2014年4月23日 星期三

2014/4/23 「第一份工作 就要有的好習慣」

讓每個人都喜歡當你的同事

踏進職場,不只要調整思維,也要調整習慣。從做事方式到待人接物,一開始就要建立好習慣,為職場生涯打下鞏固的地基。


第一份工作 就要有的好習慣

摘錄自:Career職場情報誌 電子報                     2014/4/23
撰文◎陳培思

經典公關副總經理黃婉茹:撇開個人好惡,和「頻率」不同的人合作,可鍛鍊溝通技巧,學到不同的思維模式。

一進到職場,就得扛起工作責任,不能再說「我是新人,還需要一段緩衝期。」經典公關副總經理黃婉茹直言,「在職場上沒有適應期,」公司聘用你,不是「理所當然」要寬容你,請在就職前做好心理準備,別再把自己當小孩子。

如果一開始就培養以下10種好習慣,就像是裝上一對翅膀,可讓你有更強大的力量,贏在職場的起跑點。

新人好習慣1-翅膀長硬前,別質疑主管決策

在從小到大的求學過程中,不曾面對過「主管」這個角色,因此許多人不知怎樣拿捏和主管的互動。在學校裡,學生被鼓勵勇於表達,到了職場,仍然可以適度表達自己的看法,然而,一旦主管做出決定,就要遵行。

「主管掌握基層員工所不知道的資訊,有許多面向的考量,基層員工未必清楚。主管既然必須為決策負責,當然也就有絕對的權力做決定。」恆勤企管顧問總經理陳蕙兒說,新人對於產業、公司還不瞭解,認知難免會存在盲點,在自己還沒有獨當一面之前,對於主管下的決策,「雖不同意,但要願意(去配合)。」

新人好習慣2-不自作聰明藐視公司規定

「新人要先瞭解遊戲規則,再來談打破遊戲規則,」陳蕙兒指出,公司有8成的運作都仰賴制度,因此每家公司都有SOP(標準作業流程)。但有些新鮮人自以為是,覺得規定太繁瑣,甚至認為過時迂腐,於是自作聰明走捷徑。陳蕙兒比喻,這樣就像是還不會走路,就想要學跑步。

陳蕙兒解釋,組織規範大多都有共通性,90%大同小異,只有10%會因公司而有所調整。如果新鮮人能「理解制度」、思考公司制度規定背後的邏輯,對於奠定未來更上一層樓的管理能力很有幫助。因此,不要急著打破制度,或是自作聰明、跳過覺得不必要的步驟,務必要養成遵循公司制度的好習慣。

新人好習慣3-隨手記錄檢討時間運用情形

黃婉茹強調,新鮮人進入職場後,要學習如何精確掌控時間,「不要遲到」是最基本的,這點做到了,才可以進一步談時間管理。

管理學大師彼得杜拉克說,要管好時間,首先得知道平常都把時間花到哪裡去了?黃婉茹建議,「把每個時段做什麼都記錄下來,」包括每件工作花了多少時間完成、什麼時段做了哪些事,再歸納看哪些時段是完整的時間,可以用來處理重要且複雜的事情,哪些時段容易精神不濟或是被打斷,就拿來做些瑣碎的庶務。從時間記錄中,反省如何分配時間才最有效率。

再者,一有行程就立刻要記下來,以免忘記,並利用上班前、午休、下班前檢視接下來的行程。

新人好習慣4-主動定時回報工作進度

主動向主管回報進度,是身為部屬的基本動作,很可惜大部分人都沒養成這個習慣。人都不喜歡被盯,主管也不樂於追著部屬逼問進度,但陳蕙兒提醒,部屬要幫主管分憂解勞,不能讓主管老是操心進度而變得更忙,因此「工作完成不算完成,要回報給主管之後才算完成!」讓主管可以放心,即使不去追蹤,你也會按時回報。

部屬要「定時」回報工作進度,但不需要「時時」回報,太密集的回報反倒會讓主管不堪其擾。陳蕙兒建議,可以選擇星期五作為一個段落,彙整自己工作進度向主管報告,型式不拘,無論是用e-mail或口頭都可以,如果主管認為工作需要調整,也能提早為下星期做準備。

養成回報的習慣,不但讓主管對你放心,也會使你在主管面前的能見度提高,把工作成果與困難一併讓主管知道,還能避免主管懷疑你到底在忙什麼。

新人好習慣5-分辨手頭事務的輕重緩急

每個人都知道,手頭的工作,應優先處理「緊急且重要的事情」,但新鮮人卻往往「先挑自己喜歡做的事,而非應該做的事。」陳蕙兒建議職場新人,要分辨事情的輕重緩急,就先從確認自己的本分職責開始。

所謂的職務「本分」,在進公司報到時就會說明,如果有工作明書更要細讀,陳蕙兒強調,「你能掌握最關鍵的20%工作,就已經有80%的績效。」

此外,本分還包括「支援」。陳蕙兒說,新鮮人應該體認到,企業成敗和自己息息相關,遇到需要支援時,不能認為「那不是我的工作」,因為配合公司調度也是本分。但如果和本職業務有所衝突,就要勇於向主管反映,「我很願意支援,但我手上還有這些工作,」由主管來決定你該先做哪一部分。

新人好習慣6-重複檢查確認,向疏漏說再見

外科醫生裴英洙在自己的書中提到,實習醫生和指導醫生在為病患注射前,一定會不斷確認,這種「重複確認」的程序,看似很麻煩,但卻可大幅降低犯下致命錯誤的可能。

對於主管交辦的事項,記得再向主管確認一遍,不是重複主管的話,而是用自己的理解再說一次,這個重複確認的動作,可避免誤解了主管的意思。

很多時候,錯誤都發生在熟悉或簡單的例行事務,只要多用一點心就可以避免。因此,凡事最好不厭其煩用其他的角度「double check」,並且建立屬於自己的作業程序,例如寫e-mail時,按照日期、收件者、主旨、附件等固定順序填上,不要老是想到什麼寫什麼,只要養成習慣就能減少疏漏。

新人好習慣7-對前輩的指導要「受教」

想快速成長,就是要虛心學習。陳蕙兒強調,不論過去在學校多麼風光,到了職場就是新人。職場有著和校園截然不同的運作模式,許多事情必須仰賴經驗,新人對於前輩的指導要「受教」,不要先入為主排斥,更別看輕「小事情」,因為魔鬼就在細節中。

「多觀察別人怎麼說話、如何處理事情,思考對方為何要這麼說、這麼做,」黃婉茹指出,「只要用心,就會發現職場中有太多可以偷學的人、事、物。」身為基層人員,不妨找一個自己欽佩的人,作為職場學習的典範,觀察他的工作態度、處事方法,學習對方如何下決定、如何解決問題,從「模仿」開始,進而轉化成自己的能力。

不只是自家公司,在各個專業領域中,都存在著專家與達人。日本企業家稻盛和夫說,即使他們未必和你在同一個辦公室,也可以透過社團、演講等場合,像「追星」一樣向他們學習。

新人好習慣8-拋開好惡,與不對味的人合作

和自己「頻率」相近的人,相處起來最自在舒服;在學校時,我們可以任意選擇和喜歡的伙伴一起作報告,但進到職場中,我們沒有權力去挑選想要和誰一起工作,或不想和誰共事。

黃婉茹說,「我們對人會有好惡,但不能讓這些因素影響到工作。」面對各式各樣不同個性的人,不要覺得誰和自己和不來,更不要躲在小團體裡。

和難纏的人一起工作,本來就是職場的一部分,不該覺得受委屈,反而應該覺得慶幸。黃婉茹說,「和自己不同的人合作,可以鍛鍊溝通技巧、吸收不同的思維模式,碰撞激盪出的火花,是讓自己成長的大好機會。」

新人好習慣9-讓大家覺得和你共事很愉快

工作總是有讓人沮喪或討厭的事,黃婉茹提醒,要讓自己保持在正面的狀態,第一步就是「不抱怨」。遇到問題就想辦法解決,而不是浪費力氣找人訴苦,即使身邊有人在抱怨,也不要讓自己成為其中一分子,更沒必要在FB或社群發文取暖、尋求安慰,這種單純「宣洩情緒」的行為,無助改變任何事情。

即使遇到問題要找主管討論,也記得要「帶著答案」,而不是腦袋空空搬救兵。也許你的答案不對,但主管透過你的答案,可瞭解你思考問題的錯誤出在哪裡,。

除了用正面態度看待事情,還要更進一步發揮正面影響力,懂得表達感謝、互相鼓勵、樂於讚美,讓人覺得和你工作很愉快。

不要以「我」為主詞,既然身在團隊工作,就要把腦袋切換成「我們」的模式,「什麼對我們最有利?我們可以一起怎麼度過難關?」能以這種思維為出發點,所有人都會喜歡和你共事。

新人好習慣10-找到身心能量的充電器

有些人剛進職場時,滿懷雄心壯志,但一陣子後就燃燒殆盡,只要忙完一個案子,整個人就像是被掏空了

黃婉茹建議,除了靠睡覺和吃喝來恢復活力,「你應該要為自己找到充電的方法,」不只是放鬆休息,更要讓自己吸收新的能量。有的人選擇看書,有些人加入運動社團,或是逛藝文展覽,無論什麼方式都好,不要讓自己的能量只有消耗、沒有定期補充。職場是一條漫長的路,養成充電的習慣,能讓你走得更長久。


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