告別龜速，５步行動戰勝拖延
摘錄自：Cheers雜誌電子報 2014/1/9
2014-01
Cheers雜誌160期
作者：李筑音
新的一年開始，你是否正積極規畫著部門新目標，準備好好衝刺一番？然而，可別忘了一號隱形殺手，不論它找上你或你的部屬，都會嚴重打擊團隊的生產力，讓組織在無形中付出巨額代價。這號隱形殺手的名字，叫做「拖延」。
1兆美元。這是長期研究「動機與拖延」領域的加拿大卡爾加里大學商學院教授皮爾斯‧史迪爾（Piers Steel），推算出美國企業因員工拖延而導致的一年損失。
他是如何計算的？先看下列幾個重要數字：
美國的總勞動人口約為1.3億人
勞動人口的平均年薪4萬美元
每人每年工作總時數約為1,703小時
平均每天工作8小時，其中拖延的時間超過2小時，佔四分之一
「每天工作拖延超過2小時」，是根據美國America Online和Salary.Com針對1萬多人的工作習慣進行調查所得到的結果。根據以上線索，可推算出下列數字：
4萬美元（平均年薪）÷1,703小時（每人每年工作總時數）＝23.49美元（每人每小時產值）
1,703小時（每人每年工作總時數）÷4（拖延時間佔工時四分之一）＝425小時（每人每年拖延的時間）
23.49美元×425小時＝9,983美元（每人每年因為拖延讓企業受到的損失）
9,983美元×1.3億勞動人口＝1兆2,978億美元（美國企業一年受到拖延的總損失）
不僅如此，史迪爾在著作《不拖延的人生》書中引用一份針對微軟（Microsoft）員工所做的研究發現，當他們被一封電子郵件打斷工作後，平均要花15分鐘才能重新集中精神，繼續原來正在做的工作。從事資訊業的員工，每天平均傳77次簡訊，查看電子郵件50多次，想不影響工作效率也難。
別讓拖延斬斷「表現」和「能力」的連結
其實拖延並非現代人特有的文明病，而是自古有之，就連大文豪也難以倖免。18世紀英國文學家塞繆爾‧詹森（Samuel Johnson）曾說：「我們拖延明知無法逃避的事情，這樣的愚行是普遍的人性弱點。」
拖延的英文“Procrastination”一詞，源自於兩個拉丁文字：“Pro”意指「移向」；“Crastinus”意指「屬於明天」，也就是「移到明天，改天再做」的意思。
史迪爾指出，拖延是一種「非理性的延遲」，自願延後當下該做的重要工作，而去從事無關緊要的事。
他曾針對4,000人進行問卷調查，歸納出12個「最令人困擾的拖延排行榜」，列舉前5名如下：
1. 事業（56.8％）：去找更好的工作、要求加薪或改善績效
2. 健康（42.2％）：上健身房、開始節食、治療疾病
3. 財務（35.9％）：繳清帳款、儲存退休金或為更好生活而儲蓄
4. 教育（32.9％）：準備考試、取得學位、完成報告、學習外語
5. 自我（29.6％）：學習新技能或第二專長、改善態度或行為
史迪爾分析，容易導致拖延的主因有4個：
● 對自己成功的能力缺乏自信，恐懼失敗
● 對被指派的工作和任務反感，產生逃避念頭
● 目標太遙遠，缺乏真實感或意義
● 個人意志力薄弱，難以自我約束，容易衝動和分心
矛盾的是，職場上有些人把追求成就視為一種令人恐懼的冒險，寧願承受拖延帶來的後果，也不願面對努力投入後，但結果不盡如人意的挫敗感。
《拖延心理學》作者珍‧博克（Jane
B. Burka）和萊諾拉‧袁（Lenora
M. Yuen）進一步指出，人們經常認為「自我價值＝能力＝表現」，但拖延卻打斷了能力與表現之間的等號。
換句話說，拖延會導致你沒有全力以赴，因此你的表現不再等同於能力。
帶領團隊擺脫龜速的5步行動
美國作家馬克‧吐溫（Mark
Twain）說：「勇敢是反抗恐懼、戰勝恐懼，而不是毫無恐懼。」不想被拖延擊敗，逃避並非最好的方法，而是勇敢地去戰勝它。
假使你帶領的部屬當中就有這樣的拖延鬼，參考《別拖延了，討厭的工作就這樣做》一書提供的幾項行動祕訣，為你的團隊帶來新年新氣象。
1. 先做工作中最討厭的部份
被指派到不喜歡的工作時，拖拖拉拉是人們共同的特性，然而職場上難免遭遇一些乏味、討厭卻又不得不完成的工作。當你發現部屬正在拖延某項工作，遲遲不願著手進行時，也許是因為不喜歡工作中的某一部份。
例如：不知道該如何向客戶開口要求漲價；或是對於寫英文信給國外客戶缺乏信心。試圖找出他們拖延的原因，設法協助他們先處理工作中最討厭的部份。告訴他們：「不管有多討厭這項工作，都毫無選擇，必須完成。因此，與其拖延而焦慮煩惱，還不如立刻動手完成它。」
2. 把工作分割為數個小步驟
之所以遲遲不想動工，是因為覺得目標太大或太抽象，難以著手展開第一步？面對複雜的工作，不妨先教導部屬設定最小目標，或是在較大目標中，把工作分割成幾個小單位，用便利貼記下完成工作的行動步驟，每完成一個小單位，就撕掉一張便利貼，要求他們在有限時間內完成。
例如大目標是「為下個月的年度會議，編好公司明年的預算」，這項工作可細分為幾個小單位：找出去年編列的預算、更新預算分類、預估每項分類的收支、在週五會議上和主管討論等等，逐一細分成可行動的步驟。
3. 瑞士乳酪時間管理法
《掌握你的時間與生命》作者亞倫‧蘭凱（Alan Lakein）提出「瑞士乳酪時間管理法」，把零碎時間比喻為乳酪上很多的小孔。
當部屬開始拖延時，可以練習先在大任務上「戳洞」，利用每個5分鐘、10分鐘的空檔完成部份工作，不必非得有一大段空檔時，才正式啟動工作。這種「不斷有進度」的良好感覺，會讓你的大腦釋放化學物質，帶來激勵和引發更大的動力。
4. 善用工作清單，保持思路清晰
當你察覺某些部屬工作效率特別差時，很可能與他們沒有養成良好的工作習慣有關。例如：不懂得自我安排工作計劃，或是建立工作清單，隨時盤點工作進度。
要解決這個問題，可準備一本便於隨身攜帶的筆記本，把所有瑣碎工作、或客戶聯絡電話全部記錄在上面，並在每一頁上方註明日期，這樣有助於整理思路，知道自己什麼時候該做什麼事。如果當天的工作清單未完成，記得在未完成的步驟上做標記；或是決定放棄某件事，也要在旁邊註明「忽略，不重要」，日後翻閱記事本時，才不會搞不清楚那項工作是否已完成。
5. 鼓勵部屬自我獎勵
完成工作後給自己一點獎勵，的確能有效戰勝拖延。當部屬面對畏懼的工作而踟躕不前時，不妨鼓勵他們在心中設定一個完成後的自我獎勵，讓他們覺得工作時更有目標和樂趣——找一個自己真正喜歡的事物，例如看一部新上檔的電影或欣賞一場音樂會；一整個晚上腦袋放空；睡到自然醒；和許久不見的好友相約喝咖啡或打球等等。自我督促努力在期限內完成工作，然後輕鬆地、毫無愧疚地享受自我獎勵。
戰勝拖延的工作警語
擔心拖延的老毛病又悄悄找上你嗎？在辦公桌或是記事本寫下這些小標語，時時刻刻提醒自己，別再被拖延打敗了！
● 拖延工作所衍生的恐懼與壓力，大過於完成工作本身。
● 沒有什麼事情會比沒有完成的任務更讓人感到疲憊。
● 消除恐懼的唯一方法，就是踏實完成眼前的工作。
● 行動是治療恐懼的良藥，而拖延將不斷滋養恐懼。
● 在今天浪費時間為昨天的事感到悲傷，也會在明天浪費時間為今天感到悲傷。
● 完成我必須完成的工作，放棄沒必要做的事，就不會一無是處。
資料來源：《別拖延了，討厭的工作就這樣做！》
讓拖延變本加厲的無效管理
眼看工作「死線」（deadline）就要到了，部屬還在拖拖拉拉，讓你火冒三丈嗎？切忌避免以下4種管理態度，免得部屬變本加厲。
1. 囉唆和監督
不斷提醒部屬該做什麼或檢查進度，反而會導致對方故意放慢速度或藉機唱反調，來對抗你的監督。
2. 責備、嘲笑或用極端後果威脅
用極端的做法責備或威脅部屬，以為讓他們感到羞恥，就能夠擺脫拖延。事實上，這樣無法鼓勵他們開始行動，反而踐踏他們的信心，使得他們對你更心生畏懼。
3. 搶過來幫他做
眼看部屬因為拖延無法按時完成工作，你可能很想接手把事情完成。
但這種方式不只會讓拖延問題變得更嚴重，可能從此以後，他都期待你來幫他收爛攤子。
4.「早就告訴你了吧！」
這樣說就像是在對方傷口上撒鹽，他已經因為拖延而嘗到失敗苦果，當你再說「早就告訴你了吧」這句話來證明自己，早就預料到他會失敗，反而會讓部屬與你更加疏離。
資料來源：《拖延心理學》
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