2014/4/11 「強化簡報品質 3 原則」

專家解讀

強化簡報品質 3 原則

摘錄自：大師輕鬆讀電子報                        2013/4/11

商業競爭很激烈，大家都在爭取聽眾的時間，希望能夠多吸引他們的注意力。因此如何在短時間內就引起聽眾的興趣，就變成很重要的一項能力。

我們的想法、產品和服務通常都很不錯，但少了有效的解說方式，我們就推展不出去。將簡報想像成一種方法，透過這個方法，你可以建立觀眾的信心，讓他們相信自己正從「理解不多」往「理解更多」的方向移動。

原則 1 簡化

當你對於某個主題或專門領域的知識愈豐富，就愈難跟剛入門的初學者談論該領域或主題。如果你想簡化內容，以便提出解說，就應該遵守下列規則：

■盡可能使用最基本的語言──拋開任何專業術語。

■不要假設聽眾知道什麼──而是讓他們表達以及弄清楚他們正位在資訊連續區的哪個位置。

■一開始總是先拉遠來看──描述你想得到的最大可能觀點。提出遠大的展望。

■聚焦在遠大構想──不要落入細節和你察覺到的例外狀況。

■談到全新話題時，樂意放掉嚴格的正確性換取理解。

■讓你的想法和聽眾熟悉的事物保持連結──使用大量類比。

原則 2 利用限制獲得解放

發想解說時，有限制是好事。限制可以避免讓你面對過多選項而無所適從。限制也會幫助你建立信心，相信自己做出正確的選擇。 因此，在你開始發想解說之前，先暫停一下，思考你需要面對的限制。這些限制可能包括：

■時間表──在特定日期之前，你必須完成解說，做好簡報的準備。

■時間長度──你可以使用多長時間解說你的想法。

■地點──你要在哪裡簡報你的想法。

■形式──你要如何提出解說。

■構想的數量──在可用時間內，你能解說多少想法。

■語言──你是否能夠使用目標聽眾了解的術語。

原則 3 製作書面計畫

如果你渴望發想與提出有效的解說，就必須要習慣在紙上掌握你的思惟脈絡。雖然每個人有自己的做事方式，但依照以下順序製作書面解說是不錯的方法：

1.     遠大構想──在具體確認你想要達到的目標之前，什麼事都不要做。找出你想要解決的難題、你想要傳達的遠大構想，或者是你想要達成的其他目標。想清楚為什麼你要面對這一切麻煩。

2.     研究──找出你想以更容易理解的方式重新包裝的事實。看看過去人們如何說明這些想法，思考有沒有更好的解說方式。想想你的解說要如何才能更深入。

3.     編寫腳本──首先，你可以列出可供選取的可能項目，和聽起來大有可為的聲明。 先提出概括性內容，再進入更具體的部分，記住第一優先要務是讓聽者了解你在說什麼。

4.     持續努力──這個程序通常要用掉好幾遍草稿，才能得到理想版本。一旦備妥基本元素，你就能加以潤飾和微調。
完成這件事的方法沒有任何對錯之分，只要持續努力直到你寫出聽起來還不錯的內容為止。

更多本期內容請點