《個人管理》
溝通的八個好習慣
摘錄自：EMBA雜誌電子報
2014/1/20
EMBA雜誌編輯部／文
和別人討論事情時，你習慣時時檢查手機簡訊和電子郵件，確保不遺漏訊息？和主管一對一談話時，你只扮演聽眾，不開口說話？閱讀電子郵件時，為了爭取時間，只看前一兩段就好？
小心，這些不好的溝通習慣，會成為你的職場殺手，扼殺了你獲得升遷或讓生意成交的機會。
管理書籍作者達穆（Kevin Daum）在公司雜誌（Inc.）指出，很多人以為溝通只是件小事，因而不知不覺養成了壞習慣。達穆提出八個建議，可以大大解決溝通的問題：
1.一次只做一件事。同時執行多重任務，對某些人來說可能沒有問題，但對談話對象來說，感覺很不好。無論你是當面或用手機和人談話，要專注地和對方交談，讓他們覺得自己重要，而且受尊重。
2.直視別人的眼睛。研究顯示，眼神的接觸會把真相和尊重傳達給聽者。在談話時直視對方的眼睛，比較容易和他建立良好的關係，並了解他的情緒。
3.詢問對方兩個問題。重要談話的目的，通常是為了傳達資訊，並釐清事情。如果沒有雙向溝通，就無法達到真正的溝通目的。
因此，在每個有意義的談話中，應該找出兩個具有挑戰性的相關問題，在結束談話前詢問對方。
4.把事情寫下來。雖然你可能認為自己能把一切事情記在腦海中，達穆建議，最好還是把大腦的空間用來作創新、進取的思考，而不是存儲你的待辦事項清單。寫下談話的關鍵要點，可以預防你談話時，漫無重點。
5.閱讀整封電子郵件，並做出回應。很多人只閱讀電子郵件的第一行。這樣做並沒有節省時間，反而是浪費時間，讓同事不得不發送額外訊息，來追蹤進展，而造成額外的工作和焦慮。閱讀完整的訊息，並回應所有重點，而且要確保你的回應簡明、切題。
6.訂出回應的時間表。安排例行的溝通，將有助於提升雙方的生產力，你也能知道何時可望獲得對方回應。花時間追著要求回應而不知何時才會得到答案，是令人沮喪的。
7.假設對方有最好的意圖。有時候，我們很難判斷對方的態度如何。這時，不妨一開始就假設對方的意圖是好的，如果有疑問，可用電話與他們再一次聯繫。
8.把事情做個結束。讓人們知道你已經收到訊息，不要讓他們一直等待或猜測。
文章來源：EMBA雜誌第329期（2014年1月出版）
沒有留言:
張貼留言