2015/8/5 「職場 SOS」…… (18)

職場 SOS

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/29

Q.

主管經常臨時改文件、要東西，加班加不停，怎麼辦？

A.

親愛的小編：

我是基層公務員，部門大主管總是在公文到期前一天才退回，並且要求大改、補資料，再重新上呈公文，導致我幾乎每天加班到晚上11點，甚至必須犧牲假日來處理這些緊急事務。

我曾經試著提醒大主管截止日將屆，卻得不到友善回應；小主管也不願意協助展延公文期限，只是要求一定要準時完成，導致每件公文都是急就章、累死人，我們單位的人員折損率、流動率非常高。想請問，有沒有可以避免做白工、又常常要臨時加班的解決辦法？

————嘉義的Lean

Dear Lean：

從來信內容看來，其實主管們也沒閒著，每天都被快要截止的的公文追著跑，所以我想問題應該出在工作流程，而非人事。

解決這個問題之前，你應該先具備一個觀念：每個組織都有一套處理事情的流程，我們稱它為「恆定系統」，如果系統失衡，變成你無法接受的樣子，你就要試著去改變系統循環的方式。

其次，你可以試著去分析主管的工作方式，觀察他每天與誰互動、找出究竟是哪些人事物干擾了主管的工作排程，再設法理順流程。

最理想的結果是，你藉此解決了主管工作流程打結的問題，也為自己找到了舒適的工作方法。再來，試著區分你經手的公文性質。如果都是變動性很高的，像是活動人事出席安排，那就與工作方法沒有關係，而是崗位屬性的問題。這時，你需要考慮的反而是自己的壓力耐受度。

你可以自問以下3個問題：「能否長期忍受機動性任務？」「是否可以接受長時間加班？」「可以與瑣碎事務共處嗎？」假如答案都是否定的，就該仔細考慮去留了。

最後，我們都要時常自問：「你怎麼看待你的工作？」以公務員體系為例，絕大多數的基層人員都很難享受專案成果，也無法看見專案帶來的貢獻（比如我不斷修改罕病兒童補助計畫的公文，卻忘記當計畫完成之後，可以幫助部分罕病兒童接受治療），在長期看不見回報、卻又需要無止盡付出的情況下，難免有負面情緒產生。

要是你最後還是選擇留在崗位上繼續努力，不妨換個角度，看看一路以來所累積的貢獻，相信自己做的每件事情仍然有正面效益，為自己創造更多的成就感。

圖片來源/Shutterstock

解答者 / 嚴曉翠

利眾公關集團董事長

在公關界已有近30年資歷，目前是國家文官訓練中心及證券市場發展基金會講師，以及公關基金會董事

2015/7/10 「別再瞎忙！時間管理4技巧，不加班也能把工作準時做完」

個人成長

別再瞎忙！時間管理4技巧，不加班也能把工作準時做完

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/8

2014-12-30 08:00 整理‧撰文 林奐呈 

「工作來不及做完，今天又準備要加班了！」你常聽到這句話嗎？根據統計，台灣高達9成的上班族都曾為工作而加班。或許有人會懷疑，「工作這麼多，不加班只會耽誤進度吧？」然而，抱持這種想法的人，真的有因為加班而減輕負擔嗎？日本商管名師夏川賀央告訴你「消滅來不及」的4個技巧，徹底擺脫加班的惡夢。

1.設定工作優先順序

工作的處理順序可分成4類：「重要且急迫的事」「重要但不急迫的事」「不重要但急迫的事」「不重要也不急迫的事」。

重要且急迫的事，固然必須最優先處理，但作者認為，很多事情其實都是因為處理不當，才會由「不急迫」變成「急迫」。因此，要避免工作做不完的情況，最好能讓事情都處在「重要但不急迫」的狀態下完成。

2.遵從艾偉李（Ivy Lee）法則

艾偉李法則指出，工作者應先列舉出6件隔天非做不可的事情，依照重要順序，並且從1編號到6。次日開始，就從1號開始工作，依序將工作處理完畢；隔天再做一次編號，不要受到當日未完成的工作影響。

扣除掉不重要的事情之後，剩下的就都是重要的事，從哪件開始都可以。把眼前的事情一一處理掉，就不需要擔心究竟什麼才是重要的事了。

3.70％的完成率最有效率

完美主義並不是負面的形容詞，但100％的完美主義，只會造成非加班不可的後果。舉例來說，就算你自認工作做得再完美，但主管可能還是會有別的意見或建議，終究還是得重新修正。

作者認為，工作不像是學校的功課，不能任何事都要求100分，把完成度設定在70％左右，以能提出報告為主要目標。「先求有、再求好，」就能避開來不及的狀況。

4.打電話比e-Mail效率更高

電子郵件是非常花時間的溝通方式，在將郵件傳送後，還要擔心對方有沒有看到信，三番兩次確認信箱，反而花費更多時間。如果用電話直接連絡反而更快，應該把電子郵件定位在「詳細說明」的功能，而不是聯絡工具。

夏川賀央強調，不加班的意義是為了讓上班族有更多「思考時間」和「成長空間」，如果把加班時間用在「想做的事」上，不管是遊樂、上課進修，甚至是睡覺補眠，轉換不同於工作時的心情，不但能增加對周遭事物的觀察，還有助於你的工作表現。

（本文取材自《省時工作力》，夏川賀央著，三采出版）

圖片來源 / Kevin H. via Flickr, CC Licensed

2015/5/4 「日本找到減少員工晚上加班的方法！答案竟然是......」

組織管理

日本找到減少員工晚上加班的方法！答案竟然是......

摘錄自：經理人月刊電子報                        2015/4/30

2015-04-22 19:56 作者 Victor Chen 

2015年，日本終於找到減少員工晚上加班的方法！ 這個方法就是鼓勵員工早上加班！你以為這個作法很笨的話，那你就太小看日本了！

之前「在日本會很常加班嗎？」一篇文章裡提到，雖然在日本工作常有加班的情況發生，但是部分的企業也開始注重員工的工作生活平衡，開始導入一些改善（減少）加班的人事制度。

其中一個最具話題性的是伊藤忠商事導入「早上加班」的制度，採取幾個措施來鼓勵員工減少晚上加班，多「早上加班」。

•晚上10點以後辦公室關燈，不允許任何的加班

•早上5點到9點的加班津貼由原本（時薪）的25%提昇到50%

•早上提供免費早餐（輕食）

本來覺得只是單純的把晚上的工作（加班）換到早上來做，不會減少加班的時數、對公司、員工來說沒有太大的幫助，沒想到竟然許多企業起而效尤。例如Fuji Xerox從2014年10月開始，也禁止晚上8點以後加班，同時鼓勵員工有需要的話隔天早上7點來加班，並且設定目標將公司整年度的員工總加班時數由2000小時降到1800小時。還有像RICOH、KAGOME等公司也都從去年開始導入禁止晚上8點以後加班的相關制度。

是什麼原因讓企業們有興趣導入「早上加班」這個制度，從晚上加班換到早上加班對企業、對員工有什麼幫助呢? PRESIDENT雜誌跟每日新聞都特別採訪最先導入制度的伊藤忠商事，整理出以下的原因。

早上加班，可以改善員工工作效率

「禁止晚上加班、鼓勵早上加班」可以改善員工工作效率，原因有二。

1.禁止晚上加班，可以改掉許多員工很多工作拖到深夜才要做的習慣。在日本有些企業 (尤其像商社)，因為留在公司工作到深夜成為常態，所以很多人甘脆慢慢來，還先去吃個晚餐再回來工作。但是禁止晚上加班後，員工會趕著把工作在辦公室燈關掉之前做完，員工變的更有時間觀念，一整天工作、會議的規劃也都更有效率。

2.早上5點到9點的加班比較不受電話、會議的干擾，比較能專心工作。

因為效率的改善，員工加班的總時數也減少。根據伊藤忠商事表示，從2013年10月導入「早上加班」制度以後，一個員工的加班時間平均一個月減少了四小時。

早上加班，可以幫公司省錢

早上加班可以幫公司減低人事跟營運成本。首先，上面提到的加班時間減少伴隨著加班費用的降低。根據伊藤忠商事，導入早上加班制度後，幫公司節省了7%的加班費用支出，把早上免費提供員工早餐的支出扣掉後，還是省了4%左右。

另外，把加班從晚上移到早上還可以幫公司省點電費。一來整體的加班時數降低，辦公室使用時間減少，二來早上工作也可以節省電源，伊藤忠商事從導入制度後，電力的使用量減少了6%左右，這方面的支出成本也隨之減少。

早上加班，可以提升企業形象

早上加班可以讓員工在工作生活平衡方面取得更多的彈性、增加員工對企業的評價、提升企業的形象。通常商社給人的印象就是加班很多（其實也不用印象，是真的蠻多的），禁止晚上加班、鼓勵早上加班，可以改變大家對商社一貫的刻板印象，對於招募大學畢業生的時候，可能有加分的效果。

另外，把工作都移到早上去做，如此一來，有小孩的員工(尤其是女性) 就可以早一點下班去接小孩之類的，所以伊藤忠商事導入這個制度後，獲得許多女性員工的支持。

其實日本居住環境雖然好，但是工作職場環境常是讓人退而遠之的原因，而加班多是其中常被詬病的一點。

如果哪天日本企業可以減少員工的加班時間，注重工作生活平衡的話，或許會有更多人想到日本工作、日本企業的國際競爭力也或許會因此更加提升。上面的「早上加班制度」或許是有點奇怪（不能直接不要加班就好?），但也算是日本企業（而且是具有代表性的傳統總合商社）嘗試改善員工作生活平衡的一小步，麻煩大家再稍等一下啦!

（本文出自於《WorkLifeinJapan 日本 ‧ 職場 ‧ 生活 ‧ 趨勢》，原文請點此。）

2015/4/2 「沒被討厭，你就不算好主管！」

個人成長

沒被討厭，你就不算好主管！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/3/30

2009-05-12 08:00 整理 文及元 

連續19年創下營業額與收益雙雙成長的佳績，其中的祕訣是什麼？

答案是：為員工營造一個從不加班的企業文化與辦公環境。

寫下這個奇蹟的人，是吉越浩一郎。他在1992～2006年擔任黛安芬（Triumph International）日本分公司社長期間，以顛覆常識的管理方式，制定不加班的配套措施，讓員工兼顧效率與品質地完成工作，帶領企業起死回生。

反常識管理法1：被員工討厭，求之不得！

在《吉越式操縱部屬術》一書中，吉越比較了日商與外商企業文化的不同：日商將企業視為「社群」，重視全體員工在其中共有的時間，因此主管和部屬的關係就像社團夥伴，彼此間存有不成文的默契：下班後必須以「喝酒」的方式建立革命情感；外商則通常將工作者視為獨立的個體，憑藉專業技能與經驗，獲得對價的報酬。

吉越認為，經常在下班後邀請部屬喝酒的主管，是最下等的工作者，因為工作不是交朋友的社團活動，而是展現個人專業與謀求企業最大利益的過程。

另一方面，吉越也提到，他看過太多剛接下管理職的經理人，誤以為自己不能對部屬太過嚴苛，甚至必須當他們的朋友，因而不敢要求部屬，最後無法達成被賦予的任務。

對吉越而言，經理人站在符合公司利益的立場，對部屬提出合理的要求，是天經地義的事。如果因此而被討厭，反而求之不得，畢竟職場是展現專業的場所，不是交朋友的社團活動。

反常識管理法2：培育部屬，不是主管義務！

在另一本著作《打敗笨懶慢》中，吉越將組織中的成員大致劃分為3類，並且符合「262法則」：

第一類：可完全授權的優秀員工，只占全體員工的2成；第二類：在說明清楚之後，可授權其執行的中庸員工，約占全體員工的6成；第三類：極為被動、毫無鬥志與戰力的包袱員工，約占全體員工的2成。

根據「262法則」，企業幾乎有8成員工屬於中下資質，凡事仰賴教育訓練傳授工作技巧。不過，對於吉越而言，工作並不是「教了就會」；尤其是寫在工作手冊上的項目，多半屬於外顯知識（explicit knowledge），即使全部學會，也只能成為組織中80%的「中庸員工」與「包袱員工」。想要成為20%的「優秀員工」，就要積極偷學別人的工作技巧，汲取其他與工作相關的內隱知識（tacit knowledge），並且自行尋求問題解決之道。

吉越認為，培育部屬並不是經理人的義務；部屬若想成為最優秀的專業工作者，就必須學會「對自己負責」，不應被動等待主管或同事教導自己。因此，即使是對待新進員工，經理人也不能因為他們還不熟悉現況，就下海親力而為，剝奪他們自行思索解答的成長機會。

反常識管理法3：先繳罰金，才准加班！

在《零加班業績才能長紅》一書中，吉越指出，員工之所以頻繁加班，是因為企業通常認為，加長工時才有競爭力；而員工也自以為加班對公司是好事。於是，「為了凸顯自己對公司的價值，在辦公室待到很晚」「主管和同事都還沒走，自己不好意思下班」這兩個迷思，就像是魔咒一般，致使加班的惡性循環成為常態。

然而，吉越分析，加班背後的原因極有可能是：工作並未設定完成日期，以及辦公室環境讓員工無法專心工作。因此，他在宣告終結加班文化的同時，也擬妥配套措施，包括：以朝會決定每件事的完成期限、員工每天有2小時「專心時間」，以及制定禁止加班的相關罰則。

每天開朝會：這是終結加班文化的關鍵所在。吉越規定，朝會不是用來「討論事情」，而是「決定事情」的場所。任務負責人必須帶著預先構思好的解決方案來開會；若獲得同意，就當場訂下完成期限（通常期限就是會議隔天）；如果被否決，翌日繼續提出新的解決方案直到主管認可為止。

在朝會上，由於每個議題平均僅以一、兩分鐘的時間做決定，因此一場會開下來，討論的議題多達四、五十項，不但可讓員工明確知道每件工作的完成期限、哪些方法可行，更有助於提升工作效率。

2小時專心時間：由於每個辦公室都有長舌的大娘型同事，或是猛打奪命連環call的麥芽糖型客戶，為了讓員工不受同事交談的魔音傳腦與電話鈴聲的干擾，每天中午12:30～14:30，員工不得交談私語、接聽客戶電話及走動影印文件，還給員工像圖書館一般安靜的辦公空間，可以專注完成工作。

加班罰金2萬日圓：為達成「每日零加班」的目標，吉越規定，想加班的員工必須事前申請；即使獲得批准，也必須繳納2萬日圓的罰金。要是為了躲避罰金，事先未提出申請，企圖「免費加班」，則必須繳交5萬日圓的加班罰金。

吉越浩一郎認為，在商業世界裡，不論是想領先對手、掌握先機，或是想化解危機，最重要的就是速度；而明訂工作完成期限和每天不加班的終極目標，就在於提升速度，讓企業立於不敗之地。

圖片來源/Shutterstock

2015/3/17 「戒掉這9個工作習慣，保證每天6點準時下班！」

個人成長

戒掉這9個工作習慣，保證每天6點準時下班！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/3/16

2014-11-01 00:00 整理‧編譯 韋惟珊 

你知道為什麼工作始終做不完嗎？暢銷書《一週工作4小時，晉身新富族！》作者Tim Ferriss指出，其實大多數人被以下9個壞習慣制約，才會讓工作變得沒有效率：

1.接聽未知號碼的來電

這些電話會打斷你工作的專注度，突如其來的對話也會損耗時間和精力。而且，如果它是通重要的電話，對方已經充分準備要和你談一件要緊的事，你卻是毫無想法、手忙腳亂，根本無法做出很好的決定。

最好的辦法是錄製語音留言，請對方直接用email跟你聯繫。

2.每天工作的第一件事/最後一件事是收e-mail

一工作就打開信箱，只會擾亂你昨天想好的工作排程，那如果下班前收信，則會因為沒有把裡面提到的事情解決掉而心神不寧，所以兩種都不妥。Ferriss建議，你應該在做完至少一項工作之後，再打開信箱。

3.召開沒有明確議程的會議

只有列明具體目標和開會時間的會議才值得召開，而且每場會議不該超過30分鐘。你應該事前提醒與會人員，讓所有人好好準備，以充分利用會議時間。

4.工作時間聊天

不能閒聊聽起來很嚴苛，卻特別重要，因為閒聊會不知不覺占據你大量的時間。如果有人靠近你的辦公桌，想大聊一番周末假期的規畫，你可以委婉的說，「我正在處理一件事，你要說什麼呢？」通常對方就會停下來了。

5.不斷查看e-mail

Ferriss建議，你一天只需要查看2次e-mail就好，不要上癮。你可以嘗試使用自動回覆信件的功能，告訴來件者你稍晚會給他答覆。

6.不要浪費力氣在低利潤又難搞的客戶身上

依據80/20法則，有8成的利潤是20%的客戶創造的。分析你的顧客資料庫吧，挑出效益最低的客戶，然後提醒自己別浪費太多時間在他們身上，如果這些客戶有所抱怨，就推薦他們找其他廠商吧。

7.因為太忙而決定加班

工作太多的應對方法，絕對不是加班把它們全都做完，而是停下來想想哪些是最緊急、也是真正該做的事。如果晚撥出某通電話也不會怎麼樣，那就把其它重要的事情辦好再來處理它。

8.被智慧型手機控制

沒有手機，你不會死。如果你太習慣依賴手機的話，請開始自我戒斷，每周至少有一天別碰你的手機。

9.生活只剩下工作

工作不是生活的全部。你應該努力維護和家人相處、休閒活動的時間，就像是你安排重要會議一樣不可以隨意更改。這樣你才會在工作的時間加緊努力。

從今天起，嘗試改正這些習慣吧！不過，可別太勉強自己，只要一次對付一項習慣就好，循序漸進地把它們全都消除，最終就能得到大量的工作時間囉。

原文出處 / Time

圖片來源 / tim caynes via Flickr, CC Licensed