2015/2/27 「簡報提案一眼抓住重點！圖解取代文字，溝通更有效」

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簡報提案一眼抓住重點！圖解取代文字，溝通更有效

摘錄自：經理人 電子報                        2015/2/27

2015-02-10 15:00 整理．撰文 / 謝明彧

製作簡報中的圖表時，首先須從長篇大論中抓出關鍵字句或數據，然後釐清其間的邏輯關係，進而選擇適合的圖表類型表達，讓聽眾一眼就能抓住資訊脈絡與重點。

看看【圖1】左邊一長串文字，再看看右邊圖解，同樣的簡報內容，不同的展示方式，好懂度是不是差很多呢？

「最高明的簡報，就是沒有文字、只有圖解的簡報，」日本簡報顧問公司ePresen負責人天野暢子如此說道。之所以使用圖解取代文字，是因為依照一般簡報者的講話速度，聽眾通常在兩分鐘之內就必須理解完一頁簡報，如果頁面中滿是密密麻麻的文字，聽眾忙著閱讀字海都來不及了，簡報效果必將大打折扣。透過圖表或圖解，讓大家一眼就能抓住資訊脈絡與重點，溝通效果才能發揮到最大。

想要將純文字變換為圖解，《簡報+》作者韓明文表示，首先須從長篇大論中抓出關鍵字句或數據，然後釐清其間的邏輯關係，進而選擇適合的圖表類型表達。

在表現上，主要可分為兩種：一是將關鍵字句或數據依照性質區分，以表格或色塊方式重新包裝成「圖表」；二是使用幾何圖案與箭頭符號，描繪出關鍵字句或數據間的概念關係，做成「圖解」。

對多數人來說，第二種做法難度遠較第一種為高。在思考分析關鍵要項間的關係時，《圖解第一次簡報就上手》作者黃彥達建議，主要可從「時間」（循序漸進、與時俱增、反覆出現）、「組成」（有階級從屬、無階級從屬）、「收放」（集中歸納、擴散演繹）、「比較」和「分布」思考，進而套入以下9種圖形（參見【圖2】），就能讓文字變成清楚易懂的圖解了。

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