行政總務：企業的「大內高手」
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2014/9/24
撰文◎張嘉琪
從職務別來看，行政總務向來是僧多粥少、「搶工作」最激烈的職務。很多人以為行政庶務很簡單，只要送公文、打字、接電話就行了，因此只要有職缺開出，「10搶1」是稀鬆平常的事。這是非常離譜的誤解！
無論在大小企業、政府、學校、醫院或社會團體，都會設置「行政總務部門」，工作內容無所不包，像是環境清潔管理、資材管理、餐廳宿舍管理、警衛管理、裝潢維修等，大到辦公室的裝修搬遷，小到廁所衛生紙不足，大大小小的瑣事都歸他們管轄。
許多人以為，這類工作每天只是做重複的事情，沒有什麼高深專業，在公司地位也不高，但擁有十幾年行政總務經驗的講師張耀勝表示，總務是公司的大管家，也是營運順暢的後勤支援部隊，絕非可有可無的角色。
幫公司省錢 頭腦要靈活
總務管理公司大小事，在預算有限的情況下，總務要站在「資源管理者」的角色，將有限的資源做最充分的運用，因此總務人員必需靈活、有彈性。
舉例來說，有一次會議室的投影機，因為投影效果不好需要更新，在經費有限下，張耀勝只在國際視訊會議室安裝新投影機，一般會議室仍然使用舊投影機，「因為視訊會議討論的都是重要事項，通常老闆也會出席，只在這間會議室安裝新投影機，既能讓老闆看到工作表現，又能控制預算。」
總務講師李朗日在中興電工擔任總務工作時，公司要求降低公務車的用油成本，為了不影響員工的油錢補貼，李朗日想盡各種方法，後來找到計程車行最常使用的「車隊卡」，和某幾家加油站談好優惠折扣，比員工自行找加油站便宜，而且車隊卡上都記有車號，可避免私家車加油報公司帳的問題。
做到流汗，嫌到流涎！
總務人員的共同心聲是「做到流汗，嫌到流涎！」因為必須在公司政策和員工滿意度之間取得平衡，尤其是執行「Cost down」（削減成本）時，更容易和同仁針鋒相對，因此必需具備良好的溝通能力，在既有的預算下，協調出資源分配的最佳方案。
李朗日舉例，中興電工原本有2部交通車，因為使用員工不多，決定縮減為1部，如此一來，候車路線及到站時間都要調整，引起部分員工抱怨，總務人員必須設法溝通協調，「總務不可能做到100％滿意，只要有7、8成滿意即可。」經過一段時間適應之後，抱怨聲浪逐漸平息，公司每年也減少120萬元支出。
耐煩！用柔軟身段服務同仁
李朗日表示，總務人員必需「耐煩」，身段也要柔軟，面試時他總愛問，「總務工作有時要倒茶掃地，你可以接受嗎？」若應徵者自認為大學畢業，為什麼要做這些？那就不適合擔任總務工作。
張耀勝認為，總務人員必須有「服務」的思維，舉例來說，前一天會議室使用到很晚，總務隔天必須主動提早到公司整理；重要會議半小時前，要將設備安裝完成，甚至前一天就將會議室的垃圾桶整理乾淨，以免產生異味；下雨天老闆要出門，事先把雨傘準備好。這些看似雞毛蒜皮的小事若能處理妥當，總務也能成為老闆信任的台柱。
辦公室萬事通 找總務就對了！
漢民微測科技行政管理部經理林行宜歸納，總務人員可從3個面向看待自己：
1、雜役vs.萬事通
只會打雜的「雜役」很容易被取代，但若肯用心找出問題癥結點，就能成為萬事通，讓同仁有「找他就對了」的感覺。
2、僕役vs.專業人員
行政總務進入門檻低，且不限科系，很多總務人員覺得矮人一截，但只要自己定位為專業人員，並加強做事能力，就不會只是任人使喚的僕役。
3、隱形人vs.主角
公司運作正常時，並不會感覺到總務的存在，例如同仁使用飲水機時，並不會想到總務人員花了多少心思，維持飲水機品質。但若能把小事做好，讓主管注意到你的存在，也能一躍成為主角。
多充實採購與勞安知識
有些公司將總務納入「行政管理部」，有些納入「人資部門」，部門歸屬不同，職務內容也會有差異。
若納入人資部門，總務不但要管理資產、物品、環境，也會涉獵到人事管理，要處理勞動事務、薪資核算、考績考核、假勤作業。若納入行政管理部，則對採購作業也要瞭解。張耀勝提醒，有些公司會出租閒置廠房或辦公室，這也是總務人員的工作，因此必須有物業管理的能力。
行政總務人員不限科系，也不一定要有相關工作經驗，新鮮人多半以「執行」工作居多，除了多聽多問，也要學習採購管理、防火管理、勞工安全衛生等技能。
格局大小 自己決定
張耀勝指出，總務人員的職涯發展主要有3大走向：1.成為資深專業總務；2.轉往採購領域；3.深化人資專業，未來晉升行政部門主管。
張耀勝以自身為例，企管系畢業之後，就設定要走行政管理工作，第一份工作在金融業擔任總務兼人資，協助北中南籌備分公司，工作內容包含找點、裝修和找人，6個月內要從無到有，因為工作認真，1年左右就晉升為課長。
為了體驗不同行業的行政工作，張耀勝決定轉到科技製造業，雖然薪水變少、職位也較低，但可接觸到宿舍管理、廢水廢棄物管理等新業務，對他來說是一種累積，讓專業更上一層樓。後來他從總務調到採購部門，晉升為更高階的主管，再轉往另一家科技公司，因為有海外歷練的機會。
張耀勝強調，不要把總務工作看成打雜，總務也可以提出創新的做法。例如，公司要求節省國際電話費用，一般總務只會限制同仁每月撥打次數，但張耀勝使用「IP-phone」，不僅替公司節省成本，而且效果顯著，還被公司派到海外工廠協助換裝設備，「總務工作的發展有多大，端看你把總務的格局看得有多大！」
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