是凌晨二點。連續工作三十六小時之後，倒頭睡上十個小時，起身後吃點披薩，凌晨三點又開始工作。且他幾乎不在床上睡覺。年輕時的蓋茲完全是個怪咖。他是個缺乏人情味，但有著旺盛競爭心的領導者。蓋茲曾說：

「我喜歡很早上班，然後把工作處理好，按時下班。我總會清晨四點來到公司，卻常常遇見正要下班的同事，他們都徹夜加班。我算是微軟公司裡少數的怪人。」

清晨四點上班雖然不太尋常，不過當時的微軟員工幾乎都工作到深夜。

蓋茲是個名副其實的重度工作者。他的星座是天蠍座，很容易與人有衝突，也很善變。而他超群的指導能力又能使人折服。在創業的五年當中，他只有兩次真正的休假。

當他還在哈佛大學就讀時，已經陸續讀了好些人事、行銷、公司法等商業相關書籍，就像一般大學男生看《花花公子》雜誌那樣，當然他是為自己的事業所讀。在工作上他喜歡挑戰極限。在與時間的競賽中，越是窘迫的狀況，越能展現最佳成果。

從他的興趣也能看出他喜歡挑戰的個性。他曾經開著心愛的保時捷飆速，然後不出所料拿了好幾次超速罰單。哈佛大學學生稱一個人埋頭專注一件事叫做「鐵漢」（Hardcore），蓋茲也偏好這種生活，喝著可樂，不停地工作，只有在真正感到疲累的時候才睡。很多微軟的新進人員，都被躺在地上睡得不省人事的蓋茲嚇過，當然老員工早就見怪不怪。

此外，蓋茲一年會安排一次「思考週」。從工作中抽身，空出一週的行程，待在別墅裡。這一週就如其名，都用來思考。針對公司的將來、科技產業將如何改變世界等主題，激盪腦力。

這段期間蓋茲可不會空出時間去吃什麼大餐，而是將員工送來的報告或報章雜誌的報導、專業書刊等一一詳讀，整理自己的想法。蓋茲自己曾經出版了《比爾．蓋茲談未來》《思考速度的經營：數位經營教本》，這些書都是思考週的產物。而蓋茲最喜愛的書籍之一，振興通用汽車的前總裁艾爾弗雷德．斯隆所著的《我在通用汽車的歲月》，想必也是在思考週時讀的。

蓋茲的時間運用都有其用意。或許正是因為如此，蓋茲才能完成那些非他不可的成就。

蓋茲曾經說過自己對於時間的看法：

「我不喜歡浪費時間。我喜歡行程排得滿滿的，幸好我有多次出差經驗，到達機場的時間連我自己都覺得很有效率。我很清楚該預留多少時間，不過我可不是那種起飛前一小時就到機場等待的人，對我來說那也是一種浪費時間。」

（本文出自於《圓神書活網》，原文請點此。）

圖片來源：OnInnovation via Flickr, CC Licensed

《成功者都這樣「浪費」時間：不怕繞遠路的人生哲學》

ISBN: 9789861342658

出版社: 先覺

2015/11/4「做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？」

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做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/3

2015-10-19 16:10  作者 山本憲明 

工作效率，影響你一生的成就！

「先做緊急的事哪裡有錯？為什麼說我不懂輕重緩急？」

 「事情好多！那就把每件事分成幾部分，一天做一點好了！」

 如果你也這麼想……小心！很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

下面這些小習慣，將決定你能否準時下班，或是天天挑燈夜戰！

◆ 做事俐落的人常換電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

◆ 做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人管理工作

◆ 做事俐落的人不做急事，做事拖拉的人只做急事

◆ 做事俐落的人靠說明書，做事拖拉的人靠經驗

◆ 做事俐落的人不決定工作順序，做事拖拉的人仔細決定順序……

做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人，就要常常買新電腦」，而是「如果想成為做事俐落的人，就要有必須常換電腦的想法」。

電腦確實不算便宜，近年來價格雖然已經降低不少，但是如果想買沒那麼陽春的規格，還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴，怕自己浪費，所以一用就用上四、五年，那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品，就算每年都換新規格還是很划算；不過最近電腦的功能越來越強大，我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人，所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後，各方面的運算速度就已經明顯變慢；另一方面，新電腦的規格又日新月異，一來一往，處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別，而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高；說得極端些，整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作，如果把時間花在等待電腦運算上，難道不是龐大的損失嗎？好不容易才為了提高工作效率，把打字練得飛快，結果卻要花時間等待電腦運算，這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人，就是做事俐落的人」，但實際上不限於電腦，所有工具都是同樣的道理。

簡單來說，花錢來換時間，可以讓事情做得更快，自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間，那就花吧；即使口袋暫時淺了一點，但只要買到時間，並且有效運用，就可能回收更多金錢。

相較之下，「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢，反而要花許多時間解決事情，最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好，也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流，就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方！我認為，能做到這一點的公司與個人，才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間，這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆　做事俐落的人，會為了「效率化」而投資金錢！

做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行，關鍵在於「工作管理」，也就是「幾點幾分做這個，十五分鐘後做那個……」之類的管理；工作管理不需要太精細，只要做到「今天做這個跟那個，要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標，再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說，我必須將目標細分成許多小工作，才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理（比如每天的待辦事項清單），但是能針對每件工作掌握所需時間的人，卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠，如果不能掌握每件工作要花費的時間，你就不知道能完成幾件事，也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完！」也就算了，但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成，明天也一樣、後天也一樣……久而久之，自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間，其實有兩大優點。

第一，可以避免設定太多待辦事項，就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況，雖然有很多事情想做，卻無法掌握要花多少時間，結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去，就會累積很多壓力。

仔細想想，這些壓力完全都是自己搞出來的，實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間，再設定今天要做哪些事，就沒有這個問題了。

第二，可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間，就會常常加班到天亮；這不但對健康有害，又會影響隔天工作，最後造成工作產能下滑，成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間，就能保留「投資自己的時間」。

比如說，你決定「下午六點之後要專心念書」，假如不知道該花多少時間才能做完該做的事，那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理，保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量，以及每件工作的處理時間吧。

◆　做事俐落的人，能清楚掌握每件工作需要的時間！

本文出自圓神書活網，原文請點此

《做事俐落的人，做事拖拉的人：微調小習慣，做什麼都比別人快》

ISBN: 9789861371856

出版社: 究竟

2015/10/9「為什麼成功者都愛列清單？待辦事項這樣列，才能過你想過的生活」

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為什麼成功者都愛列清單？待辦事項這樣列，才能過你想過的生活

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/7

2015-09-23 15:10  內容提供 三采文化 

用清單讓自己成為生活的主宰

沒有人會嫌自己時間太多。面對公司、家庭、熟或不熟的朋友，我們都有太多事情沒時間去完成。要在一天二十四小時內把所有該做的、想做的事情都擠進去，然後還要有時間放鬆，可以說非常拚。無怪乎現代人會這麼焦慮，這麼疲乏，這麼想放假。

根據家庭與工作機構（Family and Work Institute）的研究調查，美國有超過半數的上班族覺得被工作壓得喘不過氣。「待辦事項」沒完沒了，光一天的行程就可能長得像這樣：

  公司的企畫案收尾

  送小孩上舞蹈課

  清理車庫

  丟履歷找新工作

  規畫假期旅遊

  跟朋友見面小酌

  ……等等

採取清單式思考

很多人說希望自己能在事業表現更有突破，在財務上更自由，更滿意自己的生活，感覺更健康，這些都是他們感覺做不到的事情。他們覺得自己要不時運不濟，不然就是資源有限，諸如此類的。但其實只要一小張紙（或一個app），我們的人生其實是可以翻轉的，一張紙（或一個app），不難吧，有誰做不到嗎？

想要在生活中的任何一個層面有所突破，並不是要你去做白日夢，而是要你採取「清單式思考」。所謂清單式思考並不是譁眾取寵，故意要取個沒聽過的說法來吸引目光，而是真的有用，而且效果非常好。

清單列得對，列得好，力量是核彈級的。目標一旦寫成白紙黑字，你就必須負起責任。這目標可以小至去賣場把預訂的有機雞蛋給拿回來，也可以大到寫一本書出來，其背後的精神都是一樣的，那就是你要在生活中得到想要的東西，完成你設定的目標（然後在「待辦事項」把那件事情劃掉）。

有54%的人覺得自己每天在原地打轉，如果你也是其中一個的話，我有個好消息要告訴你：這不是你的宿命，你可以改變。你會有時間休息，放鬆，看本閒書，發展你的興趣。擁抱清單式思考，你就可以重新擁抱你美好的生活，因為清單可以幫助你把該做的事情切成小塊，讓你可以細嚼慢嚥。

有張清單，你該完成的事項、該計畫的事情、該解決的問題，都會變得比較好處理。你可以：

  用清單來提高工作完成度

  善用每一分時間

  更有條理

  更有效率

  把錢花在刀口上

  紓壓

  兼顧職場表現與家庭生活

終極版的「待辦事項」這樣做

人很容易因為清單太複雜而索性放棄，但我想說你可以列出終極版的「待辦事項」，這不困難，而且我可以用一張清單告訴你怎麼做。

1.寫下來再說

眼不見為淨，人只要沒看到就很容易忘記，所以事情一想到就要趕緊寫下來。先不用擔心整不整齊，反正先寫下來再做打算。

2.把清單組織好

知道有哪些事情要做以後，第二步就是組織。組織的意思就是分門別類：公務、家務、小孩、放鬆，諸如此類，基本上生活中的每一環都應該要有專屬的清單。不分好類別，你的清單就會滿到你連看都不想看。

基本上我會把不同的清單放在不同的地方，比方說公務清單就放在公司抽屜，家務清單就放在家裡書房抽屜。這樣我就不會忘記每張清單在哪裡，也不會搞錯上面寫了哪一類事情。表單各司其職，我的心思也就可以像硬碟一樣切成不同的C槽、D槽、E槽，這樣我只要一拿起表來就可以馬上著手處理事情，效率之高你試過一定會非常驚喜。

3.排優先順序

清單分門別類完，各就各位之後，第三步是要掃一遍所有的項目，然後按照緊急程度或重要性來排定順序。這麼做可以確保你按部就班，重要的事情會先專心做完，不會手忙腳亂。有些事情固然不那麼難完成，但畢竟重要性不高，這時候你就要忍住別先被這些小事給分散了注意力，以免影響到大局。

4.重新寫一遍

分門別類做好，也知道什麼重要什麼不重要後，再來就是要把表單給重寫一遍。把清單重新整理得乾乾淨淨，清爽宜人，一方面好讀，一方面是方便使用，你會比較好確認，容易劃掉條目。同一張清單我會重寫好多次。你可以去摸索自己習慣、順手的作法，我很討厭混亂，所以只要清單一亂，條目東一個西一個，我就會索性另起爐灶，重新來過。

每天重來一遍。為了讓事情完成，清單不用怕多，需要列就列。我每天都至少會先列一張清單，然後邊做邊把事情寫上去，今天沒完成，沒劃掉的事情，我會再加到隔天的清單裡，以此類推。

圖片來源/Luis Roca via flickr, CC licensed

《為什麼菁英都是清單控？》

ISBN: 9789863424352

出版社: 三采

2015/10/9 「TO DO LIST 這樣用才對！」

個人成長

TO DO LIST 這樣用才對！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/6

2014-11-01 00:00  整理‧撰文 謝明彧 

如果有人說你不會用「To-Do List」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。」

不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨……

「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（Next Action）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」

我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理：

首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

本文出自於：

《下班前清空所有工作。工作有進度，回家沒壓力》

期數:115

出版日期：2014-06-01

出版社:巨思文化