2015年12月23日 星期三

2015/12/23「專心工作才能火力全開!成功CEO的高效率法則,4個技巧幫助你準時下班」

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專心工作才能火力全開!成功CEO的高效率法則,4個技巧幫助你準時下班

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/23
2015-12-08 11:21  整理‧撰文 陳芳毓 

經理人 每日學管理 電子報 - 20151223 - 1



在組織裡,職位愈高,會議、行程就愈多,行事曆排得滿滿滿,工作又經常被電話打斷。當忙碌成為常態,絕非好現象,因為你可能會每天窮於應付緊急事件,無暇將眼光從現在拉到未來,對經營者來說,這其實是個重大警訊。

日本知名出版人松浦彌太郎認為,時時刻刻與他人緊密相處、溝通,就像陷入資訊與情緒的滾滾洪流中,「身處洪流中久了,就會看不清自己的位置,迷失自己的方向。」

日本星巴克(Starbucks)前任執行長岩田松雄也同意,認真工作固然重要,但從長遠來看,「暫時停下腳步,抽出時間來集中腦力思考」,才是正確做法。

1.日本星巴克前執行長岩田松雄:至少3小時的獨處時間

他認為,雖然每天都有許多零碎時間,但這通常只能用來「輸入」資訊;對於思考重要事情、寫一篇好報告等需要「輸出」的工作,至少需要3個小時。因此,在擔任星巴克及美體小舖(The Body Shop)執行長期間,他會要求祕書每兩周挪出3小時以上的完整時間,供他獨處思考。

2.日產汽車執行長高恩(Carlos Ghosn):早晨8點前,不排任何工作

雷諾及日產汽車執行長高恩(Carlos Ghosn)也會為了利用每天清晨思考,要求祕書不可在早上8點之前排定會議。

3.日本知名出版人松浦彌太郎:每10天留半天給自己

松浦彌太郎則是每10天留半天給自己,不見任何人。

他會一個人窩在辦公室,進入「什麼都不做」的狀態,並且藉機留意「最先浮現在腦海的念頭」──無論是公事還是私事,那通常是自己心裡最大的問題。松浦說,刻意騰出獨處的時間,好好面對自己,把問題想個透徹,才能及早化解小麻煩,避免累積成大問題。

4.卡內基大中華區負責人黑幼龍:設定「封鎖時間」

有一次,黑幼龍要寫一個複雜的提案。當時,他正要飛到上海去上課,便利用候機、搭機的時間寫提案,連轉機空檔也不放過,等飛機降落時,他已經完成整個提案,效率之高使客戶驚訝不已。

這個經驗讓黑幼龍決定,每當需要專心思考或寫文章時,就在門上放個牌子,寫著「封鎖時間」,謝絕任何訪客和電話。這個制度也推行到全公司,連主管也不能打擾桌上擺著「封鎖時間」的同仁。

5.聯強國際總裁杜書伍:利用睡前思考

睡前幾小時,杜書伍一定會用來準備或思考白天無法做的事。

還是小業務時,他會利用睡前準備資料,隔天提供給客戶;擔任部門主管後,他會在睡前思考制度規畫的細節;成為CEO後,晚上則是他思考經營策略的時間。公司發展穩定後,晚上就變成他用來寫文章、做教育訓練培養人才的時段。

他認為,多數人白天都很忙,只有當晚上獨處時,才能進行長遠的計畫與思考,這正是培養競爭力的時刻。

6.亞馬遜創辦人貝佐斯(Jeff Bezos):每周空出2天學習和感謝

貝佐斯將每周二、四列為「主動出擊日」(proactive day),在這兩天,他刻意不排會議,也不處理e-mail,只用來「學習」與「感謝」。他會去購物中心購物,觀察商店陳設,或觀察自家網站是否有需要改進之處。

多數時候,貝佐斯都認為自家網站是最好的電子商務網站,但是每逢周二或周四專心觀察時,他卻能在亞馬遜網站上發現平常被忽略的問題。趁著這兩天,貝佐斯也會觀察別家購物網站。

貝佐斯還會利用這兩天向別人致謝。他認為,致謝是一件重要但不緊急的事,經常被忽略,所以更需要在獨處時去做。

善用4個技巧,工作效率不中斷

如果工作與思考時間一直被打斷,就像拿把利刃不斷地切一塊蛋糕,切得太多次,蛋糕就會面目全非。如果能保持生產過程不被干擾,便能一路將效率拉到最高,在短時間內產出最大成果,這就是「一口氣工作法」,可以參照以下4個做法。


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1.製造不受干擾的時間

你可以試著提早1小時上班,或提早吃午餐,再趁同事中午外出時專心工作。

2.搬到不受干擾的空間

事務繁忙時,可以去無人會議室或辦公室安靜的角落工作。

3.已經熱身的工作就不要停

做了又停、停了又做,很難累積工作成果。當工作至「火力全開」之際,一定要堅定意志力,不要輕易中斷。

4.非停不可,就做到一個段落再中斷

如果必須離開位置,盡量不要更動桌上的資料擺設,以便回來時立即進入狀況。

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