編輯小語
6年拚戰小祕書掌舵外商公司
從小祕書坐上總經理大位，林沛欣只花了6年時間；除了硬實力，更重要的是她有勇於挑戰的心。
林沛欣說，當老闆的都很忙，部屬要主動爭取，幫自己創造「被看見」的機會
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2015/1/21
撰文◎陳鈺婷
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| 林沛欣說，當老闆的都很忙，部屬要主動爭取，幫自己創造「被看見」的機會 |
28歲時，你在做什麼？對未來感到茫然，日子過一天算一天？還是成天抱怨主管，哀嘆有志難伸？你可能很難想像，林沛欣28歲時，已經從初出茅廬的小祕書，晉升為亞太第二大服務辦公室供應商——德事商務中心台灣分公司總經理。這段路看來很長，她卻只花6年就達陣。
打工，要打有價值的工
今年32歲的林沛欣，個性活潑，臉上總是掛著淺淺微笑。東吳英文系畢業後，原本打算出國進修，於是一邊準備考試，一邊在哈根達斯打工。父親看她對未來沒有計畫，有天找機會對她說，「妳打工時薪80元，1球冰淇淋90元，做1小時還賺不到1球冰淇淋，做每件事都要考慮到其中的價值。」這一席話像是當頭棒喝，敲在林沛欣的心上。於是她辭去冰淇淋店工作，學以致用，到地球村當美語老師；因為教法活潑，很快就累積一群學生粉絲。
就在那段期間，有個同學突然打電話給她，推薦她到台北世貿中心國貿大樓擔任高階主管的英文祕書。這天上掉下來的好工作，打亂她出國進修的計畫，「因為機會很好，加上本來就不是很愛念書的人，於是決定先工作再說。」
祕書要幫老闆安排行程、整理文件、接待客人，這讓個性大而化之的她，學會做事的細心與耐心，對她後來當業務、管理商務中心，有很大幫助。但若以為她「第一次當祕書就上手」，那可就錯了。林沛欣說，剛開始幫老闆接待VIP，她一個人都不認識，只能土法煉鋼上網找照片、背資料，然後練習觀察、勤做筆記，下過一番功夫後，老闆所有客人的特殊偏好，甚至小孩喜歡什麼玩具，她都瞭若指掌。
菠蘿麵包帶來一份好工作
1年多後，她內調到業務部。林沛欣形容自己個性「怕無聊」、「坐不住」，即使沒有業務經驗，也不知能否勝任，還是很想嘗試看看。這種敢衝的個性和家庭背景有關，「從小家人就告訴我，沒什麼不可能，試著做做看，失敗了再說。」
當時國貿大樓出租率很高，不大需要業務開發新客戶，於是她把工作重點放在客戶關係維護，時常拜訪客戶，主動瞭解客戶需求，就這樣結識一位商辦仲介。林沛欣發現對方每次到國貿大樓，都會帶幾個波羅麵包回去，細心的她，於是在對方來訪前就把麵包準備好，兩人因此結下深厚情誼。後來林沛欣轉戰德事，就是這名仲介推薦的。
公司小，敢拚就會被看見
2007年，她跳槽到德事擔任業務經理，當時面試她的上海總經理，從櫃檯祕書做到總經理只花了8年。林沛欣說，這個主管的經驗，讓她看到職涯方向，立志5年後也要成為高階主管。林沛欣坦言，「一開始進德事，確實是在追求頭銜；但進來後馬不停蹄工作，每天只能想怎麼把手上的事做得更好。」
當時德事在台灣只有101大樓一個據點，團隊也只有5個人，林沛欣「校長兼撞鐘」，很多事情都得自己來；但也因為公司小，敢拚就很容易被看見。總公司交付給她的第一個任務是，3個月內出租率提高到95％；這對她是不小的挑戰。雖然過去也做商辦出租，但國貿大樓客戶穩定、租期長；商務中心租期短、產品面積小，要維持高出租率必須非常有彈性。德事的客戶從1人公司、到數十人的企業都有，「只要客戶提出需求，業務就一定要有solution（解決方案）。」
Google教訓學會凡事提早準備
2009年，德事的最大客戶Google因組織擴編搬家，頓時空出40個位子，空置率飆升到25％。更糟的是，當時正逢金融海嘯，企業撙節開銷，很難找到新租戶。林沛欣足足花了半年才把位子填滿，為此，總公司對她產生質疑，認為客戶搬家是2個月前就知道的事，為何無法及早因應？
Google事件的教訓，讓她學到「凡事提早準備」。為處理Google搬家危機，她帶著同仁「掃樓」，並積極參與美國商會、歐洲商會的活動，交換名片，擴展人脈，她堅信「有出席才會有出息」。也因此結識不少外商高階主管，從他們身上見識到如何經營管理一家公司，拉高個人視野。
主動爭取拓點生意好到坐櫃檯
林沛欣為人謙遜，但事業企圖心十足。「老闆都很忙，當部屬的要懂得主動爭取。」前幾年德事在其他城市拓展很快，但台北「好像一直沒有在老闆的雷達上。」她化被動為主動，向老闆提議在遠企開設第2個據點。這幾年，德事的出租率都維持在95％以上，林沛欣的經營績效備受肯定，因此2011年組織擴編時，一舉被拔擢為總經理，去年初進一步銜命接管韓國分公司，每個月得花2星期坐鎮首爾。韓國同仁從一開始對她不信任，到慢慢卸下心防，接受她的領導，出租率也從70％提升到90％。
今年5月林沛欣再度出擊，在101大樓57 F開設台灣第3個據點。剛開始主管感到不解，為何要在同一棟大樓開2個點？林沛欣解釋，一來是客戶真的有需求，不少舊客戶想「增租」，二來業務團隊也持續開發新客戶。經過1年籌備，5月開幕時立刻「滿租」。林沛欣笑說，去年底到今年初，57 F還在裝潢時，空間根本不夠用，她和同仁甚至得坐在櫃檯上辦公。
頂級商務中心要比服務軟實力
台灣位於亞太中心，是跨國企業全球布局的重要跳板，這幾年很多外商在台北設立據點，也讓商務中心競爭白熱化。外商加本土，大大小小的商務中心就有百家之多。林沛欣說，光信義計畫區的商務中心就有1,500個位子，可說是一級戰區。
2005年進駐台灣的德事，是第一家來台設點的外商商務中心，直接選在地標建築101大樓。林沛欣說，頂級商務中心不只比地點、環境、設備，更重要的是服務軟實力，也就是「附加價值」。
德事客戶有8、9成是外商，這些外商主管剛到台灣時，人生地不熟，非常仰賴德事的服務。而德事的海外網絡（在亞太15個城市擁有60個服務據點），更是一大競爭優勢。林沛欣說，承租台北辦公室的客戶，都有免費使用海外辦公室的權利，客戶只要在台北交代清楚，到國外馬上就能夠使用，完全無縫接軌。
超級祕書幫你口譯做簡報
了基本的辦公室租賃，以及祕書的電話接聽、收信、行程安排，德事還提供「商務管家」服務。德事祕書團隊所能做的事，超出一般人想像，像是客戶與外國廠商開會，祕書能做即席翻譯，甚至還可幫忙做簡報，「幾乎就像是客戶公司同仁一樣。」客戶在台拓展業務，若需要有人幫忙聯繫，只要名單交給德事，祕書就能協助安排，「祕書可說是半個業務。」
目前有40幾家客戶租用台灣德事的辦公空間，還有上百個客戶使用「虛擬辦公室」，這項服務鎖定一人公司、創業者或在家工作的專業人士，即使不租辦公空間，也能享受德事的商務信箱、電話祕書等服務。
商務中心租約以月計算，很多客戶都是從3個月起租。林沛欣說，對業務來說，最困難的就是，才剛跟客戶簽約就要詢問是否續租，「不能讓客戶有『無事不登三寶殿』的感覺，所以平常就要主動關心。」她自豪地說，儘管是商務中心，但台灣客戶平均租期達32個月，最長的達到8、9年。全球知名虛擬化軟體公司VMware2006年進駐台灣時就與德事合作， 隨著業務拓展，VMware也在德事擴租辦公空間，大小商務事宜都交給德事處理。
從商務中心踏上國際舞台
台灣德事團隊幾乎清一色是女性，年齡都很輕，介於23至35歲間。林沛欣說，因為年齡相仿溝通容易，她希望大家「打開天窗說亮話」。以前當業務，她整天忙著拚數字；現在當主管，她花很多時間在跟同仁相處，因為她相信，好的氣氛才能創造好業績。
林沛欣很鼓勵同仁創新，雖然辦公室出租率達95％，但會議室偶而還是會閒置。年輕的行銷人員就發想了「Cofounders' Night」活動，在下班後把會議室開放出來，讓創業者在此交流，並邀請會計師與會，給予創業者更多協助。
林沛欣說，想進商務中心工作，外語是基本門檻；此外，一定要接受坐櫃檯的工作，「如果認為坐辦公桌比較高尚，那就不適合。」她很重視同仁的問題解決能力，商務中心秘書每天應對的人都不同，除了細心，反應也要夠快才行。
德事在澳洲、印度等地拓點速度很快，明年台灣德事也計畫在信義計畫區開設第4個據點。每隔一段時間，總公司都會貼出徵才公告，同仁可以主動爭取在不同據點工作，林沛欣認為，商務中心這行很適合想挑戰國際舞台的年輕人。
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