有交情，好辦事
摘錄自：Cheers雜誌電子報 2014/7/24
2006-07
Cheers雜誌70期
作者：吳凱琳
我們往往只顧著做自己的事情，在公司裡除了鄰座的同事外，卻沒認識幾個人。每次遇到問題，總是找不到人幫忙，要不就是得千拜託萬拜託。然而有人卻可以一通電話，5分鐘就搞定所有事情。
儘管公司的工作都有一定的程序和規定，但如果你和所謂的關鍵人士（key person）有一些交情，事情就好辦多了。這個人在組織內有一定的地位或影響力，緊急時他可以找人幫你加班趕工，碰到問題時他會幫你想出辦法。
這就是有交情的好處。既然交情如此重要，該從何做起呢？
別讓自己成為難搞的人
想要和別人打好關係，得先從自己開始。在別人眼中，你是一個怎樣的人？在你走向別人之前，先讓自己成為一個容易親近或是讓人印象深刻，想要認識的人。
第一印象最重要。當你在公司與別人初次碰面的幾秒鐘內，他對你的印象就已經定型。就算你再熱情、再風趣，卻可能因為一次不經意的冷淡表情，從此被列入不受歡迎名單之列。
當不認識的人走到你身邊請教你某個問題，你是用什麼樣的態度或語氣回答？在走廊上或在茶水間碰到人，你是低著頭不說話，還是跟每位遇到的人微笑打招呼，包括認識與不認識的人？當你和其他部門往來時，是抱著熱情的態度，還是表現出一副公事公辦的模樣？
即使在自己的辦公室裡，也要像出席正式場合一樣謹慎，注意自己的言行。辦公室就是你的表演舞台，你的一舉一動，其他人都看得很清楚。
見面三分情。一旦見過面，就有熟悉感，要建立關係就容易多了。
「人們比較喜歡熟悉的事物，熟悉感主要來自於面對面的接觸，我們通常對於常見面的人比較有好感。」哈佛商學院教授提吉安娜‧卡賽洛（Tiziana Casciaro）表示。
因此，製造碰面的機會是很重要的。不要一進辦公室就整天坐在自己的位置上。偶爾起身走一走，遇到人不要只是點頭微笑而已，可以隨意問對方：「最近在忙什麼？」或者，當你有任何事情需要討論時，盡量透過面對面溝通，而不是用電話或e-mail。
碰面次數多了，感覺變得熟悉，關係自然而然就建立起來。
把握表現機會。除了讓人感覺容易親近之外，更要讓大家看到你的能力。特別是參加有重要人士出席的場合時，更要好好把握機會，適時表達自己的意見。例如開會時，一定要強迫自己至少發言一次。保持沉默，就別想有人會注意到你。
不過，發言也需要技巧，你可以先觀察其他人的做法，包括怎麼樣的說法比較容易被接受，其他人通常會有什麼反應。不要急著表現自己，謀定而後動。
認識對的人，事半功倍
當然，建立關係也得看對象，在組織裡和哪些人有交情，可是會大大影響你做事的成功機率以及個人的行情。《有心機，不使壞》的作者瑞克‧布雷登（Rick Brandon）指出，有3種類型的關鍵人士你不能不知道。
誰握有正式權力？你要知道公司內各部門或事業單位的各級主管或負責人是誰。不要以為這些人和你沒有關係，或是覺得自己不可能有機會認識這些人。重點是，當你碰到這些人時，你能認得出他們是誰嗎？如果認不出來，就連攀談的機會都沒有，更別提建立關係了。
誰具有隱形影響力？除了知道檯面上的人物外，更要打聽公司內部非正式的權力關係。這些人也許不是主管，但是因為工作年資較久或者具備某種特殊專業能力，因此擁有很大的影響力，或者與上述的重要主管有非常緊密的聯繫。
這種非正式的網絡關係需要花時間去觀察，例如開會時哪些人的意見往往左右了其餘所有人的想法？哪些人非常受歡迎，公司內常有不同的人邀他一起吃午餐？這些都是值得注意的訊息。
誰是潛力股？這些人現在並沒有取得重要的職務，但是表現非常優秀，未來有可能擔任重要的主管職務，因此這些人也不可忽略。你可以觀察，公司重要的專案或工作都是指派給哪些人？出席重要的場合或會議時，老闆身邊通常出現哪些人？從以上的線索就可找出哪些人是公司刻意栽培的未來明星。
當然除了這些重要人物之外，更別忘了大人物身邊的小人物，也就是主管的祕書或助理。他們通常掌握了許多關鍵訊息，可以適時提供協助與提醒，至少你會知道該用什麼方法比較容易說服他的老闆，答應你的要求或是助你一臂之力。
但是也不能做得太過明顯，直接提出要求，而是要靠平時的努力。例如，不論大小事情，都要感謝他們的幫忙。時間久了，當他們知道你有困難，自然會主動幫忙。
打開自己的心，才能贏得別人的心
當你了解哪些人在公司真正具有舉足輕重的地位之後，就得努力建立良好的關係，第1步就是打開自己的心。這是源自於美國加州大學心理學教授約瑟夫‧魯夫特（Joseph Luft）與哈里‧伊漢（Harry Igham）所提出的「周哈里窗」（Johari window）人際關係發展模型。
4個區域代表人際關係的4種不同層次：
開放自我（public self）
代表的是，關於你這個人的所有資訊當中，自己知道、別人也知道的部份。例如你的名字、職銜、休閒興趣等。
盲目自我（blind self）
是指別人知道、但自己不知道的部份。例如別人有注意到你的某些行為模式或說話習慣，但是你自己沒有發覺。因此我們非常需要他人的回饋意見，才能更了解自己。
隱藏自我（hidden self）
代表自己知道、但別人不知道的部份，也就是你刻意隱瞞的個人隱私。唯有主動自我揭露（self-disclosure），才能讓別人更認識你。
未知自我（unknown self）
指的是包括你自己和別人都不知道的部份，也許是未被發掘的潛能，或是被壓抑的感覺等等。
隨著關係的進展，開放自我的區域會愈來愈擴大，盲目與隱藏自我的部份會愈來愈小。換句話說，建立關係的關鍵就在於擴大開放自我的部份，一方面學習開放自己，和別人分享關於你的事情（縮小隱藏自我），另一方面虛心接受別人給予我們的意見（縮小盲目自我）。
當然，一切得由你開始。研究發現，自我揭露的程度與關係滿意度，存在有顯著相關。當你對別人表達個人感受或是較為私密的事情時，就代表了你信任對方，對方也會感受到，並因此對你產生信任或好感，願意和你分享他個人的事情，你們的關係就會更進一步。
製造機會，讓對方認識你
至於要如何製造機會接近這些人、讓他們認識你，並留下深刻的印象？以下是幾位專家提供的建議：
1. 請教工作有關的問題。
要認識對方，總得有個理由，美國南加州大學教授凱薩琳‧瑞爾登（Kathleen K. Reardon）建議，最好的理由就是工作上的問題。例如你可以說：「我知道你非常了解消費趨勢，所以想找機會向你請教相關問題，因為最近我正要提出新產品開發計劃。」
你可以詢問主管或同事的意見，告訴你應該向誰請教，這樣就更容易找到適合的人。
2. 分享有用的資訊。
建立交情很重要的方法就是訊息的分享，《失意或得志》的作者米洛‧辛戴爾（Milo Sindell）指出，你必須了解這些關鍵人士最近在做些什麼，當你知道相關的訊息時便可以告訴對方。但不要三不五時就轉寄e-mail給對方，這樣只會讓他感到厭煩。
3. 及時給予讚美。
情感訴求永遠是人際關係最好的催化劑，卡內基訓練機構創辦人戴爾‧卡內基（Dale Carnegie）曾說過，人們內心最渴望獲得3種情感的肯定：覺得自己是受喜愛的（loveable）、有能力的（capable）、有價值的（worthy）。
打開你的觀測雷達，隨時注意周遭人事物有哪些細微的變化。例如某個人的穿著打扮或髮型有改變，就可適時說幾句讚美的話；或者對於辦公桌上特別的擺飾表現出好奇的態度；或者告訴對方，他在會議上說過的某句話令你印象深刻……
「讚美愈具體愈好，如果是別人所沒注意到的細節，更會讓對方印象深刻，」美國知名的生涯顧問、暢銷書作家布萊恩‧崔西（Brain Tracy）在最新出版的《魅力》書中提醒。此外，時機也很重要，不要等到事情過了1個月後再來讚美，就顯得沒誠意了。
4. 再難搞的人，也要保持好關係。
組織內總是有些人難以相處，但愈是難搞的人，愈要花心思。你不需要和他成為好朋友，但至少保持良好的工作關係，讓自己好辦事。
「要建立長期關係，最重要的策略就是『無條件給予建設性回應』（unconditionally constructive），」美國談判專家、哈佛大學法學院教授羅傑‧費雪（Roger Fisher）說。
不論對方的態度或行為如何，都不要過度反應，重點在於完成工作，至於彼此之間的互動方式，除非有明顯不合情理的地方，否則不需要太堅持。
舉例來說，某個人情緒暴躁，動不動就大發雷霆，很難心平氣和地討論事情。面對這樣的情況，最好的做法就是對他的情緒視而不見，語氣和緩地說：「現在我知道你的考量……，也許我們可以……」別讓自己的情緒隨著對方起舞，這樣只會引起對方更激烈的反應。
或者，有些人態度冷淡，做事拖拖拉拉，所有的工作都卡在他這一關，無法進行後續的作業。你不需要口氣強硬地質問他，比較好的應對方式是軟硬兼施。
一方面，肯定他的工作的重要性以及表達對他的感謝，而不是把他的工作視為理所當然；同時，將工作流程與執行進度e-mail給所有相關人員，當然包括你的主管，一方面讓大家清楚所有的情況，另一方面也可間接給這個人壓力。
信中只要陳述事實就好，不需要有任何指責性字眼。例如：「目前由×××負責處理……，應該可以在×月×日完成，即可趕上最後進度。」而不要寫說：「×××遲遲沒有進度。」
任何工作的完成，都需要依靠其他人的幫忙，特別是不同部門之間的合作。多找機會認識重要的關鍵人士，並保持良好的關係，有技巧地應對那些麻煩的頭痛人物，就能讓工作更順利，增加你在組織內的能見度。
小心身邊的敵人
在公司裡，除了得和其他人保持良好的工作關係，另一方面也要懂得保護自己的名聲，避免被人惡意破壞，妨礙你的工作。
《如何應付頭痛人物》的作者凱薩琳‧克羅莉（Katherine Crowley）列舉出組織內3種常見的「致命小人」。
1. 暗中搞破壞：
這種人表面上對任何人都非常客氣，剛認識的時候，對你稱讚有加，態度非常熱情。但是時間一久便顯露真面目，故意散播不實的流言或是破壞你和其他人的關係。
他可能無意間問你對某個人的看法，你最好直接回答不清楚，不要留下任何把柄。或者當你們開會時，最好能有相關的第3人在場，以免他有扭曲事實的機會。他也可能故意在你主管面前說你的不是，為了以防萬一，每天寫下你的工作成果或是碰到的困難，讓主管清楚事情的全貌。
2. 故意找碴：
這種人喜歡雞蛋裡挑骨頭，愛找麻煩或唱反調，對於你所提出的想法永遠有意見。通常是因為他的心裡不是十分確定，也不知道要如何判斷，所以提出一些看來似乎不太重要的問題，感覺在刁難你。
但只要交手幾次之後，就可以知道他通常對哪些地方有意見或是不滿，然後針對這些問題準備好詳細的內容，並尋找有力人士的背書，當他提出質疑時，就比較容易說服對方。
3. 責任往外推：
只要一出事，這種人就會將所有的責任都推到別人身上，假裝自己是無辜的受害者，永遠一堆抱怨和託辭。
應付的辦法就是白紙黑字寫清楚，所有討論與溝通的過程都要記錄，就算到時候對方說「沒有人告訴我這件事」或是「當初的決定不是這樣的」等類似的藉口，你也有證據證明自己的清白。
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