如何讓團隊自動自發回報進度？
摘錄自：經理人月刊 電子報 2014/2/27
作者 / Bryan Yao
前幾天和一位老友聊天，他也是位創業者，兩人自然地聊起了管理問題。為了讓公司有更健全的制度，他花了很多時間閱讀管理書籍，自己去外面上課，也為員工報名不少管理課程，包括我們的課程在內。
在他的努力之下，公司的專案都有很好的規劃，大家都很清楚知道自己該做什麼事情。唯一的問題是，執行進度總是不夠透明。每次他都得三催四請才能問到案子的現況。雖然有指派特定員工擔任PM或組長的角色，但專案回報的機制還是不太好，員工總是問一句才答一句。他很困惑，現在年輕人完全不介意在臉書透露自己的私事，有時候甚至還透明過了頭了！但為什麼更需要透明度的公事，要他們稍微update一下卻這麼難呢？
這其實是個很常見的問題，有解！但我們要先討論一下問題背後的成因。首先我得先幫員工說句話，要自動自發向老闆或是PM回報進度，是有非常多障礙要克服的，其中有實質的障礙，更有心理上的障礙。換句話說，除非管理者刻意做些什麼，否則，在自然的狀況下水只會往低處流，因為「不主動回報進度」對員工來說才是阻力最小的一條路。
因為站在員工的角度，「主動回報進度」真的很令人傷腦筋啊，因為：
1.
提早完成工作，有可能會被交辦更多的工作！我稱之為「好媳婦效應」。有兩個媳婦一個很乖巧一個很奸巧。乖巧的媳婦很可能家事做到死，說不定還被婆婆嫌。奸巧媳婦雖然評價不高，但至少什麼都不用做！
2.
太早把工作做完，被發現手腳很快，下次老闆給的deadline就更緊了！這跟上面的擔憂很像，總之又是個「優秀員工被老闆處罰，差勁員工可以處罰老闆！」的例子！
3.
工作雖然完成了，但誰能保證做到100分呢？傻乎乎地去回報，萬一被挑出錯誤，豈不囧了！就像參加考試嘛，反正時間是固定，提早交卷又不會加分，所以老師都要我們撐到最後一秒，就算趴著睡覺也好！
4.
提早交件，離最後deadline還遠，老闆就會有空帶起老花眼鏡仔細看，一個字一個字地挑。挑錯也罷，萬一龍心大悅，這邊加個花邊、那邊換個字形，沒完沒了地鍍金，豈不永遠做不完了。趕在最後一刻交，因為沒時間了，反倒可以一次過關。
5.
有些PM沒有實權不說，有時候連年資、官位都比團隊成員還低（我就見過某科技大廠PM全是20多歲的妹）！要他們去詢問成員的進度，等於要他們冒著賠上人際關係的風險，更何況是專案出問題的時候。出來上個班，誰想當「抓耙子」呢？
6.
當專案狀況不好的時候，要員工主動去報告壞消息，等於是冒著被老闆遷怒燒身的風險。不過出來上個班，嗯…這剛說過了！我想到希臘神話裡有個海克力司（Hercules）是個戰無不勝的英雄，有次他老婆得知海哥是為了某個正妹才發動戰爭，醋勁大發之下，送了一件用毒血泡過的緊身衣送他，並派傳信兵Lycas送過去。結果Hercules一穿上毒衣，全身如萬蛇鑽心，卻也脫不下來，一怒之下便把毫不知情的衰郎Lycas摔死丟進海裡。這故事告訴我們，男人千萬不要亂穿緊身衣（自己不穿也不要去旁觀），還有就算是希臘的大神也還是有「遷怒」的情緒問題，還有誰會愛公司愛到願意去扮演Lycas的角色呢？
所以你看看，不管專案進度好還是進度壞，主管雙手叉腰卻肖想員工會自動自發跟你回報進度，實在是太一廂情願啦！這時候有為的老闆或主管們，應該身先士卒好好重塑一個有利於專案回報的環境和系統，才有機會改變現狀。做法分為「推」和「拉」兩個力道，「推」是建立規則，「拉」則是創造誘因。
「推」：建立完工規則
不管你有沒有讀過PMBOK，是否考上PMP，有個重要觀念請務必記得。在「專案規劃」階段，其實就要把「將來如何回報進度」這件事考慮進去。換言之，「成員進度回報」本身就是專案必須完成的工作之一。我們在太多個案中發現，不少管理者僅考慮完成產品或服務所要做的事情，卻徹底忽略了「進度控制」本身也是必須的工作。簡而言之，很多進度管控上的缺失，是肇始于在「規劃階段」忘了涵蓋進度回報工作。
大家應該都看過日本的大胃王比賽節目。假設今天我們來比吃蕎麥麵好了，主辦單位一定會規定參賽者幾件事情：吃完後湯亮空碗並疊在面前、喊出「再來一碗」的指令、如果是計時賽，最終還要「按鈴」才算正式完成。基本上你光會吃還不夠，還得依規定完成收尾回報的動作，才能達成傳說！
回到專案工作上，每件工作接近尾聲時，如何定義完成（亮空碗）？完成後如何交接（表示要下一碗）？如何進行回報（按鈴）？這些動作都要像大胃王比賽一樣，事前先向專案成員講清楚才行。看到這裡，你可能覺得這樣非常麻煩，專案工作已經那麼多了，還要一個個去制定完成時的細節！其實沒你想的那麼複雜，多數案子我們只要針對重要的產出物（Deliverable）相關的工作加點工即可。主管們一定要主動制定這類的遊戲規則，讓團隊成員有個明確可遵循的依據，畢竟很多情況下不是員工不報進度，而是公司在這方面沒有明確的做法，員工因為有前面所說的六項擔憂，只好紛紛選擇擠牙膏回報法：你擠一下，我報一點的方式。
另外，對於沒有實權的PM來說也可大大喘一口氣。他們不需要挨家挨戶地懇求成員做進度回報，成員只要照著公司標準制度來走即可，上層自然可以掌握真實的進度。如此一來，PM在團隊成員心中，也才能擺脫「老闆鷹犬」的稽核者角色，真正為團隊合作發揮一些貢獻。
「拉」：成就感視覺化
記得幼稚園的時候，老師都會在教室牆上貼「榮譽榜」，每位小朋友的名字下面則貼上「榮譽貼紙」。不要小看這樣的激勵方式，隨著自己累積的貼紙越來越多，真的會激發出強烈的成就感。人類是從自然環境中演化而來的，我們對於看得到摸得到的具體的事物遠比抽象概念更有感覺，不管是便利商店的集點貼紙、一本寫得密密麻麻的手札、貼滿各國行李標簽的旅行箱、還有，Scrum管理中的「任務板（Task Board）」也算，都是把抽象的事情，轉化成具體指標的例子。相信我，你的專案中或許沒有幼兒成員加入，但每位成員看到自己的辛苦轉換為視覺化的「好孩子貼紙」絕對都會大受鼓舞。
實際上怎麼做呢？這篇（簡單好用的專案管理看版）有提到更多細節和工具，這裡就不多談。但我想提醒兩個敏感話題：一是「獎懲」，二是「競爭」。首先我們要記住，這看版的初衷是將抽象的專案進度化為具體的形象，激勵成員主動回報進度，提升專案透明度。但如果主管把看板上的訊息當成評估員工的標準，那就要三思了。若有員工的「好孩子貼紙」少得可憐，身為主管的你應該去協助解決問題，而不是把他歸類為「壞孩子」藤條伺候。要是你真這樣做，很快你就會發現這看版「如你所願」貼滿了貼紙，然後你的專案將重新墜入五里霧中。
關於競爭也是一樣，在多團隊的環境中，若用專案看版來評估誰贏誰輸，最後輸的一定是主管自己。所以進度看版要完全公開或僅供個別團隊參考，是主管要思考的一個課題。
說完「推」與「拉」兩種方法後，我想再對主管們補充一點，所有專案控制的手法都有一個大罩門，就是：如果你用專案進度資訊來評斷員工個人績效，很快地你將失去真實的資訊。如果獲得專案透明度真是你的首要之務，那你應當建立起員工的信任，讓專案進度與員工績效脫鉤（員工績效總有其他方式來評估衡量），否則，當專案出現異常，主管永遠會最後一個被告知。
最後，也要對身為專案成員的朋友說一句，其實主動向PM或主管回報進度，乍看之下讓人倍感焦慮，但從長線看來，這其實是你建立優勢的第一步，也是所謂「向上管理」很重要的一環。這背後的道理說來話長，推薦這篇我親身經歷的小故事給你了（布萊恩的老闆洗腦術）。
【作者簡介】Bryan Yao
西北大學專案管理碩士。目前為識博公司合夥人與紐約市環保署顧問。喜愛的電影是Pulp Fiction，喜歡的樂團是Linkin Park。座右銘是Steve Jobs的Stay
hungry, stay foolish!
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