2014/2/19 「４招快速歸納法，管理資訊超效率」

４招快速歸納法，管理資訊超效率

摘錄自：天下雜誌電子報                        2014/2/18

2007-10-01 Cheers雜誌 作者：吳凱琳

對上班族來說，現在搜尋資訊的管道變多了，也更即時，但隨著資訊量的暴增，得花費更大功夫去整理和消化。面對雜亂而龐大的資料，該如何整理出頭緒？面對成堆的文章，如何在短時間內抓住重點？４招快速歸納，讓你管理資訊超效率！

對現代人來說，資訊發達是幸福，也是痛苦。搜尋資訊的管道變多了、也更即時，但是隨著資訊量的暴增，得花費更大工夫去整理和消化。

有效閱讀與吸收

首先，光是閱讀蒐集到的資料，就要耗掉不少時間，而且往往看到最後，不是忘了前面看過的內容，就是腦袋裡塞了太多資訊，變得混亂不清。

閱讀資料也需要有方法，但是你不需去學速讀，也能大幅加快閱讀速度。

1.排除所有可能讓你分心的事物。

閱讀要有效率，必須有很高的專注力，盡量在不受干擾的環境、或選擇某個完整的時段閱讀資料。如果注意力不集中，容易讀過即忘，又得重新開始。

2.隨時記下重點。閱讀時要手眼並用。

當你取得任何的文件或資料，立刻花幾分鐘的時間瀏覽全部的內容，同時用螢光筆或彩色筆劃重點，像是重要的人名、地名、刊物或一段話。

你也可以在空白處寫下這篇文章的重點，或是使用適當大小的便利貼，日後要找資料時，就可一目了然這篇文章的內容，不需要再從頭看到尾。

3.適當休息。

根據研究，每閱讀完1小時休息5分鐘，可以大幅提升閱讀的效率。不僅避免疲勞，同時可以趁這5分鐘消化剛剛閱讀過的資料，或趁機記錄你認為重要的部份。

4.善用心智圖。

雖然心智圖（mind map）原本是用來訓練個人思考與聯想力的工具，不過也可以用來強化自己的歸納整理能力。

《有效生活》（The Optimized Life）的作者金?羅奇（Kim Roach）建議，每讀完一本書或一篇文章，便可採用心智圖的方法，把整本書或整篇文章的內容濃縮成一張圖。

筆記管理好，檢索沒煩惱

筆記也是資料整理的重要工具之一，但我們通常不會花太多時間去思考如何「管理」筆記的內容。

日本《超效率資料整理術》作者熊谷正壽認為，筆記不僅僅是讓你隨時可記下有用的資訊而已，最重要的是必須方便你日後查詢與檢索。

因此最好選擇活頁式筆記本，可以隨時調整前後順序，而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙，並在每頁活頁紙的上方標明：「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」，或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊，方便你事後查詢。

另外像是開會時，通常你會記下必須親自處理的事情、待解決問題、或其他待辦事項等，你也可以在每件事的前面加上方格，日後問題一旦得到解決或事情完成時，便可在方格內打勾，如此便能確實掌握有哪些事情尚未處理，不會有任何遺漏。

歸納編號，去蕪存菁

當你閱讀及記下大量資料後，要如何去蕪存菁、歸納整理出你真正需要的內容？如今為專職作家、出版過《總統是我家親戚》、《台灣西方文明初體驗》、《囍事台灣》等書的陳柔縉，有非常寶貴的經驗。

她曾經為了蒐集撰寫《囍事台灣》這本書的素材，花了不少時間從日本到台灣，跑遍各大圖書館、進行採訪、蒐集大量資料。

前期準備時間長達多年，但是面對成堆的資料，陳柔縉卻可在極短時間內，很有效率地篩選出可用的素材。

她的方法便是重新把所有資料看過一遍，把她認為可以寫成書的資料或是重點進行編號，再把這些編號重新寫在另一張紙上，變成綱要，最後根據這張綱要的內容，擬定書籍的大綱。

此外，為了以後寫書需要，她隨身都會攜帶一疊紙卡，如果看到任何有趣的事物、資訊或是人，就會立即寫在紙卡上，並在右上角標明類別，有空時再依照不同類別歸類，等到某一類別的紙卡到達一定數量時，就可以成為一本新書的主題。因此，她隨時隨地都有好幾本書的素材。

多花些時間，事前做好規劃，即使面對再雜亂的資訊，你也能快速歸納重點，找到你要的內容。