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專心工作才能火力全開！成功CEO的高效率法則，4個技巧幫助你準時下班
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報 2015/12/23
2015-12-08
11:21 整理‧撰文 陳芳毓
在組織裡，職位愈高，會議、行程就愈多，行事曆排得滿滿滿，工作又經常被電話打斷。當忙碌成為常態，絕非好現象，因為你可能會每天窮於應付緊急事件，無暇將眼光從現在拉到未來，對經營者來說，這其實是個重大警訊。
日本知名出版人松浦彌太郎認為，時時刻刻與他人緊密相處、溝通，就像陷入資訊與情緒的滾滾洪流中，「身處洪流中久了，就會看不清自己的位置，迷失自己的方向。」
日本星巴克（Starbucks）前任執行長岩田松雄也同意，認真工作固然重要，但從長遠來看，「暫時停下腳步，抽出時間來集中腦力思考」，才是正確做法。
1.日本星巴克前執行長岩田松雄：至少3小時的獨處時間
他認為，雖然每天都有許多零碎時間，但這通常只能用來「輸入」資訊；對於思考重要事情、寫一篇好報告等需要「輸出」的工作，至少需要3個小時。因此，在擔任星巴克及美體小舖（The Body Shop）執行長期間，他會要求祕書每兩周挪出3小時以上的完整時間，供他獨處思考。
2.日產汽車執行長高恩（Carlos Ghosn）：早晨8點前，不排任何工作
雷諾及日產汽車執行長高恩（Carlos
Ghosn）也會為了利用每天清晨思考，要求祕書不可在早上8點之前排定會議。
3.日本知名出版人松浦彌太郎：每10天留半天給自己
松浦彌太郎則是每10天留半天給自己，不見任何人。
他會一個人窩在辦公室，進入「什麼都不做」的狀態，並且藉機留意「最先浮現在腦海的念頭」──無論是公事還是私事，那通常是自己心裡最大的問題。松浦說，刻意騰出獨處的時間，好好面對自己，把問題想個透徹，才能及早化解小麻煩，避免累積成大問題。
4.卡內基大中華區負責人黑幼龍：設定「封鎖時間」
有一次，黑幼龍要寫一個複雜的提案。當時，他正要飛到上海去上課，便利用候機、搭機的時間寫提案，連轉機空檔也不放過，等飛機降落時，他已經完成整個提案，效率之高使客戶驚訝不已。
這個經驗讓黑幼龍決定，每當需要專心思考或寫文章時，就在門上放個牌子，寫著「封鎖時間」，謝絕任何訪客和電話。這個制度也推行到全公司，連主管也不能打擾桌上擺著「封鎖時間」的同仁。
5.聯強國際總裁杜書伍：利用睡前思考
睡前幾小時，杜書伍一定會用來準備或思考白天無法做的事。
還是小業務時，他會利用睡前準備資料，隔天提供給客戶；擔任部門主管後，他會在睡前思考制度規畫的細節；成為CEO後，晚上則是他思考經營策略的時間。公司發展穩定後，晚上就變成他用來寫文章、做教育訓練培養人才的時段。
他認為，多數人白天都很忙，只有當晚上獨處時，才能進行長遠的計畫與思考，這正是培養競爭力的時刻。
6.亞馬遜創辦人貝佐斯（Jeff Bezos）：每周空出2天學習和感謝
貝佐斯將每周二、四列為「主動出擊日」（proactive day），在這兩天，他刻意不排會議，也不處理e-mail，只用來「學習」與「感謝」。他會去購物中心購物，觀察商店陳設，或觀察自家網站是否有需要改進之處。
多數時候，貝佐斯都認為自家網站是最好的電子商務網站，但是每逢周二或周四專心觀察時，他卻能在亞馬遜網站上發現平常被忽略的問題。趁著這兩天，貝佐斯也會觀察別家購物網站。
貝佐斯還會利用這兩天向別人致謝。他認為，致謝是一件重要但不緊急的事，經常被忽略，所以更需要在獨處時去做。
善用4個技巧，工作效率不中斷
如果工作與思考時間一直被打斷，就像拿把利刃不斷地切一塊蛋糕，切得太多次，蛋糕就會面目全非。如果能保持生產過程不被干擾，便能一路將效率拉到最高，在短時間內產出最大成果，這就是「一口氣工作法」，可以參照以下4個做法。
1.製造不受干擾的時間
你可以試著提早1小時上班，或提早吃午餐，再趁同事中午外出時專心工作。
2.搬到不受干擾的空間
事務繁忙時，可以去無人會議室或辦公室安靜的角落工作。
3.已經熱身的工作就不要停
做了又停、停了又做，很難累積工作成果。當工作至「火力全開」之際，一定要堅定意志力，不要輕易中斷。
4.非停不可，就做到一個段落再中斷
如果必須離開位置，盡量不要更動桌上的資料擺設，以便回來時立即進入狀況。
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