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免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報 2015/7/3
2015-06-16 08:21 作者 esor huang（異塵行者）
當你有一個大計畫需要按照進度執行，當你需要統整管理所有工作的任務與資料，或是當你必須掌控或參與一個團隊的合作，這時候，你或是你們團隊就需要一個好用的專案管理工具，那麼又有哪些免費、好用的專案管理軟體值得推薦呢？
這篇文章，想要總結我這幾年來的工作經驗，以及我對各種工具的實際運用體驗，提供大家一份專案管理軟體的參考推薦清單。
熟悉專業專案管理的朋友也許會發現，下面的推薦清單裡有些是專門的專案管理工具，但有些則是「可以幫助專案有效率管理」的其他服務，這是我故意這樣挑選的。
我覺得專案管理本身應該要很有彈性，就算你不使用專業的專案管理軟體（因為那通常有上手門檻），也可以用一本筆記本、一個會議室白板來做管理。尤其對一般人來說，更重要的是達到「管理的目的」，所以除了專門專案管理中會用到的甘特圖、看板管理等專業工具之外，我也想推薦對一般個人或團隊來說「一樣可以達到」專案管理目的的其他服務，當然，我都會說明我的理由。
另外本篇文章我想鎖定電腦玩物上大多讀者的一個需求：我們或許不是專案管理大師，而是：
在職場上遇到困難的計畫、繁瑣的團隊合作時，需要有一個工具幫助我們找到簡單易用專案管理之道的職場菜鳥們。
這時候，有哪些免費、好用的專案管理軟體可以派得上用場？
延伸閱讀，順便學會這些最基本的專案管理方法：
解決問題：畫專業時程表、協調團隊進度、滿足甘特圖需求
核心價值：把複雜進度，變成簡單時間圖表
尤其當遇到一個時程拉得很長、但是要完成的任務非常龐雜，於是需要一個可以嚴格控管每一個進度時間點、每一個進度負責人、每一個進度完成度的工具時，「甘特圖」就會派上用場。
但是太專業的甘特圖或許很難上手，所以這一款「
Gantter 」相對簡單好上手得多，但是卻具備專業甘特圖需要的自動排程、統計分析功能，而且可以支援微軟的 MS Project ，來因為是雲端服務所有可以多人協同合作。
或者就算你不用 Gantter 來做專案管理（通常情況下故意去畫甘特圖反而可能是沒有效率的一件事情），但是主管或客戶要求你提供一個進度時程表時，用 Gantter 來快速畫出你的時程表，把複雜的時間簡單化、明確化，也能展現你的專業喔！
解決問題：看板管理法、便利貼牆、個人或團隊的任務進度管理
核心價值：把瑣碎的任務，變成有條理的進度看板
如果說進行管理之前還要學會什麼是 GTD ？ 什麼是甘特圖？ 這似乎遠水救不了近火，那麼當面對一個龐雜的專案時，有什麼工具可以讓任何人都能快速上手，把事情變成有條理，把進度清楚的呈現出來？或許這個「Trello」就是個好選擇。
Trello 提供一個像是便利貼牆的大看板，我們可以在上面貼上所有的任務、瑣事、資料，然後一條一條的依據進度或分組自由排列好，清楚的呈現出整個專案的結構，誰不會像是積木一樣自由拖曳整理卡片呢？所以 Trello 可以讓你一下子就把瑣碎事情也變得井然有序。
加上 Trello 同樣可以在所有平台使用，可以邀請團隊一起協同合作，如果你正因為事情太多且太亂而搞不清楚方向時，或許利用 Trello 排排看，你就能找到如果讓事情循序漸進完成的方法。
解決問題：團隊會議、部門聊天、專案討論、任務公告
核心價值：把吵雜的即時溝通，變成有效率的深入討論
當你慢慢發現用 LINE、 Facebook 做公司內部的即時溝通平台，雖然獲得快速即時的效率，但是卻帶來吵雜、凌亂、分散、不易管理、不好追蹤等種種麻煩時，如何讓自己的團隊不要愈溝通愈麻煩？那麼或許你該試試看國內外都獲得大量推薦的「 Slack 」。
Slack 本身是非常簡單快速的服務，可以架設出團隊內部的溝通系統，這個團隊溝通平台可以做訊息分流、討論追蹤、任務指派、對話搜尋，並且公私之間與專案之間都層層分明。
與其陷入雜亂無章法的通訊地獄，不如用
Slack 把團隊之間無論要討論和是聊天都變得同樣即時但是更有條理，才是把困難事情簡單化的方法。
解決問題：任務清單管理、團隊任務分配、工作分數激勵、繁瑣任務過濾
核心價值：把同時進行的專案，變成簡單分類的任務清單
待辦清單永遠是專案管理中一個有效又好上手的方法（關於這個方法的核心概念，可以參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案），所以關於待辦清單的服務與軟體也多不勝數，到底哪一款比較好用呢？我沒有標準答案，但是如果你想要一個清爽、快速的選擇，那麼這個「Todoist」值得推薦。
Todoist 用看起來非常簡潔的清單，來幫助我們把複雜的專案變成清楚明白的一個一個任務，而且透過許多過濾功能，讓我們專注在當下要做的任務上，不被其他龐雜任務干擾，這種簡化的思維是很棒的設計。
加上 Todoist 還有所謂的 Karma 分數設計，甚至可以成為個人或團隊成員的工作評分系統，這一點也是其一大特色。
解決問題：任務清單管理、團隊任務分配、檔案與任務連結
核心價值：把同時進行的專案，變成簡單分類的任務清單
Wunderlist 基本上和前述的 Todoist 滿足的是一樣的需求，當我們在職場上面對許多專案裡不同任務同時進行的難關時，怎麼把這些任務分門別類的處理好？一個待辦清單服務就能解決問題。
另外 Wunderlist 還有一個很大的特色就是可以在任務裡插入雲端檔案（與 Dropbox 整合），這時候團隊成員就可以直接在清單上交換檔案、討論修改。
解決問題：知識庫收集、任務夾管理、工作資料與筆記整理
核心價值：把長期累積的繁瑣資料，變成個人或團隊的知識武器
以前工作或學習時，一本筆記本就是我們隨身最好的工作武器，而在數位工作時代，這本筆記本就可以交由「 Evernote 」來建構，透過這樣一個雲端服務長期累積我們的資料、筆記與知識，然後將這樣繁瑣的資料整理成有效率的雲端大腦，這就會成為這個知識競爭時代對職場工作者來說最有利的武器。
更進一步的，在 Evernote 加入待辦清單功能、團隊 Work Chat 即時通訊功能後，這個雲端的第二大腦也可以成為團隊合作的平台，尤其是任務的討論、靈感的激盪、資料的交換上，發揮非常有效率的效果（延伸教學：進擊的 Evernote 協作平台：免費版共用記事本無限制！）。
對於一個職場工作者，或是一個團隊來說，我都會建議你們一定要擁有一個自己的「雲端第二大腦」，在這裡用簡單有效率的方式整理好你們所有的知識力量，在需要時可以隨時發揮強大的作用。
解決問題：檔案同步、雲端檔案編輯、跨平台辦公室、團隊協同合作
核心價值：把複雜的團隊合作，變成簡單的多人共用雲端作業系統
Google Drive可以做很多超越一個雲端同步硬碟可以做的事情，而他最大的價值就是打造一個雲端工作平台，我們可以在 Google Drive 上安裝各式各樣的雲端 App ，這樣一來我可以在網站上直接編輯各式各樣的檔案，這個意義就是說我到任何一台電腦上，打開 Google Drive 就會是一個跨平台、跨裝置並且我慣用的雲端辦公桌。
透過 Google Drive 打造的雲端辦公桌，讓我們可以去掉那些對個人電腦的管理，減少那些檔案移動備份的動作，更快進入執行工作的狀態。
而在團隊合作上， Google
Drive 的意義就是可以讓所有團隊成員共用同一個辦公桌，這樣就大幅簡化了檔案交換、文件合作、資料溝通的複雜路徑，把合作變成一件再簡單不過的事情。
解決問題：檔案同步、檔案分享、資料備份管理
核心價值：把繁瑣的檔案管理，變成簡單的檔案合作
也有很多團隊會使用 Dropbox 當作他們核心的專案管理平台，尤其當他們最主要的需求是在檔案的共用時，透過共享不同的資料夾，團隊成員可以到每個資料夾中找出自己需要的檔案，或是放上新的檔案給其他團隊工作者。
加上近期 Dropbox 有一系列功能上的更新，慢慢的讓這個檔案同步、共享平台，也能有更多辦公室裡的編輯、溝通利用，簡化我們在辦公室的檔案管理工作：
共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新
免安裝 Office！ Dropbox 內建 Office Online 即時編輯
Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛
免安裝 Office！ Dropbox 內建 Office Online 即時編輯
Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛
解決問題：專案進度規劃、工作時程共享、團隊會議通知
核心價值：把最複雜的時程規劃，用最簡單的行事曆管理
如果說上述的專案管理方式對你來說太專業，甘特圖太複雜，那麼其實不用想太多，就直接試試看在 Google 日曆完成你的團隊專案管理吧！這部分教學可以參考我之前寫給老師與熊生看的：用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求，課表管理與專案管理的核心精神是一樣的。
解決問題：目標規劃、腦力激盪、個人或團隊皆適用
核心價值：把四散的想法，變成有脈絡的架構
職場專案管理中有一個很重要的需求常常被忽略，那就是創意的需求，任何工作都需要創意，不僅是產品的設計，也包含工作流程怎麼改造，創意可以是強化工作效率的基礎，創意也是職場工作者們把任務更快完成、完成得更好的武器。
所以像是「 Coggle 」這樣的心智圖服務當然也是專案管理軟體，當專案還在企畫階段時，心智圖幫助我們收納想法，把想法變成可以執行的計畫圖。當專案在執行階段時，心智圖幫我們梳理步驟，把多條進度變成有組織的流程表。
加上 Coggle 不只可以個人使用，更可以團隊合作，當然也是職場工作者們把困難事情變簡單的必備工具。
解決問題：腦力激盪會議
核心價值：把天馬行空的溝通，變成具體圖像的整理
當你在職場上遇到需要主持會議的需求時，要怎麼把大家的想法用有條理的方式組織起來？或是可以試試看「Sketchboard」，它可以讓多人一起自由的畫出心智圖、流程圖，或是任何自由發揮，可以說是腦力激盪會議就直接有效的統整工具。
加上它可以雲端工作，也就是大家不一定要面對面開會，同樣能一起腦力激盪。
解決問題：設計溝通會議
核心價值：把天馬行空的溝通，變成具體圖像的整理
Comcepteboard和前面的工具很像，但更適合多人在線上一起進行設計上的圖像溝通，當你的專案進行到設計的部分，每個人都有不同意見但沒有人可以知道對方在講什麼時，不如打開這個線上會議白板，讓大家用標註的方式在圖像上清楚的溝通設計，這樣可以減少你的許多麻煩。
解決問題：團隊遠端會議
核心價值：把困難的視訊會議，變成簡單的會議管理
最後要介紹的「Zoom」，本身雖然不是專案管理軟體，卻是專案管理過程中不可或缺的會議工具，尤其當你要組織多人遠端會議，又需要有很好的工作溝通工具（例如會議白板），也需要有效的事後管理（例如會議錄影），這時候 Zoom 都能派上用場！
以上這 13 個免費、好用的專案管理軟體，是我這幾年工作過程中實作過覺得真的幫助很大的選擇，通常每個職場工作者應該在工作生涯中一定有需要他們的時候，或者其他兩到三款甚至是我們一直必須使用的工具，推薦給大家參考，也歡迎大家一起補充討論。
（本文出自於《電腦玩物》，原文請點此）
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