從小助理到筆記女王
摘錄自：Cheers雜誌電子報
2014/4/17
2014-04
Cheers雜誌163期
作者：楊倩蓉
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| 圖片來源：廖祐瑲 |
說到助理，一般人眼中，不是把它當成過渡性質的跳板，就是視它為一個幫主角處理行政瑣事的「配角」，自我價值不高。既然如此，自然也不會有人想到，原來把助理這個工作做到最極致，竟然還可以創造出第二份收入。
這就是筆記女王林珮玲（Ada）的真正身分：大學教授助理。白天，她忙著將教授老闆交代的任務，從開會紀錄、論文整理、研討會舉辦，到行程表安排，透過筆記分門別類，處理得井井有條；夜晚，她則把這項幾乎長達20年的工作心得放在部落格上，教人如何活用筆記術，至今點閱率超過150萬次以上。2010年，她更被出版社相中，相繼推出系列著作《筆記女王的手帳活用術》，不僅擠進博客來百大銷售排行榜內，創下佳績，版稅收入甚至讓她3年就還完房屋貸款，收入超過白天正職。
更難得的是，她的教授老闆——成功大學機械工程學系教授黃聖杰稱讚林珮玲為「不可取代、可靠度最高的助理」。對於她在正職之外開拓出「第二事業」，不僅鼓勵，甚至比她還開心地說：「她並沒有因為副業而荒廢工作，甚至把從副業學習到的東西回饋到正業上，這是好事。」
究竟，林珮玲是如何透過看似再平凡不過的助理職務，練就一身本事，因而創造出第二份收入的曲線高峰？
選擇擴大能力的「舒適圈」
光是甘心做助理工作這麼久，林珮玲這一點就令身邊不少人覺得不解。眼見同輩朋友逐年功成名就，林珮玲也曾經面對旁人質疑的眼光，但她卻不為所動，反而為自己的工作引以為傲。
她說：「我很了解自己的個性，我是個不喜歡做決定的人，所以適合做助理。」正因為認識自己，所以她省下好高騖遠的時間，把眼光投注在手上的工作，並開始思考：「與其跳脫舒適圈到不熟悉也不擅長的領域，何不擴大自己的舒適圈？」意思就是，怎麼樣可以把自己唯一會的本事做到最好，而且愈做愈駕輕就熟？
1994年進入成大擔任助理，一開始，林珮玲跟其他人一樣，對於這份看似簡單、其實細節又多又繁雜的工作感到困擾。但是她跟別人不一樣的是，一般助理對工作通常是「兵來將擋，水來土淹」的被動因應，她卻習慣從「如何解決問題，下次不要再犯同樣錯誤」的積極態度著手。
工作發現筆記妙用，自我升級
為了避免重複犯錯，她開始隨手記錄日常工作上發生的大小事，也就是這時起，她發現筆記本的妙用；一本年度手帳，除了可以按照上面的日期依序做好最基本的時間管理外，還可以把隨手記錄的紙張用打孔機打孔後，夾在筆記中，不怕臨時要找卻找不到。
從此，林珮玲開始不斷開發筆記本的多重功能，除了工作外，如何將私人日誌、理財紀錄、心情日記、未來計劃，全部記錄在一本筆記本內，方便隨時書寫。
她更研究出各類標註方式，甚至將買來的手帳筆記，重新改裝成自己需要的格式，像是為內頁畫上新的表格線條，利用透明塑膠資料夾作成內袋等，讓筆記本上的公私大小事，都能一目了然，毫不混亂。
把這些筆記術內化為生活習慣後，林珮玲發現，自己在工作上愈來愈有效率，組織能力也愈來愈強。過去令人頭痛的國際研討會籌辦，現在她輕鬆地列出一個清單，大家各司其職，只要按照時程表去做就好。
工作上有了餘裕，她更不斷升級相關能力：報名參加各類進修課程，從3C產品用法、電腦防毒與維護、電腦繪圖、簡報術、延伸到各種最新的雲端應用，讓自己的筆記術也可以跟著各種科技與新工具與時俱進。
把助理做到「熟能生巧」，大賣4本手帳書
2008年，朋友鼓勵她開部落格分享經驗，她開始公開多年來日積月累的筆記整理經驗，沒想到引來廣大回響，粉絲們紛紛奉她為「筆記女王」。除了彼此交流最新的手帳整理心得外，她也開始受邀演講，第一手傳遞各種手帳使用心得，因此引起出版社注意，至今已出版4本有關做好手帳的工具書。
林珮玲從來沒有想過，自己竟然會無心插柳柳成蔭，為自己創造了另一個舞台，伴隨而來所增加的收入，更為她解決原先在房貸壓力下的拮据生活。
回顧當初，林珮玲說，她極力發展多功能筆記的理由很簡單：「要做，就要做最稱職的助理。助理的角色是門神，而不是看門狗。」她很認同聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍曾說過的一句話：「熟悉不等於能力，如果能進一步精進到『熟能生巧』，這才是能力。」
對她而言，也是如此。與其半吊子到處學不同的本事，然後投石問路看哪一個本事先開花，還不如把自己最擅長的事做到最好。她也的確做到了，做到教授老闆出去時提到她，都引以為傲。
誰說建立雙料生涯，多元收入，一定要大費周章？無需千里尋覓，只要一個念頭的轉換，意外的機會自然開啟。就像林珮玲，小助理照樣也能成筆記女王！
老闆觀點》成功大學機械工程學系教授黃聖杰：我的助理是Ｔ型人才
「她的本事就是幫我解決所有問題。」黃聖杰邊說，邊指著自己井然有序的研究室。這才發現，一般教授研究室多半充滿堆積如山的資料，但是環顧周遭，無論是高至天花板的書櫃到成排的矮櫃，或是幾張電腦桌，全部都井井有條地用紙箱與資料夾排好，絲毫不紊亂。
黃聖杰除了授課外，還接了許多大大小小的研究案，三不五時更得到經濟部等各部門去開會，他常常隨手把拿到的資料或是紀錄往桌上一扔，以後臨時想到時，只要問林珮玲，就算是陳年資料，她也一定能立刻找出來。
黃聖杰拿著一個大資料袋，指著上面的鉛筆字說：「每天，她會把行程表輸入我的手機，如果當天有會要開，她不僅事先把資料整理好，放進資料袋內；連資料袋，她都特別選我要開會的部門使用過的，然後在上面再註記時間、地點跟開會內容。這等於是雙保險，我只要拿這只資料袋出發就好了，比別人都準備得充分。」
因為想看的書籍、想瀏覽的資訊太多，時間常常不夠用，林珮玲都一一幫他閱讀，然後做好筆記，甚至標記重點，隨時傳送給他。
「什麼是T型人才？她就是最好的典範。做事方法好不稀奇，重點是她會觀察別人遇到的問題，然後主動解決。
她會廣泛地吸收需要的知識，連日文都去學，碰到我看不懂的日文專業名詞，她就幫我翻譯。我鑽研3D列印，她就大量閱讀相關資料。自己的能力紮根愈來愈深，最後成為我不可或缺的助手，」黃聖杰說。
問黃聖杰，現在如何看待助理的第二個身分？黃聖杰說：「她去演講，我都不會講什麼，因為她已經把工作做到萬無一失。」語畢，又額外加了一句：「她現在的演講行情比我高，我寫了30幾本教科書，還不及她寫的幾本書版稅多！」
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