2015/2/4 「用功的部屬勝過聽話的部屬」

用功的部屬勝過聽話的部屬

 

摘錄自：Career職場情報誌 電子報                     2015/2/4

撰文◎劉楚慧

把部屬這兩個字拆解，就能瞭解身為部屬該作什麼。」世紀奧美公關董事總經理項薇以她自己的方式解讀，「部」表示部屬在組織中只是部分（part），因此必須主動積極參與（take part）；而「屬」則表示部屬要有歸屬感（sense of belonging），能以公司為榮。

主管也是部屬　部屬學修不完

項薇第一次擔任主管，是從媒體記者轉戰公關產業擔任Account Manager（客戶經理），她認為部屬和主管就如同記者和公關，是供給與需求的兩端，兩者就是不斷找尋供給與需求的平衡。知道主管需求是什麼，部屬能供給些什麼，當雙方達到平衡時，就算是稱職的部屬。

雖然目前已擔任高階主管，但項薇仍謙稱還在修練「部屬學」，因為自己上頭還有4～5位主管，她得定期向上報告。所以部屬這門學問，並不會因為擔任主管職而停止，而是持續不斷的學習。

大膽爭取「被看見」的機會

項薇談到，很多人畢業後就不再談「用功」二字，但她認為「用功」是成為好部屬的第一步，包括要對指派任務內容很用功，清楚知道要作哪些事情，如何才能作得確實。

她以當時在華視擔任醫藥記者為例，媒體經常報導腸病毒致死的案例，令民眾聞之色變，但其實腸病毒不下數十種，並非所有都會致死，記者必須對這類醫藥知識作足功課才行。當時她和攝影記者兩人，甚至不惜跑到實驗室裡，用高倍率顯微鏡拍攝病毒，為的就是能更深入瞭解及報導。

「用功的下一步，就是要用功到『被看見』。」她認為部屬必須「大膽而直接」，就像擔任記者要主動爭取採訪機會，讓自己被看到一樣。項薇在2001年以輻射屋專題報導榮獲曾虛白新聞獎，其實這個專題是她自己主動提出，並非主管指派。

她坦言，自己不算是聽話的部屬，而是個有主見的部屬。不過，她提醒，部屬在直言不諱、作出大膽直接的提案或要求之前，切記一定要先作足功課，而且可用「5到」和「4P」來強化。

5到＋4P＝優秀部屬基本動作

項薇解釋，修練部屬學必須貫徹落實「5到」，包括耳到、眼到、口到、手到、心到，這5到是同時發生，但也有層次之別。

「耳到」是聽清楚主管交付的任務是什麼；「眼到」是多觀察；「口到」是要會問問題，若對交付任務有不懂或疑惑的地方就要問；「手到」是要用手記錄，無論寫在筆記本或輸入電腦皆可，訓練自己抓重點的能力；「心到」則是概念要清楚、用心執行任務。

「5到」是在作每件事都得達到的境界，「4P」則是成為好部屬的態度及特質，包括Promise（遵守承諾）、Proactive（主動積極）、Participate（參與團隊）及Propose（提案建議）。

項薇說，接到指令及任務，答應主管何時給，就一定要在期限內交出（遵守承諾）。準時交付任務成果後，可以進一步主動要求：「我還可以作！」爭取更多讓自己成長歷練的機會（主動積極）。同時，每份工作都是團隊合作，即使看似可獨立作業的文字記者，也要和攝影記者搭配才行（參與團隊）。最後，優秀部屬必須要有提案建言能力，才能對組織有更大貢獻（提案建議）。

管好時間與健康　才有角逐大位本錢

擁有24年工作經歷，一路從部屬作到高階主管，項薇認為，無論身處哪種位階，都得作好「時間管理」及「健康管理」，她稱之為「部屬學的基本盤」。若沒作到這兩項，即便專業能力再強、平常再用功，也是白搭。

簡單來說，時間管理就是「知道有多少時間可完成哪些事」。以擔任電視記者為例，若每天早上要交2條新聞，就一定要確保中午前可以交出帶子和稿子，並向主管確認2條新聞的長度、播出順序，以決定先作哪一條新聞，安排採訪和過音的先後順序。

可能有些人覺得把健康管理放在部屬學很奇怪，但項薇認為，年輕當小部屬時恣意揮霍健康，沒把健康學分修好，日後就算當上大主管也沒用。要作好健康管理很簡單，就是力行生活的SOP（標準流程），譬如何時該吃飯、何時該上廁所，按照規律而行，可別讓小習慣釀成大毛病，將來才有向上角逐大位的本錢。