2015/12/9「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」

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10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/1

2014-10-23 11:03  作者 異塵行者 

Google 日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時， Google 日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在 Google 日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆 App 中：「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」。

不過，對很多朋友來說，可能也會覺得 Google 日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在 Google 日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的 Sunrise 中料理行程。

然而 Google 日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？

其實不是，在 Google 日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章，要從我長期使用 Google 日曆，並且真的主要在 Google 日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些 Google 日曆中的隱藏功能與應用情境。

兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後，一來時間久了、功能更多了，二來我自己的時間管理想法、方法也有改變，所以今天想要從活用 Google 日曆隱藏功能的角度，重新分享我自己怎麼最佳化 Google 日曆行程管理的方法。

1. 聚焦當下：把過去的活動暗化

Google 日曆上排滿了行程，但是逝者已矣，來者可追，我們應該聚焦在現在與未來的行程，讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在 Google Calendar 上展現這樣的視野呢？

Google 日曆中可以暗化我們過去的行程安排，於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」，從而在檢視日曆時，總能先聚焦在當下。

只要進入你的 Google 日曆一般設定中，就可以找到活動暗化處理的選項。

2. 適合你的工作週期：設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」，而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜，我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜，這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期，可以在 Google 行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週，每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度，執行這一週的計畫，並且準備下一週的資料。

如何設定？請參考「Google Calendar 日曆自訂檢視」教學。

3. 知道時間是有限的：加快會議進行

開會是必要的，但開會的目的是決定下一步行動，所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排，讓我們在討論時可以就事論事，透過時間的緊張感來減少岔題的散漫，以制定接下來的任務為首要目標。

Google 日曆有一個很不錯的設計就是「少 10 分鐘的會議安排」，每一次當我們想要安排一個小時會議時， Google 日曆自動把時間設定成 50 分鐘，這提醒了我們時間的寶貴、緊湊，也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在 Google 日曆一般設定中，找到「預設活動持續時間」，試試看不要把時間排滿，反而讓你工作更有彈性，也工作更有效率。

4. 留給自己多少時間？隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎？除非不得已的原因，例如你的客戶在國外就是要深夜上線，要不然一開始就給自己一種：「反正正常時間做不完，我可以晚上再做」的彈性，那麼我們就很容易鬆懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情，這樣反而幫自己留下餘裕（延伸閱讀：PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學）。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧，而在 Google 日曆裡，可以預先設定好把晚上時段隱藏起來，這樣再安排時間時，就可以先不考慮這些神聖時間（當然，硬要安排進去行程也依然可以）。

如何隱藏？可以參考「隱藏 Google 日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

5. 幫大家準備好資料：加入 Google 雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中，我分享了自己 Google 為圓心的工作策略，因為 Google 各服務之間是連動的，所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在 Google 日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時，我可以在 Google 日曆裡「直接插入」來自 Google 雲端硬碟的檔案、文件，提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的，於是當我這樣做時，夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料，而且來自同步更新的 Google 雲端硬碟，我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間，又確保大家都看到檔案，都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件，同步分享給你邀請的夥伴。

6. 會議室不一定要在辦公室：加入 Hangouts 視訊會議

同樣的，會議不一定要在實體的會議室開，如果夥伴之間不在同一個辦公室，我們可以利用 Google Hangouts 來進行 10 人以內的免費視訊會議。

而當在 Google 日曆中安排了一個會議行程時，我可以在這個行程裡直接插入 Hangouts 會議邀請，這樣一來當會議時間到達時，每個人都會收到通知，並且可以直接打開行程裡的連結，加入 Hangouts 雲端視訊會議。

相關操作的教學，可以參考我的另一篇文章：「Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由」。

7. 待辦處理郵件：插入 Gmail 郵件工作表提醒

我們甚至可以用 Google 日曆來管理 Gmail 裡的郵件，當收到不需要當下處理，而是下週要提醒我處理的郵件時，我會把這封郵件「插入」 Google 日曆中，這樣到了下週，就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒。

要怎麼做到呢？其實就是利用 Gmail 裏的 Google 工作表，把待辦郵件加入你的 Google 工作表，並且設定日期，他就會出現在你的 Google 行事曆上。

相關教學可以參考「Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議」一文。

8. 更多元的生活時間管理：顯示農曆

在很多人的日常生活中，農曆都是一個重要的需求，很多我們的習俗儀式，需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的 Google 日曆中，其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章：2014 行事曆台灣假日與農曆新增 Google日曆、手機完整教學。

9. 減少多餘與錯誤的溝通：查看雙方是否有空

團隊合作裡，每個人的工作時間不同、任務安排不同，有空的時間也不同，這時候當需要一起合作時，如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間？

Google 日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法，對於要約開會時間，安排共同活動是一個有效的工具，而且雲端即時同步，可以即時看到彼此真的有空的空擋，反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險，可以更確實地做好多人時間安排。

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空」一文。

10. 可以當作討論區的行程：Google 活動與 Google 日曆

有一個大家比較少用的功能也可以跟 Google 日曆整合，那就是「Google 活動」。前一陣子去意大利旅行時，我把旅遊行程設定成 Google 活動，然後邀請同行者加入，在 Google 活動中可以像是討論區一樣討論行程，並且旅遊後可以在 Google 活動裡一起上傳照片。

但是 Google 活動最棒的就是會同步到 Google 日曆上，哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆，並且連結到 Google 活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間，還希望可以在日期到達前進行多人討論分享，那麼用 Google 活動建立小團隊事件，讓事件同步到 Google 日曆上就是一個好方法。

•小結：

以上，就是這幾年來，我在使用 Google 日曆時會運用的 10 個進階功能，善用他們，就可以在時間管理上幫我們更有效率，團隊溝通更便捷，也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

本文獲「電腦玩物」授權轉載，原文在此。

首張圖片來源 / Google網站

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2015/10/24「Excel記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用」

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Excel記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/23

2015-10-11 11:19  作者 esor huang（異塵行者） 

之前我寫的一篇記帳心得：「丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣」獲得了許多迴響，很多朋友喜歡我那樣以預算為導向的簡單記帳方式，因為一來更容易養成這個輕鬆的習慣，二來也能達到控制花費與儲蓄的效果。

但是同一篇文章底下有不少朋友留言提到他們也不一定使用記帳軟體或 App ，而是更喜歡從以前到現在養成的用 Excel 記帳的方式，好處是自己可以自由設定欄位，資料自己可以完全掌控，又能用 Excel 做出報表。

那麼，在這個雲端時代與行動時代， Excel 記帳的方法有沒有雲端化、行動版的變種呢？之前看到國外知名教學網站 MackUseOf 的「 Use This Google Form Budget Trick to Control Your Spending 」一文，就提到可以用「 Google 試算表」加上「 Google 表單」，做出自己可以隨時記帳的「雲端+行動」記帳本，效果不輸專業的記帳 App 喔！

我對於這個方法非常感興趣，於是自己實作了一段時間瞭解其效果與功能，今天這篇文章就來分享我照著實作後重新整理的方法教學：

如何用 Google 試算表與表單，製作出可以行動記帳、雲端同步的帳本？

先來看實例，下圖就是比 Excel 記帳更進化版的 Google 雲端記帳，利用「 Google 表單」設計出類似記帳本的問卷調查頁面，這個頁面無論在手機或電腦上都能隨時開啟使用，快速記錄一次花費。

而所有的消費記錄都會同步儲存在雲端的 Google 試算表中，我們還可以利用「 Google 試算表內建圖表設計功能」統計收支的圓餅圖。

你也想利用 Google 試算表與表單設計出自己獨一無二又快速易用的記帳本嗎？那麼下面我們就來拆解怎麼設計。

從新增 Google 試算表與表單開始：

1.

上面我們已經看到最後完成的效果，現在就讓我們一步一步來完成他的製作。

首先，打開你的「 Google 雲端硬碟」，我建議建立一個「記帳帳簿」資料夾來專門儲存以後的記帳表單資料。

2.

接著在這裡先新增一個「 Google 試算表」，這份試算表就像是 Excel 一樣，以後可以儲存我們所有的記帳資料。

3.

但是我們不只想要用 Excel 記帳，我們希望有真的像是記帳 App 那樣簡單易用的記帳介面，這個便捷記帳介面就要用「 Google 表單」來設計。

所以進入剛剛新增的試算表，先將這個試算表命名為記帳本（方便以後查找），然後在上方功能列的「工具」中為這份試算表「建立表單」。

透過連結 Google 表單，我們就能用問卷調查表的介面來設計出好用的記帳介面（延伸參考： Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學）。

建立記帳問題：交易日期、交易項目、消費類別、消費金額

1.

經由上面步驟進入「 Google 表單」設計介面，讓我們來設計幾個經典的記帳問題。

首先增加「日期」問題類型，這讓我們可以快速選擇這筆交易的日期。

2.

接著我們用「文字」問題類型來新增一個「交易項目」欄位，用來填寫這筆消費的實際用途說明。

3.

再來我們利用「單選」問題類型來建立消費類別，例如飲食、交通、娛樂等等，就像所有的記帳 App 那樣，事後就能透過消費類型的統計來分析自己的花費情況。

4.

當然，別忘了利用「文字」問題類型，加上最重要的「消費金額」欄位，這裡就可直接填上消費數字。

5.

我們甚至還可以把這個記帳本改造成更有養成習慣激勵的效果，例如用「評量尺度」問題類型設計「我真的需要這筆花費嗎？」欄位，用 1 到 5 的分數在消費後給自己評分，最後就能統計自己的消費是不是在符合需求的情況下完成。

6.

經過上面的問題設計，很快的我們就用 Google 表單設計出自己的便利記帳單，這時候別忘了還可以利用「不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？」來幫表單設計一個好看的問卷介面。

行動記帳本：新增問卷網頁到手機主畫面或書籤

1.

完成了 Google 表單與試算表的設定後，現在我們就可以重複使用這個記帳問卷網頁來輸入自己的消費了！

無論在手機或電腦中，打開剛剛設計好的「記帳問卷」，這時候只要在日期、項目、類別、花費欄位一一填寫，就能快速把一筆消費同步輸入 Google 試算表，要比打開試算表填寫要快速簡單得多。

 

2.

除了把這個記帳問卷網頁加入書籤外，在 Android 手機裡可以利用Chrome 的「加到主畫面」功能，把這個問卷網頁捷徑放在桌面上，這樣就真的像一個記帳 App 一樣了。

用 Google 試算表最新探索功能查看消費統計

1.

我們在記帳問卷表單輸入的一筆一筆花費，都會統整到一開始建立的 Google 試算表中，只要打開這份試算表就能看到所有花費。

2.

更進一步的，現在新版 Google 試算表右下方有一個「探索」功能，點擊這顆探索按鈕，就能任意查看每一個欄位相關的統計圖表。

例如打開探索功能後，我點擊「消費類別」欄位，就可以看到這段時間我在哪一個類別上花費最多的統計圖，這是不是就跟一般記帳 App 沒什麼兩樣了呢？

3.

而剛剛設計的「我真的需要這筆花費嗎？」，也可以在探索功能中直接統計出目前的平均分數，看看自己的消費是不是更偏向「真的需要的花費」。

建立長期追蹤樞紐分析表

1.

如果你是一個對統計圖更認真的記帳者，還可以在 Google 試算表中圈選需要的欄位，然後打開「資料」選單裡的「資料透視表」。

2.

這樣一來可以開啟新的 Google 試算表分頁，讀取剛剛圈選的欄位，建立自動統計分析的樞紐分析表，以後就能隨時查看自己最關注的帳目統計。

這真是一個自由、簡單的記帳方式，最棒的是資料完全自己掌控與同步，又能在所有平台使用，只要透過 Google 試算表就能記錄與統計分析，而透過 Google 表單更是可以建立類似一個記帳 App 那樣的行動記帳介面。

或許你用膩了一般的記帳 App ，那麼不如來試試看這個比 Excel 記帳更加雲端化與行動化的 Google 記帳方式吧！

（本文出自電腦玩物，原文請點此)

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