５個看懂數字的小訣竅，搞定你的職場難題
摘錄自：Cheers雜誌電子報 2013/9/26
2013-07
Cheers雜誌124期
作者：洪懿妍
感覺自己常在數字迷宮裡迷路嗎？以下5種情境，是上班族或經理人常遇到的難題，但有時只要懂得轉彎，數字會是你最好的幫手。
半年前，心怡升任一家連鎖簡餐店的店長，她對這份新職務充滿信心，卯足了勁全心投入，努力達成公司設定的目標。但這幾個月來，她卻發現一個詭異的現象：「明明達成業績，為什麼利潤還是出現紅字？」
更讓她無法理解的是，店內的簡餐經常供不應求，生意好到不行，卻始終賺不到錢，感覺好像白忙一場。這到底是怎麼一回事？
心怡的問題，其實在於「缺乏數字力」。她誤以為開店生意好就一定會賺錢，忙著衝營收，卻忽略了計算成本與支出。
此外，商品供不應求，倉庫零庫存真的是好事嗎？恐怕也不一定。
在進一步踏入資金、收入、成本、利潤的世界之前，專家建議，不如先從讀懂數字背後的意義開始，看穿數字底下的技倆，運用數字力強化你的工作力。而不同的情境，各有不同的數字解讀及轉化方法：
數字過於龐大？→將數字個人化！
我們常會被一些龐大的數字給嚇到，失去判斷能力，例如「1年內增加10萬名來客數」、「1年多生產10億個保特瓶」等，都讓人覺得遙不可及，甚至感到畏懼。
英國財經節目主持人布拉斯蘭（Michael
Blastland）在《如何用數字唬人》一書中指出，數字後面拖著一大串零，往往令人覺得好不偉大，但是，「就數字本身而言，完全沒有任何意義。」
對付龐大數字的方法，就是將其「個人化」，如此才能看出背後的意涵。
布拉斯蘭舉例，2007年1月，英國政府宣布將提撥1,000萬英鎊（約新台幣4.7億元）的預算，振興小學的音樂教育。
好大一筆錢！但是，全英國大約有500萬名小學生，平均下來，一個人根本只能分到2英鎊（約新台幣94元）。
同樣道理，擁有200家分店的公司，1年要增加10萬名來客數，看起來很多，但平均1家店1天只需增加不到2名顧客，其實一點都不難。
需要節省成本？→重視整體金額！
「為了縮減成本，請問A與B，哪一個比較划算？」
（A）以500元購入1,000元的東西。
（B）以100萬元購入101萬元的東西。
這是曾以《叫賣竹竿的小販為什麼不會倒》一書而大受歡迎的日本會計師山田真哉，在另一本有趣又實用的會計書《就算客人白吃白喝，也別請工讀生》中，所提出來的問題。
答案是（B），你答對了嗎？
若以比例來算的話，A的折扣是50％，B的折扣卻只有1％。但是，A只省下500元，B卻可省下1萬元。也就是說，連續買A商品20次，才能省下和B一樣的錢。
山田真哉提醒，節省成本考量的重點不在百分比，而在金額，「無論折扣率再高，如果縮減的成本金額太微不足道，其實沒什麼意義。」
資料太多？→抓出重點數字！
對多數人來說，其實並不需要細究工作上碰到的所有數字，平常只要掌握住幾個關鍵數字，然後加以分析即可。
例如，餐飲工作者可從顧客的平均消費金額，計算顧客對業績的貢獻度；房仲人員可從物件推出日到賣出日所歷經的天數，判斷銷售難易度等。
再以王品集團董事長戴勝益為例，他曾表示，他每天必看的數字不是營收，而是顧客滿意度與顧客抱怨數。「這兩項數字可反映顧客想法，作為分店改進依據，」戴勝益指出。
山田真哉指出，平均看待所有數字，會抓不到重點。如果你想讓工作與數字做更好的連結，不妨時時自問：「現在對我最重要的數字是什麼？」、「我應該注意哪個數字？」
欠缺說服力？→用數字來表達！
數字其實是全球最共通的語言，當你無法清楚表達想法，或說服不了別人時，只要端出具體數字，甚至只是把數字當形容詞來用，往往就可以讓別人買單。
例如，你想說服老闆重新分配行銷預算，跟他說「消費者的需求會愈來愈高」比較有效？還是說「這項產品的普及率明年會從30％上升到55％」比較有效？
另外，你想賣營養品給顧客，你告訴他「這一錠富含豐富的維他命C，可以補充一天的身體所需」，還不如跟他說「這一錠的維他命C含量，可抵50顆檸檬、42顆葡萄跟30顆橘子」。
績效不佳？→降低成本及機會損失！
已故的經營之神、台塑集團創辦人王永慶有句名言：「你賺的一塊錢不是你的，你省下的一塊錢才是你的。」他也曾明白表示：「成本分析要追根究柢，台塑就靠這一點吃飯。」
簡單兩句話，說的就是降低成本的重要性。當企業的業績不好時，主管要關心的數字可能不是營收，而是成本。
除了降低成本，你還必須把「機會損失」（chance loss）降到最低。
以文章開頭的心怡為例，她的簡餐常供不應求，那表示有不少顧客想買卻買不到，心怡等於喪失了新的銷售機會，這些新的銷售機會就叫做「機會損失」。
在現在的商業運作上，庫存往往被認為是很可怕的一件事，但換個角度看，商品銷售一空，其實也很危險。
根據專家的建議，你應該長期記錄銷售數量，然後「讓進貨量比預估銷售量再多10％左右。」當然，如何精準預估銷售量，也是一門學問，但一樣脫離不了數字計算與分析。
如果你是主管，你也可以把公司的數字公開，一來，讓大家共同檢視各部門的財務運用狀況；二來，可以培養員工的數字敏感度。當你利用數字來進行管理時，不用說話，就可以傳達很多意思了。
認真說起來，數字力和數學好不好沒什麼關係，它需要的是解讀的能力。當然，數字不會告訴你問題的答案，但它可以幫助你做判斷。因此，聰明運用數字、看懂數字，絕對是你提升績效的最佳利器。
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