信件來回超過２次=無效溝通！９個高效率習慣
摘錄自：天下雜誌電子報 2013/9/17
2013-08-15 Web only 作者：吳凱琳編譯
想要擺脫不斷加班的惡性循環，並不困難。養成好習慣，積少成多，也能有很好的工作效率，準時下班。不妨參考《富比世》雜誌網站專欄作家伊利亞．波新（Ilya Pozin）提供的建議：
1.將待辦事項減半：少即是多，務實一點看待自己的時間和能力，若要考慮太多臨時的意外，你真正能完成的工作其實不多。
2.多給自己休息的時間：讓自己的大腦和身體有喘口氣的時間，重新補充能量，才能更有效率地完成接下來的工作。
3.採取80/20法則：把力氣花費在少數真正重要、最能產生實質成果的事情上，不要分散自己的力氣和專注力。
4.善用早晨時間：不要一起床就急忙拿著手機檢查電子郵件。起床後最重要的活動應是好好吃一頓早餐、閱讀新聞、運動或冥想，為之後一整天的工作做好調適。
5.困難的工作在午餐前完成：通常上午時間頭腦會比午後要清醒，因此比較困難的工作應該要在午餐之前開始動手。
6.改變電子郵件使用習慣：如果一件事需要電子郵件來回超過兩次以上，就直接拿起電話溝通，不要再浪費時間用電子郵件往返討論。
7.為自己的行為訂規範：要有效避免自己分心，就必須為自己的行為建立規範，逐步養成習慣。例如，限定自己只能在一天的幾個時段檢查電子郵件信箱。
8.別把效率和懶惰搞混：很多我們以為有效率的工作方式，其實只是懶惰的藉口。例如開會，以為大家一起面對面討論，可以當面把話說清楚、解決問題，但往往只是浪費時間，又沒有任何結論。如果你能事先想清楚，提出完整的建議給大家，其實不需要開會討論就可以達成共識。
9.別再一心多用：一次專心做一件事，才能快速完成工作，繼續下一個進度。一心多用的結果，常常是到了下班時間，一件事情也沒完成。（吳凱琳編譯）
學會「期限工作術」，原來工作這麼有趣！
如果工作只是把右手邊的工作處理好，堆到左手邊的一連串過程，想必一點樂趣也不會有。可是，既然我們人生中有一大半的時間都在工作，你會不會希望多一些樂趣呢？
那麼，我們要如何在工作中添加樂趣？答案是：把工作想像成「遊戲」。
有些人聽到這句話可能會不悅，但事實的確是如此。我們應該擁有一個觀念：工作場所本來就跟遊戲一樣，屬於「架空的空間」。
假如你辭去工作，一定能清楚體會到這個觀念。辭去工作後，原本在工作中認識的人將自然而然地消失、累積起來的事業、能力、職位也不會再派上用場。
一旦離開工作崗位，在那裡得到的大部分事物都會逐漸消失。所以工作屬於架空的空間，我們應該用玩遊戲的感覺來看待它。
即使你在工作上遇到痛苦，那也只是發生在遊戲中的事。了解那種痛苦不會一直持續後，自然能夠忍耐下去。當一天的工作結束時，遊戲會跟著被重設，讓你恢復平常該有的樣子。
如果我們太沉迷在遊戲和賭博中，最後一定會遭到報應。這點套用在工作上也一樣，為了對各種事情提起興趣，我們最好保持一些距離，以客觀的視點與它們互動。
就好比看電影，就算我們受劇情感動流下眼淚，散場後也應該恢復笑容。
要是我們一直沉浸在劇情中哭個沒完，是沒有辦法活下去的。
相同的道理，我們工作時要全心全意地投入，不過下班時間之後，便不要再思考工作上的事。能夠在這兩種模式中自由切換的人，工作起來會覺得更愉快。
說到底，工作是維持經濟來源的一種手段，它只佔你人生中的一小部分。要是你睡著醒著都在想工作，把整個生命完全奉獻其上，任其擺佈，工作將漸漸地不再有樂趣。即使碰到微不足道的小疏失，你都會覺得嚴重到可能毀掉自己的一生。
據說目前日本每年大約有三萬人自殺。我想，其中有不少人正是因為太投入工作，把整個人生奉獻出去，最後才會決定走上這條路。
工作不過只是人生中的一小部分。請你千萬別忘記這一點。
然而，遊戲就是要贏才會有趣。如果贏不了，便沒有玩的價值。換句話說，不能戰勝工作，得到成果的話，工作也會顯得毫無價值。
為了獲得勝利，我們可以用「玩遊戲」的方式工作。
請你挑戰自己能多有效率地利用時間，把工作完成到什麼樣的水準。不這麼做的話，你會變得慢吞吞、拖拖拉拉、小心翼翼，把心力集中在沒什麼效率的工作上，還因為充實的過程沾沾自喜。這是非常危險的事情。
那麼，有什麼具體方法，可以讓我們用「玩遊戲」的方式工作？
答案很簡單，你已經說對了。一樣是要利用「期限」。
假設今天你必須完成八件工作，如果上班時間是八小時，一件工作便得在一個小時內完成。但你可能還得接待客人、開會，扣掉這些時間後只剩下四個小時，結果變成得在三十分鐘內完成一件工作。
因此，每一件工作的期限為「三十分鐘」。設定好期限後，接下來便要按部就班地處理工作以達成目標。這是你跟時間的賽跑。
如果不事先設下期限，工作進度將不斷延宕。這正是為什麼有些人無法在上班時間做完工作，每天留下來加班的原因。
加班的日子一久，跟家人相處、獲得心靈慰藉的時間將會減少，睡眠時間當然也會不夠，導致疲勞越積越多，工作效率連帶受到影響。這樣一來，根本不可能拿出什麼成果。
只要設定「期限」，確實執行，我們便不會陷入這樣的惡性循環。
從今天開始，請你立刻嘗試這種「期限工作術」看看。如果你有時間懷疑是不是真的做得到，先試試看就對了。只要試過一次，你便能發現自己「一定做得到」。
這是很不可思議的事情。人們一旦給自己設下期限，就有辦法達成目標。
成功地在期限內完成一件工作後，接著請再挑戰其他工作看看。當你逐一達成目標，越來越有成就感後，你會開始覺得「原來工作這麼有趣」。
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