不懂交辦，當心「猴子」爬上身！
摘錄自：Cheers雜誌電子報 2013/10/17
2013-10
Cheers雜誌157期
作者：李筑音
手上的事情交不出去辦不完，但任務還源源不絕從上、從平行單位、甚至從下而來？ 為了不讓自己變成被「猴子」壓垮的經理人，你一定要懂得交辦任務的「乾坤大挪移」心法。
主管都曾遭遇這樣的狀況，一早走進辦公室，部屬迎面而來向你求救：「我面對客戶遇到難題，請問該怎麼解決？」
你站在走廊上耐心聽完整件事的來龍去脈，低頭思索了一會兒，然後說：「讓我再想一下，我告訴你要怎麼做。」
當心，這時候「猴子」已經從部屬背上跳到你背上了！
「背上猴子」（Monkey
on the back）是由比爾‧翁肯（Bill
Oncken）提出的經典比喻。「猴子」暗指主管和部屬對話結束後的「下一個步驟」，當主管不自覺承接了部屬背上的「猴子」，形同自願成為「部屬的部屬」：一來，你從部屬身上接下了責任；二來，你還答應要給他進度報告。
想要扭轉這種「逆向管理」的窘境，小威廉‧翁肯（William Oncken Jr.）進一步在《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）刊登的〈管理時間：誰背著猴子？〉文中指出，管理者應該學習指派任務、交辦工作，與部屬協同照顧、餵養「猴子」。
「主管沒時間，部屬沒事做」很不可思議嗎？管理者由於缺乏交辦的技術，導致部屬「過度佔用自己時間」的狀況其實比比皆是。
威廉‧翁肯三世（William
Oncken, III）在《別讓猴子跳回你背上》書中，將管理者的時間大致分成4大區塊。
「自己佔用的時間」，是指管理者用這些時間來完成本來計畫要做的事。一旦沒有把任務充分交付給部屬，讓愈來愈多「猴子」跳回自己背上，就會陷入時間永遠不夠用的兩難處境：
被老闆追著跑
「自行可支配的時間」愈變愈少，大部份又被部屬佔用，為了完成上司交代的事項，只能犧牲假日與家人的相處。
被部屬追著跑
「老闆，刪減成本的計劃案要怎麼進行？」、「老闆，我們的進度落後了，要趕快做決定，不能再拖下去了！」當主管收養了部屬背上的猴子，便成了被部屬「監督」的角色。
5大「自由量表」反映交辦的信心
想擺脫上述的惡性循環，首先要認知：主管幫忙部屬解決問題，他們的問題絕對不能變成是你的問題！
不妨參考威廉‧翁肯三世在《別讓猴子跳回你背上》提出的「自由量表」，檢視團隊成員是屬於哪一種層次。下表列出5種不同層次，分別代表員工不同的自由程度。自由層次愈高，顯示主管愈有信心把工作交付出去。
層次５：獨立行動，例行性報告（最高層級）
層次４：行動，但須立即請示
層次３：提出建議，按照裁示的結果行動
層次２：請示要做什麼
層次１：等待指示（最低層級）
當部屬的能力停留在層次1和2時，對主管而言，就猶如芒刺在背，因為你得花時間替他們做規劃，解決種種難題。達到層次3以上，部屬才具備自動自發的行動力，也才開始自我實現。
尤其層次4和5是「爭取來的特權」，這種特權來自部屬平日培養出向主管推銷自己想法的能力，而逐漸累積出來的信任。
把握讓部屬獨當一面的原則
此外，獨當一面的行動力，也並非一蹴可幾，憑藉的是管理者平日的有效訓練，加上充分掌握指派工作的訣竅。
日本武藏野企業董事總經理小山昇在著作《主管的能耐是讓員工願意做不樂意的事》中提到，有關交辦工作的基本原則包括：
自己沒說清楚，就別指望員工會做好
假設是業務員，就要明確指示工作的地點、範圍，以及販賣商品的目標數、預算多寡等，釐清工作內容後，才能放手讓員工「照自己的方法去做」。
不要把工作交代下去，就等著驗收成果；更切忌說出「交給你去辦」，工作內容卻交代不清，到最後還責怪員工：「我從來沒說過這句話！」、「虧我這麼信任你！」
用數字建立工作概念
分派任務前，先教導員工提升數字的概念，能使他們更認同組織的做法。
例如把各家分店的集客數、營業額、淨利等過去只限於主管才知道的數字，全部做成圖表，公開讓員工分享、討論，無形中可產生團隊的力量，促使員工進一步思考：「想招攬更多客人的話，要怎麼做？」、「該用哪些方法讓回客率提升？」、「要怎麼做才能讓業績數字提升？」
盡力說動部屬願意做不樂意的事
作為主管，總會面臨逼不得已提出「不合理」要求的時候，一開始遭到部屬反彈是正常現象，人際關係變差也是自然的事，這時候，更考驗主管交辦和溝通的能耐，因此不用刻意避開。
當員工願意接受指派，去做自己不樂意的事，心態才能逐漸轉變過來，不再任性，也更能團隊合作。
交辦工作的3個大忌
累垮自己的得力助手
當你發現手下大將突然犯了平時絕對不會犯的錯，或是變得急躁、莫名其妙挑釁等異常行為，留意你可能指派太多工作給他了。這類員工任勞任怨、使命必達，對於交代工作永遠不會拒絕說：「我做不了這麼多。」當他因為極端壓力而表現失常時，千萬別斥責他，免得員工心生怨懟而離職，你也失去寶貴資產。
兩個上司喬不攏
如果一名員工得聽兩個老闆下指令，三個人都會變得很沒效率，也容易產生衝突。當主管的，都希望員工先做自己交辦的任務，假使其中一名主管交付的任務沒有完成，員工夾在中間不僅尷尬，兩名主管也會心生嫌隙。這個時候，主管與主管間最好先行協調，別讓部屬成為夾心餅乾。
把最困難的事，交給最有能力的人
多數主管直覺會把最困難的工作，交給最有能力的人，但工作難度和回收效益不一定成正比。最困難的工作，不代表一定能創造出最大的投資報酬率，反而會耗費人才最多的時間和精力。最優秀的人才，應該專注在能夠帶來最大報酬的任務上。換言之，指派艱難任務前，應先考慮：
如果把這項任務分派給某人，會帶來不利影響嗎？特別是對團隊的整體表現是否會造成影響？怎樣的人與事搭配，才能為團隊帶來最佳表現？
不受教？是你沒有用對方法！
管理者遇到員工沒有做好交代的事項，往往先是責怪他們「辦事不利」，緊接著就是對他們「施加壓力」，最後卻還是得到反效果。
不過，改從員工的角度反向思考看看：他們「不受教」，或許是擔任管理者「沒有用對方法」，以致於交辦工作缺乏進展。
《最困難的事，別交給最有能力的人》作者史都華‧懷俄特（Stuart Wyatt）認為，一般而言，員工接受指派的方式分為4種：
1. 直接告訴我你要我做什麼
這類員工能把重複性的工作做得很好，只要直接給予口頭或書面指示，通常可以順利完成交辦任務。
2. 我希望你先考慮我的意見，再決定我要做什麼
這類員工通常很有創造力，擅長尋找新方法解決問題，但如果主管沒有尊重他們的意見，他們就無法全力執行交代任務或目標。
3. 我想自己決定要做什麼
這類員工經常是立下最大汗馬功勞的人，而且幾乎不需要監督，但前提是你必須花時間和他們討論、解釋工作目標，並讓他們自己安排時間，心甘情願完成你託付的任務。反之，無法駕馭他們的主管，會認為他們無法接受指令，執行上司交辦的工作。
4. 大家共同討論、決定之後，我就很樂意去做
這類員工喜歡召開小組會議，追求團隊的共同利益，抗拒獨裁的領導方式。
要讓他們有發言的機會，聽取並尊重其意見，他們將會成為團隊中重要的精神支柱。
針對不同的員工，選擇適當的溝通方式，交付工作才能事半功倍。其實，「交辦」與其說是一項技術，倒不如說是一門做人的藝術。硬塞、強行說服是一種方式，找到彼此溝通的甜蜜點、順利託付也是一種方式，端看管理者的智慧。
資料來源：《最困難的事，別交給最有能力的人》
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