盤點４大白目行為：別再亂用「附件、全部回覆」了！
摘錄自：天下雜誌電子報
2013/12/24
2013-12-18 Web only 作者：張皓雲編譯
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| 圖片來源：flickr.com/photos/joostmarcellis/7222281324 |
職場上有許多潛規則，稍不留意可能會得罪他人、或為同事帶來困擾。CNN財經網整理出了以下四種絕對要避免的冒失行為，時時刻刻警惕自己，就能避免不必要的麻煩。
1.忘記說謝謝
接受別人幫助時，向對方道謝是非常重要的。當然，除了在當下表達感謝之外，日後若有任何進展，也都應該向對方說一聲，別接受了他人幫助之後又搞砸了。
美國蒙哥馬利讀寫教育組織前任執行長潘˙素西（Pam Saussy）曾有過類似不愉快的經驗。當時一名朋友說服她發起一項新企劃，且希望能參與其中。素西不僅為此闢了新的職位，還編列了預算，但那位朋友卻在兩個月的籌備之後，斷然拒絕接受那份工作，可謂忘恩負義的最佳寫照。
試著向提供協助的同事表達感謝，即使是不經意的小動作也可行。
主管培訓師蜜雪兒˙弗里曼（Michelle Friedman）舉例，可以向提供協助的同事這麼說：「感謝你願意花時間填寫問卷並給予評論。我思考過你給的建議，我認為可以和你討論一下合作的方式。」這樣不僅僅是感謝，更能得到提升自我以及改善職場關係的機會。
2.工作習慣不良
科技方面的冒失行為不勝枚舉，最常見的有：錯用電子郵件上的「回覆所有人」，或是沒有確認信箱而寄錯人。當接聽會議電話時，千萬不要過於依賴靜音鍵，以免竊竊私語或是不當的言論被對方聽得一清二楚。
在大型電話會議結束後，團隊成員如果還有細項要討論，應確保原先對話已斷線後，再另行新的通話，以避免隔牆有耳。此外，也應要再三確認對方的身分。若是進行視訊通話，則要注意指名道姓的批評，因為你永遠不知道有誰在裡頭。
此外，最好減少使用電子郵件的次數。打通電話或是親自造訪才能建立更穩固的關係。
3.不重視他人
職場上有許多左耳進、右耳出的人，這些人會在會議上喋喋不休、不接受他人觀點、且認為大家都對他的意見充耳不聞，千萬要避免變成這種人。
主管培訓師麥克．梅契（Michael Melcher）表示，這樣不對等的談話會出現很多問題，對方會認為你沒有自知之明。要清楚知道公司內的權力分布，切勿四處道人長短，因為你永遠不知道會得罪到誰。
此外，也要避免以對等口吻與主管對話，或是以上位之姿與同事溝通。如果你與其他部門的同事共事，盡量避免以指令方式分配工作，而是要設定共同目標，進而贏得他們的配合及認同。
千萬別浪費他人的時間。若你需要進行網絡會議，務必先行調查對方身分以其所屬單位。設定議程，最好也規劃一下對話內容。
4.自我過度膨脹
與同事分享成就，進而得到他們的認同是很重要的。但若過於誇大、或是搶走團隊的功勞就不是件好事。
弗里曼表示，較通情答禮的人都知道職場的價值定位是雙向的。你所得到的成就背後一定有某人的幫助。試著找機會回饋那些人，這有助於維持長期的人際或是指導上的關係。
若要拒絕一項企劃，千萬別說：「我的能力不只如此」、「這浪費了我的才能」。弗里曼強調，在職場上不能隨心所欲地選擇工作內容，過於自以為是會使你的名聲快速惡化。（張皓雲編譯｜新聞來源）
延伸閱讀／信件來回超過２次=無效溝通！９個高效率習慣
想要擺脫不斷加班的惡性循環，並不困難。養成好習慣，積少成多，也能有很好的工作效率，準時下班。不妨參考《富比世》雜誌網站專欄作家伊利亞．波新（Ilya Pozin）提供的建議：
1.將待辦事項減半
少即是多，務實一點看待自己的時間和能力，若要考慮太多臨時的意外，你真正能完成的工作其實不多。
2.多給自己休息的時間
讓自己的大腦和身體有喘口氣的時間，重新補充能量，才能更有效率地完成接下來的工作。
3.採取80/20法則
把力氣花費在少數真正重要、最能產生實質成果的事情上，不要分散自己的力氣和專注力。
4.善用早晨時間
不要一起床就急忙拿著手機檢查電子郵件。起床後最重要的活動應是好好吃一頓早餐、閱讀新聞、運動或冥想，為之後一整天的工作做好調適。
5.困難的工作在午餐前完成
通常上午時間頭腦會比午後要清醒，因此比較困難的工作應該要在午餐之前開始動手。
6.改變電子郵件使用習慣
如果一件事需要電子郵件來回超過兩次以上，就直接拿起電話溝通，不要再浪費時間用電子郵件往返討論。
7.為自己的行為訂規範
要有效避免自己分心，就必須為自己的行為建立規範，逐步養成習慣。例如，限定自己只能在一天的幾個時段檢查電子郵件信箱。
8.別把效率和懶惰搞混
很多我們以為有效率的工作方式，其實只是懶惰的藉口。例如開會，以為大家一起面對面討論，可以當面把話說清楚、解決問題，但往往只是浪費時間，又沒有任何結論。如果你能事先想清楚，提出完整的建議給大家，其實不需要開會討論就可以達成共識。
9.別再一心多用
一次專心做一件事，才能快速完成工作，繼續下一個進度。一心多用的結果，常常是到了下班時間，一件事情也沒完成。（吳凱琳編譯）
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