2014年4月28日 星期一

2014/4/28 「讓老闆挺你」

讓老闆挺你

摘錄自:Cheers雜誌電子報                     2014/4/24
2009-08
Cheers雜誌107
作者:李筑音

Cheers雜誌電子報 - 20140428

圖片來源:杜志剛

老闆可能是你工作上的阻力,但也可以是最大的助力。懂得管理老闆,就能讓他成為你生命中的貴人。

「老闆什麼事也不做,只會出一張嘴。」

「明明自己說過的話,卻絕口不提,硬說是我沒聽清楚。」

「老闆,你可不可以不要再逼我?我真的做不到!」

這些心聲你是否覺得似曾相識?員工私下抱怨老闆的戲碼天天上演,你我也許都曾經是上述場景中的主角。

Cheers》雜誌首度製作「與上司相處最困擾的問題——員工怨恨老闆指數大調查」,發現若滿分為5分,近8成員工對老闆的怨恨指數高達3分以上。

「主觀意識太強,聽不進我們的意見」、「指令不清,朝令夕改」則是員工「最痛恨」老闆項目前2名;也有近2成的員工痛恨老闆「老是忘記自己說過的話,卻要下屬扛責任」。

至於跟老闆共事碰到最大的問題,最多人是「雙方溝通不良」、其次是「彼此關係難拿捏,不知是朋友還是敵人」,以及「老闆EQ低,常常破口大罵」。

顯見老闆與員工之間,彷彿永遠隔著一道無形的心牆。而大環境愈是不景氣,主管跟部屬間,愈是容易劍拔弩張,讓很多人工作時的痛苦雪上加霜。分析起來,最大的原因有二:

首先,面對突如其來的金融海嘯,大多數主管都在一夕之間背負從未經歷的龐大壓力,焦慮感更深。

就像是身陷滾燙的壓力鍋中,當內部和外在環境同時加壓,所有小問題被放大檢視時,若互信基礎不夠穩固,就會加深彼此的猜忌,甚至產生交相指責、互推責任等失控的行為和現象。

除了大環境因素,世代差異則是另一項催化劑。傳統觀念總認為老闆代表權威,員工對上只有主從關係,不敢忤逆,言聽計從。作部屬的,頂多將對老闆的不滿,化為私底下隱形的矛盾。

隨著六、七年級進入職場,重視自我表達的世代特質,讓原本只存在內心的情緒動輒浮上檯面,就更容易擦槍走火,演變成衝突。

不管是進一步求積極升遷,或是退一步只要工作順遂、生活快樂,「向上管理」都是這個時代的顯學,如同管理學大師彼得‧杜拉克(Peter F. Drucker)說的:「你不必去喜歡你的主管,也不必去恨他;然而卻必須管理他,他才會成為你達成目標的資源。」懂得向上管理,就是管理未來。

老闆不挺你,責任在自己

既然和老闆打交道如此重要,為什麼很多人都無法真正讀懂老闆的心思?

分析大多數人做不好「向上管理」的原因,曾任台積電人力資源副總經理、政治大學商學院「國際經營管理碩士學程」教授李瑞華認為:「因為一般人不夠重視,或沒有意識到它的必要性。」

其次,把管理老闆當成禁區和禁忌,逃避它,沒有把它當成自己的責任。

他分析,很多人常質疑為什麼升遷的對象不是自己?因此怪東怪西怪老闆,或影射被選上的人會做秀、拉關係,卻忽略真正的重點:「如果你很好,但沒有人知道你很好,那是誰的問題?」

3,大多數人都忽略了「老闆也是人」,需要溝通,甚至適時給他一個溫暖的擁抱。

當然,沒有人天生就懂如何管理主管,一定都經歷過學習的過程。六年級的家樂福電信總經理李宜真,就是從高度競爭的環境中開始修煉這門課。她認為,向上管理的第1章,就是取得老闆信任,跳脫「需要老闆盯」、「被老闆管理」的被動角色。

取得老闆信任最快速的方法,莫過於不僅完成上司交付的任務,成果更超出他預期,甚至從不同角度提供他解決方案。

態度上:主動管理老闆,而不是讓老闆管理你

清華大學經濟學系、台灣大學國際企業研究所畢業的李宜真,第一份工作本來已被P&G寶僑家品錄用,但因緣際會受到邀請,讓她決定捨棄P&G,到一家電子公司擔任總經理特助。

這份工作,讓她有機會年紀輕輕就站在「總經理的高度和視野思考。」透過和「總字輩」主管開會的過程,她很快就掌握到老闆們在想什麼?要的是什麼?他們抱怨下屬的是什麼?

後來她轉任美商波士頓管理顧問公司(BCG4年,長期處於高度壓力的工作環境,每天過著從早上9點工作到凌晨3點的生活。身邊多是美國華頓商學院、哈佛名校畢業的同儕,沒有留學光環加持,讓李宜真體會更深:唯一讓自己擺脫條件局限的方式,就是所做、所想都比主管要求更進一步,做個“overachiever”(超限表現者)。

作為電信業最年輕的女性總經理,一直到今天和比利時籍老闆共事,李宜真仍以這樣的標準要求自己。表面上看似付出更多,但其實是化被動為主動,不僅讓主管知道必須以「合作」的方式來指揮,更為自己爭取到更大的揮灑空間。

情緒上:在老闆發怒前,先拆除他的引線

做超出本分的事,讓老闆肯定你,這部份還算「操之在己」,進階到「管理」老闆的時間和情緒,就得多費點心思。

去年辭去寶碩財務科技主管工作,到先生創業公司協助的捷易通科技行政總監周純如,認為向上管理是學習如何與老闆合作、培養默契,其中最核心的技巧就是「溝通」。

初入職場,她從東帝士送公文的祕書做起,從中學習到跟不同主管溝通的技巧。例如,面對研發主管,就要把文件內容解釋得很清楚;面對業務主管,她只要講結果,不必逐一說明細節。

之後,她到寶碩擔任執行副總兼總經理祕書,卻發生她生平第一次跟老闆拍桌的衝突。因為不滿老闆明明自己在PDA記錯日期,出門白跑一趟,回到辦公室卻在大庭廣眾下對她發脾氣。年輕氣盛的她當場「啪!」往桌上一拍,大聲說:「我不幹了!」

隔天總經理自知理虧,親自打電話到她家,希望她回來上班。儘管拍桌事件後,主管改變了對她的態度,但事後平心靜氣回想,周純如卻察覺自己仍有做得不夠周延之處。

例如,假使她能理解老闆發怒只是想找個情緒宣洩的出口。當下回答:「對不起,我下次會注意,以後會再重複跟您確認。」而不是「明明行事曆上寫的是XX日,是你自己記錯!」第一時間就能先管理老闆失控的情緒。

此外,管理老闆行程是祕書的本分,為了避免老闆記錯日期的烏龍事件再發生,她學會主動改變做法,每天5點下班前,跟老闆重複確認隔天的行程,同時詢問老闆是否安排了行事曆外的其他行程,最後統整出一份「行程提醒表」給他。

幾乎沒有人沒跟老闆吵過架,但周純如跳脫了誰是誰非的框架,反省自己有哪些地方可以再改進。除了讓老闆對她的「成熟度」另眼相看,等於也建立起自己「搶在老闆發怒前拆下引線」的能力,把本來是負面的經驗轉化為正面的能量。

解碼上:換位思考,切忌「陷老闆於不義」

向上管理微妙之處,在於表面似乎有規則可循,但最難掌握的,卻是「君威難測」。

要能正確解讀老闆,不在於他說了什麼,更在於他沒說什麼。這就牽涉到下屬對老闆的性格了解有多深。

品田牧場總經理蕭文傑剛加入王品集團時,就曾經因為磨合期中,分不清老闆口中「建議」和「交辦」背後真正的意涵,誤踩過董事長戴勝益的地雷。

他形容,戴董事長比較屬於內斂型,很多事不明說,但他沒明說的事,又「不方便」問得太清楚,因此造成他把董事長的「交辦事項」當成「建議事項」,最後還是照著自己的意思做,結果自然踩到禁區。

另一項關鍵,則是能否做到「換位思考」。從主管的立場出發,設身處地考慮他的角色,這就不會誤踩地雷而不自覺,甚至「陷老闆於不義」。

友訊科技企業行銷處副處長黃錦忠舉例,從事公關行銷工作,任何人都希望媒體曝光機會愈多愈好,但是遇到不景氣的時間點,就要格外小心替老闆把關,懂得適時地轉移話題,幫老闆踩剎車。

假使完全以個人績效為出發點,自以為幫老闆安排國外知名媒體採訪,大篇幅的報導刊出就是大功一件,毫不考慮老闆可能因此對媒體「說了不該說的話」,效果會適得其反。他自己在職場上就看過因此受到處分的例子。

隨著生涯往前推升,在組織中的位階越高,向上管理的複雜程度也越高,很可能,你要面對的老闆,甚至不只一個。

工作上:「肚子有東西」挺老闆,他才會挺你

可樂旅遊團體部協理高月美就是最好的例子。加入可樂旅遊7年,由於工作表現受肯定,公司大老闆經常越過自己的直屬上司,找她商量事情。

「我不只是夾心餅乾,還是夾好幾層。有時候直接對上,有時候還要斜線對上,」她苦笑說。

同時面對兩個老闆,一個是自己的直屬老闆,一個是老闆的老闆,到底分寸該如何拿捏?

高月美強調,她很清楚她真正的老闆還是直屬上司,她的做法是:表現忠誠,讓主管知道大老闆找過她;做球給主管,把功勞歸給他;口風緊,掌握公私的分際,不提老闆間的私事。「想要老闆挺你,你就得先讓老闆知道你也挺他,」她深諳箇中之道的說。

很懂得投資自己的高月美,前年取得台灣科技大學EMBA學位,如今又是政治大學企家班成員,還經常半開玩笑的「督促」直屬主管去進修。

「向上管理的人,肚子要有東西,否則只有『向上遵從』而已。」深信,要做好向上管理,必須先有自己的見解,才能說服主管,進而管理他,可被利用的價值才高,否則只是一味附和的應聲蟲。

關係上:拿捏定位,搞定雙頭馬車

一臣侍奉二主的經驗,蕭文傑也曾經有過。

尤其在組織扁平的中小企業、家族企業,許多資訊不公開透明,容易衍生是非,怎麼做好向上管理,更是一門高深的智慧。

加入王品集團前,蕭文傑曾經待過新東陽和宏亞食品(禮坊)兩間家族企業,在禮坊一待14年半,當到市場部協理,直接面對總經理和董事長兩兄弟。

兄弟中,哥哥(董事長)負責七七乳加巧克力,弟弟(總經理)掌管禮坊,總經理又真正握有實權,這種向上管理非常敏感,拿捏分寸一定要格外小心。

回頭看當年歷練,蕭文傑歸納自己的心得認為,凡事一定要做到「知會」,同時跟兩位主管報告,融入他們的家族,當一個忠臣和家臣。在爭取主管信任和肯定的過程中,不要忽略自己人生定位,更要有適時說「不」的勇氣。

其實最好的夥伴關係之一,是「當老闆的智囊,幫他閱讀。」許多時候部屬之所以能跟老闆「對得上話」,在於平時「練內功」的過程,這也是黃錦忠每天都要求自己大量閱讀國內外媒體的原因。

好的向上管理也並非要員工一味奉迎拍馬,為了討好老闆失去自己的個性,反而應該和主管相互「截長補短」,共同對外作戰。

如同家樂福電信行銷經理江美瑩比喻,「向上管理就是員工和老闆合力打贏一場球。」剛進職場時,員工多半只在意自己的表現,看到球來,只會直直地把球丟回去,或是只會聽從老闆丟出的指令,往前跑。懂得向上管理的人,會進一步思考老闆丟球背後的判斷和邏輯,甚至優先順序。

中國歷史上最善於「向上管理」的例子之一,莫過於唐太宗和魏徵這一對著名的君臣。

一個以直言進諫著稱,一個以虛懷納諫出名,魏徵輔佐太宗17年,共同締造了「貞觀之治」的盛世。

魏徵去世後,唐太宗曾感慨說:「以銅為鏡,可以正衣冠;以古為鏡,可以知興替;以人為鏡,可以明得失。朕常保此三鏡,以防己過。今魏徵殂逝,遂亡一鏡矣。」

由此可見,主從之間,不是只有對立的選項,只要懂得向上管理的智慧和奧妙,老闆也可能成為你生命中的貴人,讓老闆挺你,其實沒那麼難!

「放下」的智慧

李瑞華傳授「4他」心法

聖嚴法師曾提出面對困境時,要運用「四它」的智慧:「面對它、接受它、處理它、放下它。」這是做人的觀念,非常棒的智慧,運用在「向上管理」也很適當。

1.要面對他:很多人不願面對自己的老闆,覺得他很討厭,不願去做向上管理。

2.要接受他:把向上管理當成是你的責任,接受對方是你的老闆。

3.要處理他:當你願意接受,就不會去挑剔,就會去處理他。

4.要放下他:人生不是完美的,很多事情都做了,還是無法改變,就要放下他。

換句話說,要有一種包容的心,不要期待老闆是一個完美的人,就像你知道自己不是完美的部屬一樣。

除此之外,「放下他」還有一層意義是,你要想清楚,如果再怎麼努力也沒有用,你就要放下他,不要枉費心機。

難得糊塗,也是管理哲學

很多人不願面對老闆,一直躲避,怪東怪西怪別人。或是酸葡萄心理,在背後批評哪個同事整天巴著老闆,心想:「對啊,他在老闆面前是紅人嘛!」

問題是,他是紅人,你不是,你要不要負責?很多人不會這樣想,覺得自己才應該是紅人,沒想過自己做了什麼?或者他是紅人,他做了什麼?

同事靠上去跟老闆說話,有錯嗎?老闆經常給他更多的時間,有錯嗎?是不是就是因為他得到老闆的信任,所以給他更多的時間、更多資源?

如果老闆不理解你現在在做什麼、想什麼,他怎麼可能給你更多的時間、更多的資源?

所以真正做到「面對他」、「接受他」很難,沒有這兩個前提,去處理是沒有用的。

最後,「放下他」很重要。有些事只能接受,那就不要雞蛋裡挑骨頭,該挑的時候要挑,不該挑時,看到骨頭也當做沒看到。

這就是所謂「難得糊塗」。聰明難,糊塗也難;能夠聰明又糊塗,更難。

李瑞華小檔案

曾任台積電人力資源副總經理,加入台積電前,也曾服務於奇異(GE)、杜邦等知名外商公司。2004年從專業經理人轉任教職,現任政治大學商業院「國際經營管理碩士學程」教授,以及北京清華大學EMBA客座教授。分別在20042006年《Cheers》雜誌「台灣EMBA年度調查」中,被評選為「Top 20 EMBA名師」。


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