2014/5/15 「時間管理不是縮短工時，而是找出完工的最短路徑」

◎ 80/20法則

時間管理不是縮短工時，而是找出完工的最短路徑

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/5/15

整理‧撰文 / 陳清稱  編輯 / 齊立文

日本暢銷書作家本田直之的簡歷大致如下：一家上市公司的CEO，工作在東京，生活在夏威夷，每年有超過一半以上的時間，在夏威夷海灘衝浪、參與鐵人三項運動。除了經營公司之外，還參與培育投資新創企業、寫作出書、到大學演講，甚至還開設葡萄酒講座。

同樣是一天24小時，為什麼你常常覺得自己工作忙到沒時間旅行、運動、陪家人、上課閱讀、培養嗜好？

用「投資」時間，取代「消費」時間

本田直之認為，無法善用時間，整天忙得焦頭爛額、成效又低的工作者，與善用時間槓桿，取得非凡成果的工作者的差別在於：對時間的思考方式不同。

無法好好利用時間的工作者，往往會以「想要有更多時間跟家人相處」為由，「發誓不再加班」，單純地只想做到「朝九晚五」。然而，真正的問題不在於你能不能準時下班、縮短工時，而在於如何提高時間運用的效率，用更少時間做更多的事。

換句話說，善用時間的工作者會設法在有限的時間內，尋找完成工作的最短途徑，將資源做最適切的配置，建立起「找出完成工作最短途徑→有更多時間嘗試做更多的事→工作更有成效」的正向循環，有效地「投資」時間，而非「花用」時間。以下是本田直之提出的3個「投資」時間法：

1.花時間找出事半功倍的模式：找出一種可在短時間內達成同樣效果的工作模式。例如，面對例行事務時，先花點時間思考如何才能快速完成，摸索出一套工作模式，等到下一次再處理同樣的事情時，就可以駕輕就熟地應付，節省下可觀的時間。

2.先儲蓄再花費：就像一拿到薪水，就預先扣除儲蓄額，時間的運用也可以如法炮製，在一開始安排行程時，就先「扣除」一定的時間，用來做重要的事，讓時間的使用變得更有效率。

3.將省下的時間反覆投資：效率提升之後，勢必可以多出更多時間，如果能夠用於提升自我能力，學習新知識或技術，這些額外的時間就會像複利一樣愈滾愈大。

每天完成一件當周最有價值的事

《其實工作不必這麼累》作者理察‧柯克（Richard Koch）則認為，時間的價值，也可以用「80/20法則」（The 80/20 Rule）來解釋：超過80%的財富，是由不到20%的工作所產生。

以一周工作5天，平均每天創造一周20%的工作成效為例，柯克建議，如果在周一完成整個禮拜最有價值的活動，就等於創造了當周80%的價值；接下來4天，你可以選擇慢慢完成其餘20%的價值，或是在周二也完成一件非常重要的任務，再創造80%的價值。如此一來 ，周一加上周二的成果，等於兩個工作天就達成160%（80%╳2）的產出，比平常一周多出60%。

以此類推，你可以在周三再完成一項重要任務，締造更高產出；也可以剩下3天都沒有任何產出，卻絲毫不會影響工作績效。

柯克觀察到另一個顯著的例子是，少數重要決策幾乎沒花到什麼時間，卻能比其他事情產生更大的影響。比如說，職務愈高的經理人，一個決策就有可能創造99%的重要成果。

遺憾的是，多數經理人都未能意識到這一點。加拿大管理學者、《經理人的一天》作者亨利．明茲柏格（Henry Mintzberg）研究指出，經理人忙於應付各種突發狀況，花在每件事情上的時間平均只有9分鐘，他們從不規畫工作與生活，只是胡亂地應付。

如果你此刻正飽受時間不夠用的痛苦，先別歸咎於組織的束縛（工作、會議、飯局太多），想想柯克的提醒：經理人把時間揮霍在處理刺激興奮的危機，或是不懂得拒絕出席毫無建設性的會議，才是問題的根源。徹底擺脫沒效率的工作習慣，才是創造更多時間的開始。

Tips 記錄時間使用狀況，減少不必要浪費

管理大師彼得‧杜拉克（Peter Drucker）指出，高效經理人著手工作時，不會一開始就先定計畫，而會先觀察自己實際使用時間的狀況，再設法削減非生產性的時間使用，最後致力於合併零碎的自由時間。

1.時間的記錄：每天如實地記錄工作上發生的事情，而且要當下記錄，不可根據事後回憶，以免失真。

2.時間的管理：透過以下3個自我提問，找出非生產性、浪費時間的活動。

■(1)「完全不做這些事，會發生什麼事？」如果答案是「沒有影響」，立即停止；

■(2)「哪些事是部屬可以做得一樣好或更好的？」如果有，就交給對方；

■(3)「在我所做的事情中，有哪些對別人毫無貢獻，甚至是浪費時間的？」如果有，立刻停止（例如，將要求部屬出席每一場部門會議的規定，改為業務相關再出席）。

3.時間的合併：將日常業務、開會等瑣事，集中在特定時段（例如每周二早上），讓自己擁有一段較長的時間處理真正重要的事。

資料來源：《有效的經營者》，協志叢書出版