工作效率倍增 向加班說再見！
利用上班前整理桌面與工作排序，在上午就把重要的事項完成，或利用郵件標示功能管理郵件…，只要幾個小方法，工作效率就能超乎想像！
Work Hard，不如Work Smart
摘錄自：Career職場情報誌 電子報
2014/1/15
撰文◎林郡妙
只要工作方法夠聰明，工作量再大，還是可以有效率完成
很多公司為了成本考量，一個員工當兩個人用。忙碌，已是現代人的工作常態，「早點下班」也成了遙不可及的夢想。
其實，若工作方法夠聰明，工作量再大，還是可以快速有效率完成。以下幾個行動計畫，可幫助你在新的一年逃離「加班煉獄」。
行動計畫1－把握工作前的1分鐘
多數的學習高手或時間管理專家，都建議要好好把握通勤、午休、睡前等零碎時間，只要運用得當，短短幾分鐘也大有可為。
32歲便達成年收2千萬日圓〈約台幣600萬元〉目標的後藤勇人，靠的就是善加利用每天早晨短短的1分鐘，為自己帶來巨大的助益。
他在《早上1分鐘的習慣，改變你的人生》書中舉例，上班族搭車通勤時，只要花1分鐘看看車內廣告，或觀察同車的乘客在做什麼，往往可激發許多工作上的靈感。而開始上班前，先用1分鐘將桌面整理乾淨，對於工作效率也大有幫助。或是抽出1～3分鐘，將當天的待辦事項寫下來、決定處理的先後順序，如此可使做事更有條理，也可掌握一整天的工作流程，對提升生產力相當有效。
行動計畫2－打造可以專心工作的空間
日本員工教育訓練專家藤井美保代在《主管交辦的工作一次就OK！》書中也提到，雜亂無章的辦公桌，是滋生錯誤的溫床，因為紊亂的桌面，會使你難以集中精神在眼前的工作上，因此一定要把桌面整理乾淨，讓每件物品各就其位，並丟棄不必要的物品，讓桌面保持簡潔。應養成每次用完東西物歸原位的習慣，這個動作只需要花幾秒鐘，卻能維持一個可專心工作的環境。
藤井美保代指出，如果文件沒有隨手整理，日後找起來大費周章，甚至延誤理處理時機。不妨依照處理進度將文件分類，用「未完工」、「待回覆」、「已完工」3個資料匣分別管理，如此便可一目瞭然。
行動計畫3－在注意力黃金時段處理要務
除非是夜貓族，人通常在早上精神比較容易集中。因此，專家都建議在思路較清晰的上午時段把重要的工作完成，以免精神渙散發生失誤。藤井美保代提到，上班族還可設定幾個禁止他人打擾的「注意力集中時段」，用來處理數字計算、製作傳票等需要高度專注的工作。
當然，公司人來人往，要完全不被打擾並不容易，同事的干擾並非惡意，而是不知道你正在進行需要專注的工作。這時可在桌上貼出「請款單作業中」或「傳票作業中」等標示，讓同事察覺你在忙，就會配合避免打擾。
行動計畫4－善用標示功能 管理電子郵件
上班族每天都接到不少電子郵件，若不懂得郵件管理方法，不但浪費彼此時間，也可能遺漏回覆重要信件。
藤井美保代指出，大部分的郵件軟體，都具有可篩選未讀取郵件，或使用不同顏色標示郵件的功能。上班族應善用這些功能，提高郵件處理的效率，例如將已閱讀過但無法立即回信的郵件標示為「未讀取」，以提醒自己這封郵件尚未處理完成。也可將收到的郵件用不同顏色標示，像是將重要郵件標示為顯眼的亮紅色，以確保不會遺漏任何重要郵件。
而減少對方回信的麻煩，也有訣竅。藤井美保代建議，盡量將與同一事項有關的內容，彙整成一封郵件寄出，這樣對方只需要回覆一封信，就不會有所遺漏。
反之，若要與對方討論不只一個議題時，最好依不同主題，分成不同郵件寄出。若是都混雜在同一封信內，收件者就算能立即回答其中部分問題，但其他問題還需要進一步思考，就會導致整封信的回覆都受到延誤。
行動計畫5－別當冗長會議的幫兇
冗長的會議，也是偷走工作時間的一大幫凶。不少公司每天早上都有早會，由員工報告工作進度或討論今日事項，若報告者發言不太囉唆，必然會拖延會議進度。
因此，報告者請務必預先做好準備，備齊報告時用到的所有文件，上台前先行演練，以便報告時更有效率。進行例行性報告時，切記要長話短說，挑重點講就行了，以免主管不耐，也延誤大家寶貴的工作時間。
摩根投信整合行銷部副總邱可君建議，若是擔任會議主持人，最好預先提醒與會者「距離開會還有多少時間」，以確保大家能準時赴會。會議中，除了主持腦力激盪會議〈Brain Storming〉不應限制大家發言的時間，一般例行性會議最好提醒報告者控制時間，確保開會進度，以免會議陷入冗長的「無間地獄」。
－更多精采文章請見12月號(451期)Career職場情報誌－
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