專案管理 比你想像簡單
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2013/9/25
整理◎張志誠
許多上班族一聽到要做專案就一個頭二個大，原因就在於不瞭解專案的本質。其實在學期間參加社團擔任幹部，負責一些活動的舉辦，這就是在做專案。
目前市面上專案管理的書籍，大多是針對報考PMP（國際專案管理師證照）所需，許多上班族本身並不打算考照下，卻很缺乏深入淺出的專案管理書籍可供參考。由中興大學沈肇基教授所著的《專案管理》，就是專為完全不懂專案管理的讀者所撰寫。為了讓讀者很快上手，本書將專案管理分成5大部份加以解說。
何謂專案？每個專案基本上都有8個特徵：
1－目標：專案的目標可能是開發或改善一個商品，或是開發一個專屬系統，抑或更大規模的社區營造或公共工程，而每個專案都有專屬的系統規格。
2－唯一性：每一個專案都與其他專案不同，具有各自的獨特性。
3－原創性：每一個專案面對的人、時間、技術、進行方式、業主、顧客都不同，必須發展不同的方法加以克服。
4－產品：專案一定會有產品，可能是硬體、軟體、韌體或服務。
5－資源：每個專案都有專屬的資源，包括預算、人力與設備，都會因專案本質不同而有所不同。
6－組織：每個專案的執行都需要專屬的組織，專案規劃好了之後，必須找到一群合乎這個專案需求的人才，同時做好分工與權責劃分。
7－市場：市場指的是專案的「老闆」，對方可能是內部老闆，也可能是外在老闆，也就是顧客。例如接到政府的專案，那麼政府部門就是這個專案的老闆。
8－規模：專案規模大小，最容易以專案的經費規模來衡量，例如對中小企業來說，數百萬經費就算是大型專案了。
釐清需求，把專案定義清楚
每個專案經理在接下專案時一定要先確認，這個專案要做出什麼東西？所要完成的理想境界是什麼？在專案尚未開始執行前，務必先將專案「定義」清楚，釐清專案的「需求」何在。
專案定義清楚後，接著就是撰寫專案建議書，建議如何進行專案、專案的規格、應有的工作項目、以及必須提供的文件。此外，也要確定成本，提供給內部或外部老闆做為考慮依據。
做好工作分項與時程規劃
當專案已經定義清楚，專案建議書也呈報給老闆，如果老闆確定要做這個專案，就進入規劃階段，要完成專案計畫書。
專案計畫書是執行專案的依據，主要重點包括：1工作分項架構、2時程規劃、3預算與資源規劃、4風險與意外分析。
這裡面每一項都有其重要性。「工作分項架構」在於將大項目切割成一個一個工作項目，必須先將工作分項，才能畫出每個工作項目執行的先後順序，也才能有效掌握時程規劃。一旦時程規劃好之後，就可以安排預算與資源投入的時間，同時要做好風險與意外分析，當專案進行時如果出現問題，就能依事前的計畫做避險。
帶領專案團隊 考驗協調能力
當專案規劃完畢，接著就要確定找誰來執行，這些人如何組成？彼此的從屬關係如何？每個人的責任與工作職掌又是如何？彼此如何分工協調？如果專案成員是從別的單位調來的，與原有單位該如何合作？這時候就要考驗專案經理的手腕了。
專案經理不僅是個主管，也是個領導者與協調者，甚至要扮演啦啦隊的角色。一個專案經理的領導與執行力包含了9個要件：專業素養、人際關係、面對挑戰、職權、工作分配權、掌握預算、主導部屬升遷、調薪決定權、獎懲權。沒有一個專案經理能夠面面俱到，但通常低階的專案經理需要強化專業能力，越高階則越需要人際溝通技巧。
設定檢查點 嚴控專案進展
執行專案最怕收不了尾，也很怕方向偏掉，因此專案進行過程中，需要設定重要時間點與檢查點，以確認專案是否有按照原定規劃進行，以及是否遇到困難需要協調。如果專案管制做得好，專案品質就能保證。
透過工作日誌、每日工作會報與每週主管會報，可以對專案進行徹底的掌握。經由嚴謹的計畫審查，將各種問題一一紀錄，討論如何更正，並且將偏離主軸的項目再拉回來。
一個專案會失敗，往往是團隊合作出了問題。一個專案經理除了需具備專案管理的技能外，也不能過於固執，當團隊出現爭議時，必須依其專業做出公平的仲裁，加上不固執己見，通常專案較不容易失敗。（本文取材自《專案管理》）
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