學會5個抽屜管理法 你也能3點準時下班
摘錄自：能力雜誌電子報
2015/1/21
文/呂玉娟
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| 知名人壽業務總監駱碧鶯 |
從會計轉行保險業務，在沒有任何基礎的狀況下，一路學習，從業務人員、主管、經理、處經理晉升到總監，曾經每2至3年就發展出1個通訊處，知名人壽業務總監駱碧鶯努力工作、腳踏實地，做事有條不紊，是一位在職場上發揮價值的女性。但令人難以相信的是，駱碧鶯每天工作的時間不到8小時，還將工作與家庭兼顧地妥妥貼貼，老公跟婆婆都讚不絕口，她是怎麼辦到的？
彈性調整 兼顧家庭與工作
談起踏入壽險業的緣起，駱碧鶯表示，當年在學校學的是會計，畢業後在一家貿易公司擔任會計，很得老闆的器重與信任。然而，每當她跟老師提出想上課進修的念頭時，卻總是被拒絕。對於想追求成長的她而言，總覺得自己的學習成長之路被阻絕了，於是萌生離職的念頭，但卻不知道未來的路該往哪裡走。當時有一位保險業務人員常到公司拜訪，從保險業務員的口中聽到了不一樣的世界，讓駱碧鶯覺得很有趣，「我很喜歡和她聊天，她接觸各式各樣的客戶以及各種的學習，讓我發現我的世界太簡單了，除了家裡就是公司。」這樣的機緣，促使26年前、35歲的駱碧鶯，由會計一腳跨入壽險業。
「但其實，我先生和媽媽都不贊成這個決定。」駱碧鶯解釋，母親認為她的個性不適合做業務，先生則是怕影響家庭生活，不過她卻用可以兼顧家庭生活的理由說服先生點頭，「我跟先生說，業務工作時間比較彈性，更能夠照顧到家庭。當時我的小孩念幼稚園，我每天晚上6點下班，趕去接小孩時已經將近7點，我的小孩總是最後一個離開幼稚園，如果我做保險業務，時間比較彈性，可以每天在小孩4點放學時準時去接他。」
而踏入壽險業26年來，駱碧鶯也的確讓先生刮目相看，將工作與家庭都經營得很圓滿，更讓先生由反對到贊成，甚至幾年後也跟著她一起投入壽險業務，成為並肩作戰的事業夥伴。能在忙碌的工作中取得平衡，兼顧家庭，駱碧鶯說，成功的要訣很簡單，就是高度自律與妥善的時間管理。
分秒必爭 妥善管理時間
「一開始，因為每天下午4點鐘要準時接小孩放學，我的工作時間大約只有早上9點到下午3點左右，要學習保險專業、要開發客戶，還要兼顧家庭，我沒有時間可以浪費，所以更要做好工作規劃及時間管理，提高效率。」駱碧鶯強調。
由於時間的限制，駱碧鶯鎖定上班族作為開發的目標客群，「我的客戶都是上班族，我和客戶說明我的狀況，4點要接小孩，周六周日也要照顧家庭，大部分客戶也能理解，他們也有家庭生活，也不希望我占用到他們的下班時間。」此外，駱碧鶯非常重視洽談的效率，不會東扯西扯，與客戶洽談1次、頂多2次就把案子談成，以節省自己與客戶的時間。
駱碧鶯指出，「壽險業發展有兩條路徑，一條是經營好客戶，讓客戶量源源不絕，另一條路則是發展組織，增加自己的影響力，業務的累積也可以加速。」駱碧鶯選擇的是發展組織這條路徑，因此做了10個月的業務後，她就開始建立自己的團隊，「也算是滿幸運的，在我離開1年後，前公司因周轉不靈倒閉，於是我引介了2位前同事和我一起工作，她們看到我的改變，也願意一試，從2位開始，之後持續不斷有新成員加入。」駱碧鶯說道。
一路由主管、經理、處經理晉升到總監，在組織增員及業績雙重的要求下，駱碧鶯全力以赴，曾經每2至3年就發展出1個通訊處，隨著組織越來越大，責任越來越重，對上對下的會議不斷，更需時間管理以維持工作效率。駱碧鶯強調，從業務員到處經理，隨著工作職掌及業務屬性的不同，就應該有不同的優先順序與時間配比，事情也應根據緊急性及重要性來區分。
駱碧鶯指出，時間管理要做得好，與個人習慣有很大的關係，「每件事都有期限，有些人的習慣就是事情還有時間就先擺著，明明可以順手先處理起來的事，就擱在一旁，等到事到臨頭才開始處理，由於時間緊迫，萬一有狀況產生，沒有轉圜的餘地，人就會開始焦慮，這其實是很不好的習慣，就像以前念書時，有些人的寒暑假作業一定要拖到最後幾天才趕工一樣，要做好時間管理，需要從改變習慣做起。」她正色地說。
設定目標 自律為績效之母
要達到高效率，除了做好時間管理之外，自律與目標設定也很重要。駱碧鶯以自己為例。「我固定每周一、三、五早上開早會，每次約1個半小時。即便是不開會，我每天也一定進辦公室，就算與客戶有約，我也不會從家裡過去，因為先到辦公室自然而然開啟辦公模式，蓄滿電池，進入備戰狀態。」駱碧鶯笑著說。
再者是設定目標，願意為自己負責。「意願很重要，事在人為，如果你把目標定出來，下定決心一定要做到，全世界會為你開路。」駱碧鶯強調，「達到目標並沒有那麼難，最怕的是你連想都不敢想、連夢都不敢夢，自律為績效之母，例如自我要求每天一定要見幾位客戶，每天打多少通電話，每個月要創造多少業績等。天生的超級業務員是有，但沒有那麼多，絕大多數的成功都是從一次又一次與客戶接觸中磨練與累積出來的。」駱碧鶯肯定地說。
走動管理 塑造高績效團隊
駱碧鶯也將善用時間管理、高度自律、設定目標的工作模式，運用於領導團隊。她提升團隊戰力、塑造高績效的管理心法，就在於「以身作則、充分授權、數字管理、走動管理」。駱碧鶯談及她的領導之道，「隨著組織越來越大，第一線主管的培育就很重要，將我的理念傳達給他們，讓他們的價值觀與我盡量一致，我自己一直維持學習的習慣，也從來沒有脫離過市場，從增員到服務客戶，我親自帶著他們做，在各項活動、學習及業務的參與上，均以身作則，這是我的風格。」她說。
駱碧鶯表示，目前她比較像是單位的精神象徵，執行細節部份充分授權給單位主管，但她會觀察每一位業務員的細微表現，「每天看業績報表，早已練就過目不忘的本事，加上觀察，平時在辦公室走動，每一位人員的狀況大概都看得出來。」駱碧鶯舉例說，「如果業務人員前一天有見過客戶，就一定會有問題要詢問或討論。」
她指出，通常業務人員績效不好，原因不外乎是「知識不足」與「技巧不好」，成功的業務人員，仰賴的不是口才好，而是做好充分準備，經過深入了解和仔細分析，向客戶展現產品的優點。「知識不足可以透過專業知識的學習與補充，技巧不好通常是源於客戶拜訪量不夠，無法累積及改善技巧，此時就由我或主管帶著他們拜訪客戶，協助談成案子，讓他們累積經驗與技巧，同時增強他們信心。」駱碧鶯用心關注每一位部屬的績效與成長。
正面思考 懂得放過自己
工作難免遭遇挫折與壓力，尤其是與人接觸頻繁的業務工作，一樣米養出百樣人，每個人的個性都不一樣，因此被客戶拒絕、甚至被罵都有可能，必須懂得自我調適及自我激勵，駱碧鶯表示，「情緒掌控很重要，要讓自己的神經大條一點，有些業務員一個案子沒談成，就要療傷療很久，我的個性是比較正面取向，不會讓挫折打敗我，我認為事情一定有解決的方法，沒有必要因為被拒絕而折磨自己，把精力用在解決問題上。」
駱碧鶯指出，她也有過被客戶罵的經驗，她的個性是勇於面對，隔幾天還是會再與客戶聯繫，謝謝客戶的提點，如果錯不在自己，就再跟客戶解釋說明，盡量讓誤會煙消雲散。「要快樂工作，別讓負面情緒擴大，現代人壓力都很大，要懂得正面思考，放過自己。」駱碧鶯由衷說道。
駱碧鶯也會激勵自己，例如︰談成一件新案子，就買件衣服或喜歡的東西犒賞自己，讓自己開心一下。此外，由於外食機會不少，回家自己動手做晚飯，也成了她下班後的放鬆之道，藉著為自己與家人親手做晚飯，心情愉快也吃得健康。假日則是社團活動與親子活動時間，以及每兩周會抽空回鹿港婆家探望公婆，與老人家聊聊天，話話家常。
另外，駱碧鶯習慣每日早上跟著老師做伸展運動，晚上固定走路，有時間就去游泳。日復一日規律地進行運動，絕不三天打魚、兩天曬網的駱碧鶯，泳技一流，還曾經橫渡日月潭3次。「固定的休閒活動與運動，也是一種自律的展現，因為維持健康只有靠自己，沒人可以幫你。」駱碧鶯如是說。
靠著高度自律與時間管理的技巧，駱碧鶯成功兼顧事業與家庭，即便已在壽險領域深耕多年，對工作仍然充滿了熱情，透過不斷地學習以提供客戶更好的服務，而新血輪的培育更被她列為優先要務，「一定要持續有活水進來，這個池子才不會老化，這是我未來希望能投入更多的一塊。」駱碧鶯結論地說。
【本文出自《能力雜誌》2015年1月號】
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