老闆要你明天上台簡報？幸好有「簡報SOP」，現在準備也來得及
摘錄自：經理人月刊電子報 2015/4/30
2015-04-27 16:53 作者 王永福
上台前人人都會緊張，準備的過程有助於減緩緊張的情緒。然而準備是需要時間的，也許你會遇到一個現實問題：「工作很忙，沒有充裕的時間準備，該怎麼辦？」
以前受雇於企業時，我也曾臨危受命，接下主管緊急指派的任務，一小時後上台進行一場重要的簡報。即使現在擔任專業顧問，有時仍會忙到分身乏術而沒有充裕的時間準備。像這樣遇到時間緊迫的情況時，如何在台上仍有水準以上的表現呢？
面對壓力的標準操作流程
我的答案是：依照「上台的SOP」（標準操作流程）來準備！上台只要有這份SOP，即使時間壓縮到非常有限，還是有辦法從容應變，不至於丟三落四。當時間不足時，它能幫助你快速掌握準備的要點，不用慌張；當時間充裕時，它也可以協助你釐清核心問題，不會白忙。以下就是「上台的SOP」，遵循它的四個步驟，將有效克服時間的難題。
1. 找到觀眾的需求
不論上台後如何呈現內容，一開始一定要站在觀眾的立場思考：我希望觀眾記得什麼？為什麼這些東西是重要的？我能解答觀眾內心的疑惑嗎？這場簡報、演講或課程有什麼價值？對觀眾有何意義？先把這些問題想清楚，接下來的準備才不會失焦或偏離。
2. 善用架構
在時間壓力下不容易有創新之舉，這時不妨將內容套入常用架構，例如：人事時地物、人機料法、5W2H、行銷4P、五力分析……。只要找到合適的架構，整體就有系統且條理分明，觀眾不會感到茫然，而會認為台上的你是有備而來的。
3. 準備素材
評估有沒有時間準備上台的素材，例如投影片、表格資料或其他輔助工具。由於時間有限，不用準備得太多或太複雜，可以先找找過去的檔案資料，例如參考以前上台簡報的投影片，這樣可以節省設定格式的時間。記得一定要確認，是否有設備方面的需求？會使用投影機或白板嗎？器材的連接有沒有問題？儘管時間有限，相關設備一定要事先測試，以免上台後才發現問題，讓情況雪上加霜。
4. 開場與結尾
這是最重要的兩個關鍵，能讓觀眾留下深刻的印象。臨上台前一定要想清楚，務必一開場就打到重點，以好的破題吸引台下注意力，讓觀眾對接下來內容有所期待。到了結尾時，歸納結論並再次重申重點，加強觀眾的記憶。
別讓「沒時間」找上你
除非萬不得已，真的不建議臨時抱佛腳。只要情況許可，最好為自己多留一些準備時間。通常你所認為足夠的時間，實際上需要兩到三倍才真正充裕。別花太多時間在投影片的製作上，結果忘了做整體的練習，那會得不償失。想好如何開場，套上常用架構，並配合適當素材。只要你準備的內容貼近觀眾的需求，即使時間緊迫，仍可有水準以上的表現。
圖片來源/Shutterstock
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