2014/11/21 「聰明工作的五個方法」

《個人管理》

聰明工作的五個方法    

摘錄自：EMBA雜誌電子報                           2014/11/20

EMBA雜誌編輯部／文

要完成更多工作，需要的或許不是更長的工作時間，而是更聰明的工作方法。

多次自行創業的庫柏（Belle Beth Cooper），日前於芝加哥論壇報上撰文指出，有五個不需拉長工作時間，卻能更有工作成效的方法：

1.從待辦事項清單下手。每天的待辦事項清單要先選出一到三個「最重要事項」，屬於當天非完成不可的棘手大任務，如果上班做不完，下班還得繼續做。「最重要事項」一定要先做，一早起來或者一走進辦公室就做，否則一忙起來可能沒有時間完成。先做完它們，接下來的一天才會輕鬆愉快。

每天的待辦事項清單，應該要在前一天就規劃好。不要等到躺在床上時，才在想明天要做哪些事，結果影響了睡眠。也不要拖到當天早上才計畫，早上的黃金時間應該立刻著手進行「最重要事項」。

2.看工作成果，而非工作時間。如果手上有一件大工程等待完成，把它分成幾個小工程，每個小工程看起來的可完成性比較高。需要幾天才能完成的工作，會因此變成每天都有進度。達到里程碑時可以鼓勵自己，讓自己有繼續前進的動力。

不只要擬今日待辦事項清單，也要擬今日完成事項清單。前者的目的在規劃一天的時間，後者的目的在讓自己看到一天完成的事情。如果不少，是一種鼓勵；如果不夠多，是一種警惕。

3.培養「準備好要工作了」的習慣。 例如，在辦公桌前坐好、暫時關掉手機，或者邊喝咖啡邊瀏覽電子郵件，喝完就到了收心工作的時候。選一個適合的儀式，宣告自己要開始工作了。

4.追蹤浪費的時間。記錄一天的行程，累積一段時間之後，檢視自己在哪些地方浪費了寶貴時間。可能是每天早上花了太多時間挑選衣服，也可能是上床前看臉書太久。要先知道問題在哪，才能對症下藥。

5.養成幫助自己停止工作的習慣。允許自己下班後加班，甚至熬夜工作的後遺症是，早上開始工作的時候，不會戰戰兢兢立刻投入「最重要事項」，心想反正加個班或熬個夜就做得完，因而會不珍惜上班時間。

所以，規定自己準時下班。可以安排跟朋友吃晚餐，強迫自己準時完成。此外，因為是要做自己喜歡的事，會更有動力趕快完成工作。

文章來源：EMBA雜誌第339期（2014年11月出版）