「讓人生更清爽」的整理術－Let's try it！
摘錄自：Cheers雜誌電子報
2014/7/24
2013-01
天下雜誌出版
作者：荒河菜美
桌上亂七八糟、總是被時間追著跑、名片堆積如山……只要32招，輕鬆管好你的物品、時間以及人際關係。整理，才能讓你清爽地走得更遠更長久！
你的人生，是否超過承載量？
雖然被很多物品圍繞著，但大多數的物品卻沒有被使用。名片整理冊和手機通訊錄的記憶體也都塞得滿滿，但是，可拜託的人卻屈指可數。
現在只要待在家裡或公司的辦公桌前，就會湧入各式各樣的訊息，透過網路便可與全世界的人連接。但是我們的生活真的便利嗎？身旁充斥物品而變得亂七八糟、因為回覆大量電子郵件而剝奪時間，這樣是你理想中的生活嗎？
包袱太多，會重、會累
至目前為止，我都以「時間設計師」的身分從事活動，已經超過四千人接受過我的時間活用建議。此外，我出了不少整理術的書籍，也可說是時間設計師活動的延伸。
當工作用的電腦不能運作的時候，就會送去讓懂電腦的人檢查。然後，那個人就說：「如同小客車般的電腦，卻塞進卡車承載的物品量。」也就是說，我的電腦塞了過多的資料，超過可承載的容量。我因而意識過來。就如同我的電腦一樣，為了避免人生負荷過重，必須整理身旁環境、活用必要的物品、拋開不必要的物品。
為什麼整理是必要的，簡單來說，就是因為「抱了一堆東西會很重」。當你持續地走在名為人生的悠長道路中，如果抱著一堆行李的話，就會很辛苦、很重，而跑不動。
減輕負擔，就能輕盈地奔跑
身旁的物品如果亂七八糟的話，就會無法平靜而心情浮躁。因為要找的物品變多，所以會有忙碌、被時間追著跑的感覺。連帶地，工作也會不順、與人的交往也會變得疏離。
要怎麼做才好呢？只要減輕負擔就好了。
問題是，要刪減什麼、要減多少才得以輕盈地奔跑？這個答案將在本書中揭曉。為了知道對你而言，什麼是「必要的物品」與「不必要的物品」，讓人生更加清爽，這本書將與您分享可以馬上運用的妙策。
如果能夠運用這本書中所寫的想法，就不會再被多餘的物品或訊息搞得暈頭轉向，人生一定會開始運轉得很順暢吧。
辦公桌是反映你行動的鏡子
整理物品時，幾乎每個人都有共通的煩惱，也就是不知從何著手。我所推薦的方法是，從辦公桌上，或是餐桌上開始。
為什麼是辦公桌或餐桌呢？因為那是每天最常被使用的地方。這樣的地方正是反映你行動的鏡子。當忙碌不堪時，辦公桌應該也會雜亂不堪，成從出發點開始就不理想的情況，導致效率不佳。
準備三個開口大、淺底的袋子。
為什麼是三個呢？因為要分類「需要」、「不需要」、「不知道」。
辦公桌上或許雜亂地堆積了資料、書、工作用的小物品、電腦、手機等等的物品吧？依據上述的三種類進行分類吧，使辦公桌上變成空無一物的狀態。
如果這時候出現很多「不需要」的物品，就表示你早就知道這些應該丟棄，卻逃避丟棄的證據。不要覺得麻煩，把不要的物品一次處理掉吧。
辦公桌上空無一物的話，環境會跟著清爽，看起來更寬敞，心情也會跟著怡然自得。這樣的感覺是很重要的。總是把一切物品攪在一塊的人，無法瞭解這種開放舒爽的感覺。
體驗完清爽的感覺後，畢竟辦公桌是為了使用而存在，所以請將必要的工具放回桌上吧。要從哪個袋子、拿出什麼呢？
這個時候，希望大家能有意識地去觀察一件事。
那就是放在辦公桌上的物品，是否是從「需要」的袋子中拿出來的。如果並非如此，就表示你認為需要的物品，與實際上所需要的物品有所落差。也就是說，在你的認知上極有可能有所誤解。回歸原點的作業，是為了讓你正確地認識需要的物品，以及不需要的物品。
即使是放在「需要」的袋子，最終沒有拿出來，還是屬於「不需要」的物品喔。
貼上便利貼，就可以看出不需要的物品
平常有想過我們使用了身邊哪些物品嗎？很多人都沒有意識到，所以就算周圍參雜了不使用的物品也不自覺。
實際有使用的物品有什麼呢？只要試著貼上便利貼就會一覽無遺。便利貼是很多人在工作或學習時都會用到的小物品，就試著貼在物品上。不需要太嚴肅、輕鬆地進行吧。
首先由辦公桌周圍開始，從小範圍著手試試看。
「這個還要用、這個以前用過、這個是什麼時候用過呀……」
雖然會出現一些困惑，但是原則是，「什麼時候用過呀」的物品就不要貼。因為一貼的話，就會沒完沒了。
試著貼上便利貼後，就會浮現出平常會使用的物品。會使用的物品幾乎都已固定，所以應該可以注意到，其實沒有太多的物品。
沒有貼上便利貼的物品，就是你不使用的物品。不用的物品就是沒必要的物品。
Let's try it！
在身邊「有使用」的物品上，貼上便利貼看看。
沒有貼便利貼的物品，就是沒有使用的物品，應該果斷地放手。
不管是電腦或抽屜，全部都要空出三分之一
因為辦公桌的抽屜亂七八糟，總是找不到物品；因為書櫃擠得滿滿的，所以只好往上堆疊……你周圍是不是有這樣的情況呢？
無論哪裡都塞得滿滿的，每回要拿物品、放物品，就會產生多餘的作業，而這些就是導致效能降低，心情變得不耐煩的原因。
為了防止這樣的情形，「三分之一法則」是很有效的。辦公桌的抽屜、書架、衣櫃等，全都騰出「三分之一」空間的話，行動就能變得順暢，辦公桌周圍或房間都能變得舒適。
那麼，我來說明一下，為什麼騰出三分之一空間，就能使效率提升吧。
例如，假設你的辦公桌有三個抽屜（A・B・C）。如果三個都塞得滿滿的，要拿物品就很吃力，也無法放入其他物品。但是，如果能刪減物品，將C抽屜空下來，當成物品暫放的「臨時收容所」，便得以活用。
工作快的人和慢的人的差異，在於是否能確保這個空間。也就是緩衝的空間。如果有這樣緩衝的空間，就能順暢地進行下一個作業。就像這樣，將全部的地方和家具，全騰出三分之一的空間。
Let's try it！
處理掉不需要的物品，確保書架、抽屜三分之一的空間。
事先排定與人會面時間的「配額」
有個與這類似的故事。我認識一位擔任諮商師的男性，親和力十足，廣泛受到各種職業人士的支持。但也因過忙，縱使與相愛的女性結婚，夫妻間沒有相處的時間，總是讓妻子不滿。
他找我商量如何才能快樂地工作，並同時維繫夫妻的良好關係。
我看了A先生的記事本後，因為公事過於繁忙，回家時間都超過十一點。此外，他也參與每週一回的交流會，交流會都是從晚上六點開始。
因此，我就提議「交流會結束後，營造夫妻共有的時間如何呢？」
「原來如此！通常結束之後，就只是去喝酒之類的，似乎能營造出與妻子相處的時間。」
A先生把「與妻子會面的日期」，也就是與妻子共處的時間，決定在交流會舉辦的日期。之後，交流會結束後，A先生就不再去喝酒，因而確保了與妻子相處的時間。
A先生滿臉笑容說：「因為變得可以相約在外面吃飯、一起去音樂會，妻子的情緒也跟著好轉。」
就像如此，能夠事先決定「星期幾、幾點要與人會面」的話，約會時就不會迷惘，得以順利決定。A先生的例子，是與既定的人，也就是他的妻子。若要加以運用，就可以改成「與人聚餐時，就訂在有交流會的那天晚上」。
建議與人會面的「時間配額」，要事先編入行程之中。
Let's try it！
事先決定一週中與人會面的日期與時間。要與人約會的話，則優先選擇這個時間。
將會議設定在「想快快結束的時段」
到目前為止，我採訪了各式各樣職業的人，我發現，能力好的管理階層或社長，絕不會將會議訂在上午時間。
我在撰寫《終止加班：「商務時間簿」》這本適合商務人士的時間管理書時，某次的採訪，大型證券公司的營業所長，說了一段我覺得很新鮮的話，
他說：「在下午舉行會議的話，大家都想早點回家，所以會議就能進行得很有效率。」
進行會議或討論的時候，為了避免拖拖拉拉，事先設定結束時間是很重要的。
雖然這麼說，但總是難以照著預定時間進行，所以就像之前所提到的，強制營造出參加者「想要在時間內結束」的環境就好了。
回到剛剛的話題，我也廢止了上午的會議，改成下午兩點舉行員工會議。
原因是，這個時間剛好卡在員工要去幼稚園接孩子之前，所以她們就不會拖拖拉拉，離題了，反而可以好好地開會。
Let's try it！
上午不舉行會議。上午是效率最好的時段，所以應該專心於自己的工作。
迅速回信是對對方的體貼
即使是私生活，或是多麼親近的關係，總之一收到信就馬上回信吧。
「謝謝你的來信，這個月的計畫已經很滿了，但是下個月的話，工作應該就可以告一段落，到時候我再跟你聯絡。」
如果可以先回個這樣的內容，寄送的那方就會覺得「看樣子已經看過我寄的內容。現在應該很忙吧。」而可以瞭解原由。
特別是男生，即使是女友的來信，也有不少人不會立刻回覆。
可能是認為這事沒什麼大不了，或可能不知道要寫什麼。沒有回應的話，女生通常會坐也不是、站也不是，而焦躁地這麼等下去。
我認為這樣的男生辦事不牢。他的女朋友也會心情浮躁，因而為了小事起爭執。
受歡迎的男生就會回覆「我收到郵件了，我會再仔細看一下內容」，而讓對方安心。
不限於戀愛，迅速回信就是對對方的體貼。對方也會因這樣的體貼而感到高興。
Let's try it！
收到信就立刻回覆。即使無法立刻對內容做出回答，總之先告知對方已經收到信了。
將工作的人際關係進行剪枝
一進入職場，名片就隨之累積，甚至塞不下名片整理冊，造成尋找的不便，其中也放著根本不記得是誰的名片。就用那些名片定期地為工作上的人際關係進行剪枝吧。
準備三本新的名片整理冊。在上頭標註「現在進行中」、「工作有時往來」、「工作鮮少往來」。之後，將持有的名片，依照與對方交往的頻率，分類至各個名片冊中。交換名片後，就完全不再聯絡的話，就先放在一旁吧。
透過這樣的分類，就可以歸納出常聯絡的名片，提高使用名片冊的便利性，也不再出現忙於找名片的現象。
此外，這樣的分類也有加乘效果。為了分類，在進行確認名片的時候，「交換名片時，雖然沒有交集，但是跟他介紹那個新商品的話，應該會很高興吧」、「以前曾經受到他的關照，之後卻很久沒聯絡，來問問看他的最近狀況好了」之類的想法，可再次喚醒休眠狀態的人際關係。
喚醒人際關係，也等同於開發新工作。
而分類於「毫無工作往來」的名片，就整理好放在袋子裡。在袋子上標註整理日期，一年未使用的話，就這麼處理掉吧。
任何工作都有開始與結束。沒必要再與對方商討時，換言之，當工作結束時，也可以說與對方的關係隨之劃上句點。在一起工作的時候，名片就像是保固期內的物品，工作的來往結束時，名片也跟著功成身退。
Let's try it！
工作關係是透過名片，私人的交往則是透過手機通訊錄，試著重新審視人際關係。
決定該放手以及該留的人，喚醒被遺忘的人際關係。
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