2015年6月21日 星期日

2015/6/21 「主管當得這麼累 是你不會帶人!」

主管當得這麼累 是你不會帶人!

很多主管愈當愈忙,恨不得一天有48小時,不只累垮自己,部屬也無法成長。其實大可不必那麼累,適度放手授權,主管自己輕鬆,部屬也有成就感。

摘錄自:Career職場情報誌 電子報                     2015/5/13
撰文◎羅梅英

「交給部屬的工作,最後卻要我收爛攤子,氣死人了」、「部屬不成材,等我教會他,不如我自己做比較快」、「工作多到快爆炸,到底怎麼做才能輕鬆一點?」

不論高階或基層主管,大概都有類似的心情。工作多如麻,部屬卻無法「分憂解勞」,結果主管愈當愈忙、恨不得一天有48小時,偏偏又看不見部屬有所成長進步。

其實當主管大可不用那麼累,只要掌握以下訣竅,主管做得輕鬆,部屬也有成就感。

不累工作術[1]1-善用部屬強項,不必都親力親為

《做主管,管事不做事》作者丁凱斯莫尼根指出,「做得愈少,愈是好主管」,「如果你別親力親為完成所有的事,而是讓別人去做,你會成為一位效能更高的領導者。換言之,別再做牛做馬,而要開始領導統御。」

主管不需要介入例行性的事務,與其去做部屬可以完成的工作,更應該敦促、協助他們把工作做得更好,扮演促成者及協調者角色。

《主管不用做到死,下屬績效也能百倍奉還的用人術》作者堀之內克彥認為,「『我自己最努力』的人不適合當主管」,「主管被要求的應該是活用下屬的強項,做好工作分配,帶領整個團隊達成目標業績。」

不累工作術

2-幫部屬具體設定工作目標


愛普生科技品牌暨企業事務協理王玲(王民),身兼公關、總務、人事、法務等4個部門的最高主管,4個部門的業務大相逕庭,小至快遞費用簽核,大到人事規章規劃都是她的管轄範圍。

王玲(王民)認為,主管應該明確地讓團隊瞭解工作願景及使命,再協助員工訂下個人的工作目標及行動計畫,即使主管不在,部門業務仍能順暢運作、品質不減。

堀之內克彥認為,主管若要達成部門目標,不是靠自己更努力,而是靠下屬來達成才行,視每個人的能力,具體設定他們的目標。他寫道,「目標管理的真正意義不是管理目標,而是根據目標來管理,藉由設立目標這件事,讓下屬採取自律的行動,才是目標管理真正的目的。」

主管應向部屬清楚傳達部門目標乃至個人目標,說明如何定出這個數字、以及數字的意義,並且堅定表達,目標就是非達成不可的門檻,不容打折。

不累工作術

3-學習放手由部屬自行做主


有些主管即使已經交辦部屬工作,心裡還是非常擔心他們搞砸,遲遲無法放手、亦步亦趨地跟在部屬後面盯著,只差沒有搶回來自己做。

《主管應該管什麼》作者理查譚普勒提到,「假如你擁有一座很大的花園,想找一個園丁幫你管理花園。站在園丁背後看他整理花草一點意義也沒有,最好的做法是告訴他應該做些什麼,然後讓他自己去完成。」

王玲(王民)認為,主管應明確讓員工知道主管的目標期待,並依照進度檢視達成狀況。接下來,就是信任他們,放手讓他們去做。

王玲(王民)接總務部門第一年,按例秋節送禮需等王玲(王民)試吃過、再做決定,但她說明送禮所需掌握的大原則後,便放手讓部屬自行做決定。部屬很開心主管信任他們,也願意學習自己做主,形成良好的正向循環。

王玲(王民)授權4個部門經理,無論他們做了什麼決策,王玲(王民)就是支持。這對主管來說並不容易,「當成果不如預期、表現打折扣時,主管必須承擔這個責任。」

部屬的經驗與素養不如主管,授權當然會有風險,主管應該思考的是,要如何把風險降到最低、負面影響控制到最小。

王玲(王民)曾經歷一段學習過程,練習如何放手、不出手干預。例如部屬做簡報或報告時,字型不好看,王玲(王民)忍不住想修正。但她立刻提醒自己,這無關對錯,干預會讓部屬失去自信心,破壞雙方互信。

不累工作術 4-提升工作價值感,讓員工更有勁

每個人都希望自己受重視,對組織是有貢獻的人。王玲(王民)強調,「主管應該激發員工潛能,找出每個人在團隊的最佳位置,如此一來,工作就會有意義感。」

《主管應該管什麼》提到,主管應該讓部屬「相信自己的工作具有影響力,而且團隊很在乎他所做的工作。」自我價值感提高,工作就會更有動力。

王玲(王民)接任總務主管,第一件事就是,扭轉總務給人打雜的印象,提升總務的工作價值,讓同仁們工作更有勁。

王玲(王民)將總務從勞務提升為服務性質,成立「商務中心」,提供公司內部會議及活動相關服務。各部門只要提出需求單,商務中心就會依據會議目的、性質、預算,做不同的布置,軟硬體皆不輸五星級飯店,歡迎立牌、桌布、銀盤、整套瓷盤一應俱全。活動完畢還會做顧客意見調查,作為改進服務的參考。迄今已舉辦過33場會議活動,以北市五星級飯店租借場地的費用來估算,成功幫公司節省100多萬元。

以往總務部認為自己的工作不專業、只是打雜,王玲(王民)告訴部屬:「你就是大堂經理!」當他們發現自己工作的價值,就會開始主動關照一些小細節,如桌上有水漬立刻擦拭、盆栽落葉馬上撿起來。而王玲(王民)也投稿到愛普生日本總社的刊物上,讓全球分公司都知道他們所做的事,大家做得更有成就感了。

不累工作術 5-開會談公事嚴格控制時間

王玲(王民)掌管的部門中,以總務及公關業務最繁雜,公關部一年平均辦60多場活動,王玲(王民)忙碌的程度不難想像。但她還是可以每天6點準時下班、回家煮晚餐;若真有做不完的公事,晚上以後再開始第二輪工作。

王玲(王民)指出,為了在有限時間內掌握每個部門的業務,時間控制格外地重要。她的原則包括:

 ●大部分會議控制在1小時內結束,除非是年度大案子,才放寬為1.5小時。

 ●臨時性的談話、部屬來掛診,控制在5 ~10分鐘內,「簡單、技術含量低的事,就是快速解決、立刻裁示」。

 ●與該次會議或談話主題無關的訊息不接收。

 ●會議或談話,一定要得出明確結論與時間表,以利後續執行。

不累工作術 6-公開行事曆,行程大家看得到

王玲(王民)負責管理4個部門,光是約時間就要比別人多花4倍時間處理。她有一招時間管理的妙法,就是將自己的行事曆開放。

王玲(王民)30分鐘為一單位,開放個人行事曆,但只有一個人可以編輯行事曆。另外,如果部屬發出會議邀請,只要王玲(王民)按同意,行程就自動填入行事曆。

王玲(王民)表示,公開行事曆的好處是,部屬看得到主管的工作狀況,包括當週的重點工作以及時間分配,也看得到休假或出差行程,有助於部屬在安排開會或邀約時,節省來回確認的時間。當她忙著開會時,也不會被同事電話打擾。

公開行事曆另一個好處是,可以提示接下來的工作重點,讓部屬預做準備,例如看到「新年度事業計畫會議」,部屬就知道要開始整理年度考績了,並準備新年度的提案。如果看到王玲(王民)即將休假或出差,則會加快手上工作,趕在她出差之前呈報。

不累工作術 7-「交付工作」取代「指示工作」

《交辦的技術》作者小倉廣認為,「把工作交辦出去」,是當主管的人第一件要學的事。

「藉由交辦工作,主管才能提升效率,能將工作交給部屬,表示主管能依照預定計畫進行原本的職務。」主管不必再為「昨天」和「今天」的工作所苦,而能集中精神在創造「與今天不同的未來」。

王玲(王民)今年接掌人資部,善於授權給部屬的她,花最多心力在策略規劃上,思索公司未來5年、10年需要何種人才,以及如何培育人才,包括開辦語文課程、提供員工國際實習機會等。

小倉廣提到,「大部分主管都是以『指示工作』來代替『交付工作』。」主管常犯的錯誤是:只把工作交託出去,而沒有把責任交給對方。這樣並不算真正把工作交辦給部屬,只是指示一部分的工作給部屬而已,責任還是得由主管承擔。

小倉廣強調,「固定且重複的工作,應該一律交給部屬,不只是工作內容,而是工作責任!」

不累工作術 8-別只交辦雞毛蒜皮小事

交付工作給部屬,主管不只變得輕鬆,還能培養部屬能力。《交辦的技術》提示兩個交辦的原則:

 ●慎選所要交辦的工作:不能因為對部屬沒信心,就只讓他做些毫無挑戰性的工作;「伴隨一定責任的工作」,對部屬而言才是適當的挑戰。

 ●讓部屬的能力發揮到極致:不要低頭拜託部屬接下工作,既然把任務交給他,就必須要求部屬使命必達,不能有「做不好也沒辦法」的想法。要讓部屬體會工作的辛苦和價值,才能從中獲得成長。


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