想要不加班？讓「今日工作清單」成為你的導航！
摘錄自：Cheers雜誌電子報
2014/7/10
2014-07
天下雜誌出版
作者：知的習慣探求舍
如果你有以下任何一種情形，這本書一定會對你有所幫助。1.想把物品和資料整理得有條不紊。2.希望提高自己的工作效率，在職場出人頭地。
近年來，「斷捨離」早已成為人人耳熟能詳的用語，但是整理的技巧除了運用在家事上，更可以運用在職場中。
清楚知道今天該做什麼事，讓「今日工作清單」成為一天的導航系統
工作效率高的人會具體地知道自己今天該做些什麼事。認為只要確認過手冊上的行事曆就好的人，誤解了一大重點，行事曆純粹只是那一天的預定計畫而已。能夠俐落地處理完工作的人大抵都具體地把當天該做好的事項依序條列好，當作自己的一大利器。那就是「今日工作清單」。
「今日工作清單」可以用條列的方式寫在自己的記事本上，也可以寫在便利貼上，再貼到醒目的地方，上頭註記著當天一定要完成的工作項目。每做完一項工作，就在檢驗的欄位打勾或劃掉該項目，表示已經完成了。註記的工作項目，要以「具體、簡潔」為基本原則。
比方說，不要寫成「整理雜亂的桌子」，因為這樣太籠統了。列在今日工作清單上的事項應該是「把不要的文件登記好」、「分類後放入資料盒」等這樣詳細的動作。如此一來，今天該做的事情就一目瞭然了，也能管理好一整天的時間。這一點和長時間進行的「專案」或「今日例行工作」不一樣。
「今日工作清單」是當天的行動指南，重點是要一早開始就能遵循。這樣自己就能隨時處在待命狀態，立即展開行動。因此也就必須在前一天事先列好工作清單。
早上抵達公司，再來思考今天該進行的事項後才工作的人，和一大早就開始著手工作清單上第一項的人，兩者的差別便高下立判。
「完成就劃掉」的小動作，讓人體驗真實的成就感
想要三兩下俐落地完成「今日工作清單」上的項目，有幾個小訣竅。
其中之一就是，成規的工作，也就是像例行公事般的工作，應寫在今日工作清單的前頭。一大早就先處理繁重工作的話，表示一天打從一開始就必須卯足全力。早上應該先像慢跑一樣，從事較輕鬆的工作，等抓到工作的步調後，再慢慢加快速度，最後全力衝刺。這點關係重大。
一定要順應工作內容分配時間。考慮「早上」、「午休前」、「下午」、「下班前」等工作的起點、尖峰或冷靜下來的時間和工作的段落等，決定今日工作清單的順序也很重要。
另一項重點是，為了能確實執行「今日工作清單」，要自己創造成就感。如果只在各項目打勾表示完成，那就太浪費了。
「今日工作清單」只是寫下當天的行動而已，的確也很容易變成消化工作的單調作業。因此，要讓「劃掉」的小動作更有意義。請把完成工作想像成自己擊敗了敵人，朝著終點前進，就像打電玩闖關成功時，自己又升一級了一樣。這也是很有效的辦法。
總之，就是要把「今日工作清單」當作激勵自己的道具，為了這個目的，可以用粗的紅筆劃兩條線刪掉，或打個大叉叉，這麼做真的能讓人提起幹勁。
利用數位工具提醒截止日，防止工作延宕
覺得手寫很麻煩的人，或平常使用電子郵件管理軟體、搜尋引擎的行事曆功能的人，也可直接利用數位工具管理「今日工作清單」。類似的軟體工具很多，名稱大多含有「ToDo」或「Tasks（工作）」的字眼，例如「Outlook」的「ToDo」和「Google日曆」的「ToDoList」。
在收信軟體使用這項功能有一個優點，就是當有什麼非處理不可的郵件寄來時，可以直接將該郵件登錄在ToDo列表上，以便統一管理。另外，工作清單的數位化還可以讓使用者重新排列工作項目的優先順序，也能輕鬆地分門別類。
習慣以智慧型手機取代記事本處理每日大小事的人，也能利用應用程式讓工作清單更顯效率。
例如Android作業系統的應用程式「任務列表（MsToDoFree）」。利用桌面小工具（顯示於桌面的程式）讓工作項目依各種分類方式顯示出來，非常方便。
應用程式比記事本更有效率的一點是具有時鐘功能，可以設定鬧鈴，並自由定出各項工作的重要程度，一旦逼近期限日，就會發出鈴聲提醒。這樣就能適時鞭策自己、防止忘記期限日或拖延工作。工作一結束就打勾做記號，也可選擇不要顯示在螢幕上，清單只留下未完成的工作。
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