工作整理術：告別凌亂找回效率
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2015/6/10
口述◎翁靜玉 文字整理◎曾玉萍
學會「丟東西」
你是不是每天都在找東西？找鑰匙、找手機、找錢包？你知道每人平均每天花多少時間在找東西嗎？答案是20分鐘，換算下來，每年花在找東西的時間高達122小時！
日本人有個好習慣，下班的時候習慣將桌面整理乾淨，連文具都會一併收好，筆也一定會插回筆筒，不會將任何文件放在桌面上。沒有水的筆、沒有用的資料，該丟就丟掉，所以抽屜、桌邊櫃總是整理得很乾淨。
東西愈堆愈多，找東西的時間就愈多。不想花太多時間找東西，就要懂得如何丟東西，定期清理不需要的東西，讓環境愈單純愈好。
很多女生都有在皮包找不到東西的經驗。因為習慣將許多不必要的東西塞進皮包裡，路上收到的傳單隨手往皮包裡放，買東西的零錢往錢包裡丟，什麼東西都往裡頭放，東西愈多，找東西就愈花時間。
其實，皮包也需要分類管理，你可以在皮包裡放置一些小的整理袋，例如：1個小信封袋、2個錢包，和1個零錢包。其中一個錢包放信用卡、身分證等重要證件，以及千元、百元鈔票，準備平時花用，另一個備用錢包先放1、2萬元，以備不時之需，記得放在皮包裡最安全的地方。萬一平時用的錢包內現金已經用完，或是有些地方不接受信用卡，就可以動用備用錢包。
另外再準備1個放銅板的小錢包，以及1個小信封袋，餐廳的名片、計程車的收據，都可以收在這裡。晚上睡覺前先整理皮包，將不需要的東西丟棄，皮包變乾淨，找東西也會變得容易。
和網路「有點黏又不太黏」
現在很多年輕人智慧手機不離手，每天都在滑手機。事實上，網路、手機不離手，會分散你的注意力，看完一則新聞，馬上又連結到下一則相關新聞，Facebook的動態消息、You Tube趣味影片，彷彿永遠都看不完。其實你不必時時刻刻逛網路、玩手機，那是閒人消磨時間的玩意兒，剛進入職場的你，更應該做好時間管理。
每天早上先檢視自己的「拒絕清單」（Not to do list），時時提醒自己，別把青春浪費在沒有意義的事情上，例如：無目的地搜尋網頁、無目的地看Facebook、You Tube、玩手機遊戲，這些都會浪費你寶貴的時間。
此外，也不必時時刻刻回覆LINE或是簡訊，這樣容易讓人誤解你成天無事可做。每天只要設定3次回信時間，早上、中午、晚上各1次，如有需要回覆，看了信件以後立刻回覆，沒有時間回信時，寧可暫時不要看信，看了信件或簡訊不立即回覆，不但容易讓寄件者誤解，自己也必須浪費再次閱讀的時間。
早上出門上班前，我習慣先瀏覽手機，看看有沒有重要事件需要先處理，進辦公室以後，我會先查看公司的電子郵件，利用半小時的時間先回覆重要的信件，之後就不再看網路，直到中午用餐時間才會再上網，一面吃便當，一面看有沒有重要的事情需要優先處理。
依據經驗，如果真有緊急事件，大部分人還是會直接透過電話連繫，所以也不必時時查看LINE或是電子郵件。一天到晚上網，手機不離手，只會分散你的集中力，甚至因而得到「手機病」，晚睡晚起，做事沒有效率。
適度遠離網路，和網路有點黏又不會太黏，才能讓網路、手機成為你工作的好幫手，而不是讓你丟掉飯碗的小惡魔。
杜絕壞習慣
工作不再一團亂
美國杜克（Duke）大學一項重要研究顯示，大多數人每天約有40％的行為屬於「不良」習慣，這些不良習慣竟可以如骨牌般摧毀一個人的潛能。以下5種好習慣管理，讓你杜絕壞習慣，生活工作不再一團亂。
● 健康管理：身體健康是努力工作的本錢，而睡眠充足，適度運動則是維持健康的基本條件。
● 視覺管理：桌面太凌亂會讓心神紛亂，工作桌面或電腦桌面必須保持整潔，讓自己集中精神工作。
● 聽覺管理：寂靜的環境有助於思考，太過嘈雜容易讓心靈不安定，也會淹沒思考判斷力，所以很多企業老闆喜歡住郊區，作家喜歡找安靜的咖啡廳寫作，因為寂靜的環境，靈感容易湧現。如果無法保持在無聲的狀態，或是你習慣在有聲音的環境中工作，那也沒關係，播放一些自己喜歡的音樂，讓自己處在愉悅的氛圍中工作。
● 嗅覺管理：早上空腹工作或是午後工作一段時間後，你也許會感到有些饑餓，但千萬不要一面工作一面吃東西，一旦桌上擺放食物，食物的氣味會影響工作的情緒，工作效率也會降低。更何況一面吃東西、一面敲打電腦鍵盤，既不衛生，對健康也不好。如果想吃東西，應該先放下工作把東西吃完，然後再繼續工作。生活的段落應該分清楚，該工作就工作，該喝茶就喝茶，該吃東西就吃東西，該睡覺就去睡覺。
● 觸覺管理：電腦、鍵盤等跟手部有接觸的設備，盡可能選擇性能良好的工具，並保持乾淨。鍵盤打字按下去的觸感、電腦運作的流暢與否，都會影響你的觸覺感受和工作效率，營造好的工作環境，才能讓自己的工作更帶勁。
到處都是你的辦公室
未來的世界，行動辦公室當道，固定座位的辦公桌可能都變成奢侈品。在行動辦公室的概念下，員工進公司可以隨意找空位坐下，每個座位都配有電腦，但不專屬於任何人。在公司以外，公園、咖啡廳、高鐵、捷運上，都可以是你的行動辦公室。
搭乘高鐵出差時，不要只會發呆、睡覺，或是滑手機。你可以先演練待會要跟客戶進行的簡報，或者練習議價的技巧。拜訪客戶之後，在客戶公司轉角的公園、咖啡廳，或是高鐵回程的路上，趁著記憶鮮明，趕緊寫下客戶紀錄，不要非得等回到辦公室才寫。
我很喜歡搭飛機、坐高鐵，只要坐上有速度的交通工具，我就會想和速度競賽。搭乘高鐵時，我通常會做兩件事：第一是吃便當，我覺得高鐵的便當很美味；第二是喝咖啡，高鐵的咖啡早已收錄在我的咖啡口袋名單中，所以每次乘坐高鐵時，我都會一邊享用高鐵販售的美味便當，一邊喝著香醇的咖啡。但是在享受的同時，我也許會寫一篇文章，或是在筆記本寫下一些心得和想法：最近看了哪些書、發現哪些新鮮事？下禮拜想做哪些事？每次寫幾段，加起來可能就是下一次演講的講稿、上課的講義，或是即將出版的下一本書。
工欲善其事，必先利其器。選對工具是成功的開始，老舊的設備會拖累效率，應該捨得為自己的效率投資，利用雲端設備工具，包括手機、電腦，選擇更數位化、功能更多、解析度更高，上網速度更快的高效能工具，例如記者選高效能的錄音筆或是畫素高的數位相機；設計師選擇繪圖速度更快的軟體或電腦，都可以讓你事半功倍。
別再墨守一張固定的辦公桌吧！摩登新鮮人，在哪兒都可以上工，有了高效率的數位工具和網路的串連，高鐵、捷運、咖啡廳，到處都可以是你的辦公室。
－更多精采文章請見6月號(460期)Career職場情報誌－
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