2014/7/26 「想清楚、寫下來、畫出來，從紙上作業開始」

◎ 主題學習

想清楚、寫下來、畫出來，從紙上作業開始

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/7/25

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整理‧撰文 / 文及元

為了準備一場簡報，你是否不假思索、立刻打開電腦，急著動手製作投影片呢？請你暫停一下、且慢動手。事實上，簡報專家建議，簡報者應該將大部分時間花在思考、打草稿和擬定腳本。

《簡報禪》（Presentation Zen）作者賈爾．雷諾茲（Garr Reynolds）認為：「準備簡報時，如果能從類比世界（analog world）出發，用紙與筆將構想擬成草稿，等到我們以數位方式表達構想時，會看得更清楚、催生更有創意的成果。」

無獨有偶地，美國前副總統高爾（Al Gore）《不願面對的真相》（An Inconvenient Truth）的幕後功臣，同時也是《視覺溝通：讓簡報與聽眾形成一種對話》（Slide:ology）作者南西‧杜爾特（Nancy Duarte）指出，一場長達1小時、由30張投影片組成的簡報，想要達到精緻的程度，需要90個小時的工夫。

杜爾特建議，簡報者在準備階段一開始，最好能將心思投注在研究簡報主題、歸納專家看法、組織相關構想、與夥伴密切溝通合作、草擬簡報的故事架構。但是花在製作投影片的時間，最好不要超過準備簡報總時數的三分之一（詳見【圖表】）。

《大家來看賈伯斯》（The Presentation Secrets of Steve Jobs）作者卡曼．蓋洛（Carmine Gallo）也是一位簡報教練，長年以來，他研究蘋果公司（Apple）創辦人史蒂夫‧賈伯斯（Steve Jobs）的簡報風格。蓋洛發現，賈伯斯撰寫簡報腳本的方法非常傳統，其實僅有紙和筆而已。而且，賈伯斯密切參與每一場簡報發表會的每一項細節，從撰寫標題標語、製作投影片、排練現場展示，到調整舞台燈光，他從來不會掉以輕心。巧合的是，賈伯斯的簡報是從紙上作業開始著手這一點，符合簡報專家的一致建議。

以故事吸引觀眾，而不是投影片

此外，從賈伯斯的簡報中，蓋洛發現賈伯斯的簡報從來不用項目符號（類似●、◆、◎等）。因此，想要傳達令人印象深刻、能夠激發具體行動的訊息，文字與項目符號是效果最差的工具，畢竟簡報並不是購物清單。

簡報必須具備引人入勝的視覺效果，才能夠激發觀眾的興趣。要達到這種效果，的確需要花一點工夫，尤其是在規畫階段。蓋洛身為簡報教練，他指導客戶的第一天，通常把時間完全花在草擬故事，只有筆和紙（其實是白板）、不打開電腦（當然，也不用PowerPoint），最後才將草稿轉成投影片。15分鐘的簡報只需要5張投影片，製作投影片的所需時間少於草擬故事。蓋洛指出，一旦敲定故事，設計投影片根本輕而易舉。

撰寫腳本、設計投影片、製作簡報

克里夫．艾金森（Cliff Atkinson）在《超越項目符號》（Beyond Bullet Points）一書中寫道：「想要讓自己的簡報突飛猛進，最重要的作法就是在建立PowerPoint檔案之前，就先想好整個簡報的故事。」艾金森也提出了以故事為中心的簡報製作3步驟：撰寫腳本、設計投影片、製作簡報。

艾金森主張，簡報者製作簡報之前，首要之務是要先撰寫腳本，再以視覺化思維來設計投影片的效果。他說：「撰寫腳本時，你必須暫時拋開字型、顏色、背景、換頁之類的PowerPoint設計選項。看似違背直覺，然而，如果你先從撰寫腳本開始，反而可以擴大簡報視覺效果的可能性。這是因為撰寫腳本能夠讓你在設計投影片之前，先釐清簡報的宗旨目標。」擁有完整的腳本之後，簡報者就可以開始設計，「製作」出他想要呈現的經驗。PowerPoint是一種將故事視覺化的工具，腳本能夠開啟它未曾發揮的潛能，讓簡報者與觀眾得到意外的驚喜。無論如何，簡報者千萬要先寫好腳本之後，再動手製作投影片。

以90小時準備簡報

簡報大師南西‧杜爾特（Nancy Duarte）以長約1小時、約30張投影片的簡報為例，預估時間分配情形：

13～27小時：準備階段	6～20小時：研究、蒐集資料 l   1小時：建立聽眾需求圖 l   2小時：以便利貼腦力激盪 l   1小時：將點子與想法分類、重組 l   1小時：請小組成員或同事回饋意見，         討論這些想法對於聽眾的影響 l   2小時：編寫架構、故事線、劇情
20～60小時：製作投影片階段	以簡報軟體或應用程式建立投影片
3～小時：預演階段	預演、預演、預演
	合計：約36～90小時

資料來源：《視覺溝通的法則》，大寫出版