2014/2/13「表格工作術，再忙亂也不出錯」

表格工作術，再忙亂也不出錯

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/2/13

整理‧撰文 / 陳清稱

文章來源 《經理人月刊》「活用損益表」

奧地利偏遠山區，一名小女孩墜入結冰的池塘，半小時後被救起，沒有心跳、呼吸，當地醫療團隊憑藉著「檢查表」（checklist），在醫療設備極度欠缺下，30分鐘內執行上千個步驟，最後成功救回小女孩；日本現場管理大師三木雄信透過繪製「工作分解圖」，協助許多主管確立目標與任務、建立管理點，讓主管釐清部門功能與不同階層的關鍵績效，建立高效團隊、將工作減少40%，效率與績效反而大幅提升，不再整天忙得團團轉；專案經理人使用「甘特圖」（Gantt chart）控制專案進度、安排各項工作，讓專案經理人掌握預期進度與實際狀況間的落差，及早發現造成專案延遲的問題所在，並加以改善，如期完成複雜任務。

這群分屬於不同領域的專業工作者，都使用「圖表」做為思考與溝通的工具，並且獲得超出預期的成果。

從例行公事中解放，創造更高價值

為何圖表具有如此強大的功效？原因很簡單，因為知識愈來愈複雜、分工愈來愈細緻，而人的時間有限、注意力也有限，一忙一亂，就會忘、就會漏。就好像收拾明天要出國用的行李，如果臨時才一邊想一邊收，難免掛一漏萬，但是如果事先就寫好一張檢查表，按表操課就好，快又有效。

《模式化工作術》作者信太明指出，職場工作者每天都必須面對許多例行事務與瑣事，仔細分析，其中有高達75%的工作，其實都可以「模式化」（template），也就是建立範本的概念，事先把重要的格式、基本的資訊建立起來，就可以節省時間、加快工作節奏。

擅長使用模式化工作的人，往往可以發揮80/20法則的效益，只需花25%的時間在75%的例行事務上，而其餘75%時間，就可以用於25%可創造高附加價值的工作上，讓自己成為高效能的工作者。

反之，不懂得善用模式化工作的人，面對例行事務與瑣事時，每次都要從零開始，耗費大量時間在那些已經被重複做過好幾次的工作，導致時間不夠用、效能低落。

採用模式化工作還可提高正確性，毫無遺漏地完成工作，甚至將自己的工作交給別人處理，也不會出錯。

例如，將提案企畫表、一周計畫表等事先格式化，等到要用時再拿出來複製套用，若是遇上與過去狀況不同時，也只需要以製作好的圖表再加以修改即可，遠比每次都要從零開始來得更正確、迅速。

嚴格來說，複製格式最大的效力其實是複製「最佳實務」（best practice），讓企業中過去只有少數人才能從事的高附加價值工作，經過分析、整理加以模式化後，就能成為任何人都可以勝任的工作。

例如，將公司內超業的工作祕訣，或是將只有資深業務才知道的客戶訊息，透過日報表、客戶調查表等，將關鍵訊息分享給公司內所有人，就算是菜鳥業務也能迅即上手。（參見【圖表】）

建立工作圖表範本，效率大提升

「記錄，是將工作模式化的第一步。」信太明說明，工作者可將過去的經驗（不論失敗或成功）與數據資料保存下來，依5W2H原則釐清「工作目的」，再將「達成目的的要素」按照時間序列或大中小分類，最後將分類的項目寫成檢查表或手冊，分別填入有效的方法、注意事項等自己經歷過，或錄保存下來的見解與訣竅，就可以形成「○○工作的圖表範本」。

信太明指出，將工作模式化過程雖然會耗費時間，但只要一建立好範本，便可在日後大幅提升工作效率。

《A4一枚工作術》作者三木雄信則提醒，不論是哪一種圖表，都必須包含「目的」「該做的事」與「期限」3個要素。例如，在會議通知表中，會議目的欄裡寫「追蹤第一季目標與現況落差」，就比「有關新商品」來得明確許多，可以明確提醒與會者在開會前，準備好與第一季業績相關的資料。

不論是職場老手或剛入行的新鮮人，三木強調，運用圖表將工作化繁為簡的技巧，任何人都能輕鬆學會、上手。