■《個人管理》當計畫趕不上變化時
摘錄自：EMBA雜誌電子報 2014/3/17
EMBA雜誌編輯部／文
你可能覺得自己總是準備萬全，臨時抱佛腳不是你的風格。然而，無論你是多謹慎的人，總會遇上計畫趕不上變化的情況，導致你到最後一分鐘還在衝刺。
暢銷書作者達姆（Kevin Daum）在公司雜誌（Inc.）中，以自身經驗分享了幫助他順利度過最後關鍵時刻的訣竅：
1.深呼吸，放輕鬆。越是焦急，越是要冷靜下來。時間緊迫當然讓人一心想快馬加鞭，但是若因此而出了紕漏，反而可能拖累進度。更何況，這不是你一個人努力就行了，而是所有成員都得站在同一陣線。
因此，應訂定一個固定的團隊會議時間，讓相關人員齊聚一堂，一同規劃出確實可行的計畫。此外，也要確保他們對當前的工作負起當責。
2.別心軟，當斷則斷。追求完美，不如在能力範圍內盡善盡美。因為人力與資源有限，你要很實際地去評估每個相關事項的重要性，把次要、非必要的挑出來，得捨棄的就捨棄。隨著工作推進，一次次的評估，越是接近終點線，越是要去蕪存菁。
3.列出待辦清單。在倒數計時的慌亂當中，工作清單讓你更容易確認進度，以防有所遺漏。以達姆來說，待辦清單不只協助他確認進度，也讓他能注意到哪些部分遭遇了瓶頸，以便隨時按現況調整做法，以達到最高效率。
4.該求救就求救。達成任務是第一要件，所以陷入困境時，別硬是孤軍奮戰，或覺得拉不下臉。快向外求援吧！要注意的是，小心你找來的確實是幫手，而非扯後腿的，否則反而弄巧成拙。
5.每個小時整隊一次。這裡所謂的整隊，是指其他人向你報告進度，目的是確認當下狀況，若有任何問題便能即時排除。因此，進度報告可以很明快，成員可以透過簡訊或電子郵件簡短表示一切順利，或需要什麼援助。
6.保持友好，彼此感恩。趕進度時，每個人都像是壓力鍋，身為領導人的你，必須讓團隊成員有一個自由發洩的安全空間。即使是在百忙之中，也要想辦法讓大家能夠放輕鬆，開懷大笑。
此外，忙中難免有錯，此時領導人必須建立包容的文化，創造一個成員覺得能夠安心承認失敗的環境。當團隊成員相信你會包容他們的過錯，而你相信他們會坦誠時，包容的文化就會成為互信的文化。
既然突發事件難以避免，總會遇到得忙到最後一刻的情況，何不以更有智慧的方式應對？
文章來源：EMBA雜誌第331期（2014年3月出版）
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