2015/12/24「TED教你「馬上用得到」的10個簡報製作技巧」

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TED教你「馬上用得到」的10個簡報製作技巧

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/24

2015-12-08 19:04  授權轉載 TED x Taipei 

在職場上，常常需要使用簡報來闡述想法。可能是向老闆作新計畫的提案，也可能是對客戶作產品說明。可以說，簡報能力的好壞直接影響個人職場上的表現。一份美觀、簡潔的簡報不但可提升專業度，也能更有效率地說服你的聽眾。

5個做簡報前，一定要弄懂的觀念

好的簡報檔案如何製作？TED網頁設計師 Aaron Weyenberg 是箇中高手，他提出了幾個製作簡報前一定要有的基本概念。

1.別急著馬上開始

最後再動手做簡報吧。首先，先思考要傳達的訊息是什麼，要用什麼論點來支持。實際講出來，看看形式是否可行，然後再思考需要什麼樣的投影片來輔助。口頭講演和簡報本身需要分開看待，投影片只是用來讓聽眾更加進入狀況的工具。不是講者的逐字稿。

2.讓風格呈現一致

好的簡報投影片會像是同一個故事裡的不同部分。儘量讓投影片使用一樣的排版、配色、文圖配置。格式範本可以簡單解決這個問題。但如此一來，不但內容被限制，還有很大的機會用到和別人一樣的範本。為了防止這種情況，我會把平常用到的一些範本中的素材另外保留，需要的時候再加以組合使用。

3.考慮主題間如何轉換

然而，如果過度強調一致性，很容易太過頭，你不會希望每張投影片都一模一樣的。在你想要特別強調的主題，可以用特別的風格。舉例來說，如果投影片是黑底白字的風格，可能在換主題時，格式轉換成白底黑字。如此一來，風格上沒有太大的衝突，整體簡報結構不變，同時也告訴聽眾：我們現在要轉換到下個主題了。

4.文字越少越好

避免太多的文字量，尤其不要讓文字內容和講的東西重複太多。就像在會議中發了參考資料下去，大家不會專心聽，反而低頭看他們自己的東西。太多文字等同強迫聽眾從你的報告中分神，去注意你的投影片。頭腦沒辦法一次處理那麼多工作。最好注意兩者之間的比例。如果你非得要放入很多字，不要讓文字一次就全部出現。

5.用有力道的圖片

好的圖片不能讓聽眾分心，且能快速從中產生共鳴。這些圖片有兩個特點：1）讓聽眾一看馬上能對你想表達的東西產生強烈印象。2）不過度複雜，可以是一種比喻或是實物，且和講的東西是有關聯的。

TED推薦！5個製作簡報的小技巧

接下來是Aaron Weyenberg的一些個人小技巧：

1.別用太多花俏的功能

簡報製作軟體通常提供很多過場特效，Weyenberg認為，大部分的特效對聽眾沒有幫助。更糟的是，他暗示了你的投影片是多麼的空洞和乏味。如果一定要使用，不要用效果太誇張的，而且讓所有投影片一起使用。

2.半透明遮罩可用來快速集中焦點

如果你想要指出圖片中的某一部分，可以用一個大箭頭去強調。或者，這裡有個個人的小祕技。非常適合用來突顯新的網頁設計，尤其是我不希望聽眾分心在網頁的其他部分時。把要用的圖片複製兩張，一張調成半透明後，在要強調的地方挖洞，貼到另一張上面去。

3.碰到大圖片時，使用移動圖片的技巧

要秀出整個網頁時，GOOGLE有個外掛功能可以幫你把整張網頁的圖片抓下來。但尺寸往往會超過單面投影片的大小，這時不用去裁切或壓縮原本的圖片。在Keynote裡有個功能可以讓你在作簡報時移動圖片。

4.不要把影片設定成自動播放

在投影片中插入影片很簡單，但如果就這樣讓影片自動播放，實際簡報時常會讓電腦耗費無謂的讀取時間，甚至讓講者誤點至下張投影片，應該要把投影片裡的影片設定成手動播放。

5.如果要使用簡單的圖表，重新繪製

將要用的圖表插入至投影片中很容易，但常常會讓整體的美感大打折扣。如果圖表本身並不複雜，你又有多餘的時間。可以考慮用軟體本身的功能重新畫一份表格。雖然是簡單的工作，卻可以讓你的簡報更加簡潔美觀。

（本文出自「TED X Taipei」，原文請點此。）

 圖片來源 / TED Conference via flickr, CC licensed

TEDxTaipei

TEDxTaipei 秉持「ideas worth spreding」的理念，要將各種不同的好想法帶給大家。講者透過18分鐘的短講向世界闖述他們的故事，並相互交流。2009年開始，已先後邀請了許多指標性的講者來到這個舞台。至今為止，已經累積了超過200 支的演講影片，成為華人世界一個重要的知識性媒體和對話平台。

2015/12/20「簡報高手都在用：學會PowerPoint制式模板，輕鬆把文字變圖表！」

個人成長

簡報高手都在用：學會PowerPoint制式模板，輕鬆把文字變圖表！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/14

2015-11-30 18:05  授權轉載 簡報藝術烘培坊 

之前一次內訓中，學員對於為什麼他不能正常的編輯簡報上的圖形感到困惑。

「老師，為什麼我這個框框不能移出去啊？而且只要加動畫就會整個加，都不能分開加嗎？」仔細一看，原來學員一開始使用了PowerPoint預設的SmartArt模板，導致後續編輯上遇到各種困難。

PowerPoint提供SmartArt模版本是一番美意，希望能幫助大家把死板的文字圖像化，讓大家能輕鬆表達想法。但如果沒有搞清楚SmartArt與圖像化的本質，很容易會陷入畫虎類犬、操作困難的境地。究竟，如何操作與選用SmartArt，才不會讓SmartArt變成StupidArt？

想使用SmartArt，一定要學會「取消群組」

面對學員的問題，我當下先簡單的示範如何自訂SmartArt的顏色與移動框框，但動畫的問題牽涉到另一件事：「SmartArt到底該麼用？」

事實上SmartArt的編輯會造成這麼大的困擾，原因在於大家普遍以為SmartArt是一個大圖片，而我們僅能在框框範圍內移動物件。實際上，SmartArt是一群被「群組」起來的物件，因此我們不能分別為每個物件加動畫，只會把動畫加到整個群組上，讓整幅圖一起動。

那麼，我們該怎麼做，才能調整SmartArt圖形，變成想要的樣子呢？

以下我們用這份「2015年台灣音樂季特色整理」來細細說明處理的方式：

首先，我們能立即做到的是更改SmartArt的設計模板及配色。點選PowerPoint上方橫幅處的「SmartArt工具」→「設計」，即可選擇自己喜歡的樣板，點選「變更顏色」後即可利用各種佈景主題來選擇顏色：

 

在這之後，我們依據有效資訊的原則來降低雜訊，簡單去除不必要的陰影，調整字級大小並對齊圖片後，我們可以把頁面整理得乾淨些：

接著，若我們想要個別客製不同物件的顏色、大小和動畫，我們必須做一件簡單卻重要的事：「把SmartArt取消群組」。

就是因為一開始SmartArt是一群被群組的物件，我們想要把單一物件移出大框框或調整大小都很困難。現在我們把它取消群組後，想要自訂物件格式就和以往一樣簡單了！

整理至此，或許可以告一段落了。先替大家簡單下個小結：

「如果您希望節省時間而應用SmartArt編輯，卻不希望被他的制式樣式牽著鼻子走的話，那麼您可以應用（強制）取消群組的方法，讓您保留對於SmartArt客製化的能力。」

簡報高手這樣做：按照簡報溝通目的，調整SmartArt的組成

接著我們再把問題更深入的探討，我們捫心自問：「這樣的簡報真的夠有效嗎？」想必是不夠的，那麼我們如何能夠做得更好呢？

現在讓我們放下滑鼠，先想想我們一開始選用這個SmartArt區域圖的用意是甚麼？

從視覺上來分析，這個SmartArt是四個圍繞著圓形的方框，也就是有隱形的垂直與水平線將畫面等分成四塊。因此，這個SmartArt主要的目的很可能是一個導覽頁，要告訴觀眾接下來有四個不同的音樂祭要說明：

先釐清「告訴觀眾接下來有四個音樂祭要介紹」這個核心目的，下一步我們就能來判斷這個SmartArt的各個物件是否有符合這個目的。

顯然「文字框」並不是最重要的物件，我們可以大膽把它刪除，接著在綠色大圓圈背後用淡淡的垂直水平線把畫面切割為四份，以確保設計依然符合目的。刪除文字框後，就釋放了更多空間給我們運用，看起來是不是清爽多了？

再來，中間這個綠色的大圓圈，又有什麼用意？仔細看這個大圓，他也被垂直、水平線切成四塊，裡面寫的是該音樂祭的標題。另外，圓圈內的小小箭頭，則暗示了這些音樂祭的時間順序，是從左上角開始以順時鐘方向排列。因此，我們可以釐清這個大圓主要表達的是「這四個音樂祭順序是從左上起順時鐘排列」。

要達到這個目的，其實不必把標題塞在圓圈裡。我們可把標題挪出去獨立成一行文字，並將這個圓圈向中央縮小集中，留下1234四個數字來暗示時間順序，如下圖所示。

在圓圈縮小以後，我們可以利用的空間也跟著變大了！所謂簡報頁面的排版就是從刪減雜訊開始，我們才有多的空間放入資訊。

3個排版重點，讓SmartArt更聰明

從一開始盲目套用SmartArt模板，到設計出精彩大方的成果，我們使用的重點不過以下幾個：

1.將群組的SmartArt解除群組，以利後續編輯

2.去除不必要的背景、陰影等雜訊，並選用合適的配色

3.思考分析該SmartArt圖形所代表的意義，釐清設計的目的後去除不相干的物件

（本文出自「簡報藝術烘培坊」，原文請點此。）

2015/12/16「小改變，讓簡報馬上好一半！如何避免自己做出條列式簡報？」

個人成長

小改變，讓簡報馬上好一半！如何避免自己做出條列式簡報？

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/7

2015-11-26 08:52  授權轉載 簡報藝術烘焙坊 

在PowerPoint的操作介面引導下，每一年都有成千上萬的bullet point被打在投影片上。

這些小黑點通常不會讓我們表達得更好，還會讓觀眾在心裡默默翻白眼：「又是這種投影片！」

雖然大家早已厭倦這些黑點，但當自己開始做簡報時，卻往往情不自禁的開始條列重點。到底該怎麼遏止自己的衝動，避免自己再做出條列式的無聊簡報？

事實上，將重點條列出來，這僅僅是在「擬草稿」，也就是整理自己想表達的重點。所以，想避免自己做出條列式的簡報，首先必須要認知到，條列式的簡報就只是個草稿！

在擬出草稿以後，如果這場簡報值得我們好好做，下一步就是要仔細分析表達內容。

而其中，我會建議特別注意內容之間的互動關係和內容的層級大小。

內容之間的互動是指，自己要講解的東西是如何被組織起來，各個內容間的關聯是什麼？

比如說，颱風襲擊造成菜價高漲，就是一種因果關係。這些關係與互動通常可以用簡單的線條或箭頭來表示，即便只是畫幾條線連連看，也都可以很清楚。

內容的層級大小則是，表達內容重要程度不同，因此在投影片上的顏色輕重、面積大小也會不同。

這裏我們來多花點時間談談有關層級的問題。

有時候會有種誤解，「邏輯上」層級較高的就要比較大比較明顯，其實並不是如此！假如說我今天要介紹連勝文，投影片上卻有大篇幅的連戰介紹，可能就會有些喧賓奪主了。因此，這裡談的層級是以簡報中的重要程度來排序的。

在所有的內容中，那些特別重要的重點層級就會高，因此對應到鮮豔的顏色、較大的面積等。而相對不重要的點，則要不是直接省略，就是小小的擺在一旁即可。超過三層以上的資訊觀眾基本上是記不住的，就不必再多費心設計了。

小結以上兩點，就是「強化真正的重點，標示邏輯連結」兩件事情而已。

抽象的觀念談到這裡就夠用了，我們接下來就用一個實際的案例來看看，

如何透過以上兩個觀念的思考，就讓條列式的投影片徹底改頭換面！

以下是一份在醫院的SOAP流程介紹的範例投影片：

看起來是不是非常熟悉親切呢？我們不就是每天看這樣的投影片長大的嗎XD

從剛剛談的「層級」和「互動」兩個角度來看，這樣的條列式簡報僅適合在：

1.各個點的重要程度完全一致，層級完全相同

2.各個點彼此沒有邏輯連結與互動，僅僅是被並列顯示

其實，是很少有內容能夠嚴格的符合以上兩點的。因此，條列式的簡報在大部分的場合均不適用才對。

既然如此，面對這樣一張簡報，我們重新從「層級」和「互動」的兩個層面去檢視這張簡報的內容。

首先，就層級來說，這張簡報大約有三種不同的內容，依重要程度大小排列後分別是標題、SOAP宏觀介紹以及SOAP四點分別的細項介紹等三層。因此，這三項的大小和顏色輕重應該要不一樣，用合理的設計引導觀眾先看重要的內容。

接下來，我們想想有關元素的互動。

剛剛所談的三個層級基本上彼此有關，但其實都在講同一件事。層級間的互動並不明顯。

然而，SOAP四項看似平行排列，實際上卻有先後順序之別。S先而P最後，是這四個步驟的講述邏輯，而我們應該用簡單的符號來標示這樣的先後次序關係。

經過兩步驟的分析，接下來我想邀請您拿起手邊的廢紙，花個幾分鐘勾勒一下草圖：

面對這樣的訊息，如果是你，你會怎麼設計投影片呢？

忍住想看答案的衝動，自己實際練習一下，絕對是進步的捷徑！

簡單的草圖畫好後，再拉下去看看我們簡單的設計成果吧：

  

思考過投影片的層級、互動兩個方向之後，各位要做的便是用設計的方式讓思考的結果體現出來。

層級方面，標題套色且巨大，內文次之，細節最小且SOAP四點平行並排；互動方面，我們可以用小小的灰色三角形來暗示S、O、A、P的順序。我們大致的設計成果如下：

各位是否發現，這個結果其實比當初自己想像的單純許多呢？

許多人常有個迷思，簡報就是要大圖大字，才有辦法有畫面感。其實不是這樣的！唯有扣合自己表達內容的設計方式，才能幫助你有效地傳達你想說的訊息。即使只是純文字的重新排版，不必借助圖片或icon的幫助也能作出有效的簡報。

如果覺得以上設計太花時間，自己時間根本不夠，一個快速的做法是先把bullet point刪掉。

這些小黑點雖然能提示觀眾從哪裡開始看，但更多時候它都讓我們難以對齊文字，造成更大的困擾。先把這些黑點刪掉並對齊文字，簡報馬上就好上一半！

最後讓我們簡單回顧一下前面談的兩個重點，

•在做簡報之前，思考「層級」的問題，依內容的重要程度決定圖片或字的大小與顯眼程度；

•想想內容間的「互動」，用簡單的箭頭或線條標示各個內容間的邏輯關聯。

最後，簡單動筆畫個小草稿，很快的我們就能拋下過往充滿bullet point的文字排版，永遠和條列式簡報說再見了 =)

（本文出自於「簡報藝術烘焙坊」，原文請點此。）