職場 SOS
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報 2015/7/29
Q.
主管經常臨時改文件、要東西，加班加不停，怎麼辦？
A.
親愛的小編：
我是基層公務員，部門大主管總是在公文到期前一天才退回，並且要求大改、補資料，再重新上呈公文，導致我幾乎每天加班到晚上11點，甚至必須犧牲假日來處理這些緊急事務。
我曾經試著提醒大主管截止日將屆，卻得不到友善回應；小主管也不願意協助展延公文期限，只是要求一定要準時完成，導致每件公文都是急就章、累死人，我們單位的人員折損率、流動率非常高。想請問，有沒有可以避免做白工、又常常要臨時加班的解決辦法？
————嘉義的Lean
Dear Lean：
從來信內容看來，其實主管們也沒閒著，每天都被快要截止的的公文追著跑，所以我想問題應該出在工作流程，而非人事。
解決這個問題之前，你應該先具備一個觀念：每個組織都有一套處理事情的流程，我們稱它為「恆定系統」，如果系統失衡，變成你無法接受的樣子，你就要試著去改變系統循環的方式。
其次，你可以試著去分析主管的工作方式，觀察他每天與誰互動、找出究竟是哪些人事物干擾了主管的工作排程，再設法理順流程。
最理想的結果是，你藉此解決了主管工作流程打結的問題，也為自己找到了舒適的工作方法。再來，試著區分你經手的公文性質。如果都是變動性很高的，像是活動人事出席安排，那就與工作方法沒有關係，而是崗位屬性的問題。這時，你需要考慮的反而是自己的壓力耐受度。
你可以自問以下3個問題：「能否長期忍受機動性任務？」「是否可以接受長時間加班？」「可以與瑣碎事務共處嗎？」假如答案都是否定的，就該仔細考慮去留了。
最後，我們都要時常自問：「你怎麼看待你的工作？」以公務員體系為例，絕大多數的基層人員都很難享受專案成果，也無法看見專案帶來的貢獻（比如我不斷修改罕病兒童補助計畫的公文，卻忘記當計畫完成之後，可以幫助部分罕病兒童接受治療），在長期看不見回報、卻又需要無止盡付出的情況下，難免有負面情緒產生。
要是你最後還是選擇留在崗位上繼續努力，不妨換個角度，看看一路以來所累積的貢獻，相信自己做的每件事情仍然有正面效益，為自己創造更多的成就感。
圖片來源/Shutterstock
解答者 / 嚴曉翠
利眾公關集團董事長
在公關界已有近30年資歷，目前是國家文官訓練中心及證券市場發展基金會講師，以及公關基金會董事
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