標竿學習（web only）
阻止電子郵件吃掉工作時間
摘錄自：EMBA電子報
2013/12/23
原本為了軍事用途而研發出的電子郵件，現在成了每位上班族不可或缺的工具。不過，電子郵件，究竟提高還是降低了生產力，得看上班族如何使用它。
根據人力資源雜誌（HR Magazine）指出，想要阻止電子郵件吃掉工作時間，可以採行以下幾個建議：
■訂好查看的遊戲規則。不斷查看電子郵件絕對會拉低生產力，嚴格規定自己只能在訂好的時間打開收件匣，其餘的時候關閉新郵件通知功能，包括所有視覺與聽覺的通知。
■邊看邊清。每次打開收件匣時，只要是不重要的電子郵件都應該立刻刪除。不要覺得之後有時間再好好整理，這樣才不需為不重要的電子郵件再花一次心力。而我們往往沒有所謂的「之後有時間」的時候，以致收件匣堆積如山，郵件好像都有看過，但都沒有好好處理過，重要性參差不齊，亂成一團。
■處理「僅供參考」型的電子郵件。如果常常收到自己名列「副本」欄位的電子郵件，建立一套系統的處理方法。例如，設立一個資料匣專門存放這類郵件，現在不用細看，將來需要參考時容易找得到。
■為電子郵件分類。例如，為不同的工作專案建立不同的資料匣，或者把資料匣分成「行動」、「授權」、「資源」、「歸檔」等類別，只要能讓使用電子郵件更加有效率的分類法，都值得一試。
■製作電子郵件範本。如果固定要寫類似的電子郵件（例如，回應經常被問到的問題），製作一個電子郵件範本，需要時只要修改一下即可寄出。
文章來源：EMBA雜誌第328期（2013年12月出版）
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