2015/7/31 「希望主管做出具體的指示」

下屬不說，但主管一定要知道的50件事  

希望主管做出具體的指示

摘錄自：商周上班族加油報 電子報 ~ 下屬不說，但主管一定要知道的50件事    2015/7/28

●不確定的指示下屬聽不到

最近，作風溫和的主管愈來愈多。即使是對下屬做下指示時，也會用拐彎抹角的語氣說：「我知道你很忙，如果可以的話請幫我做這個。」

然而，下屬卻完全不懂主管的客套，只會照字面解釋成「等自己有空的時候再幫主管做就行了，如果沒空也可以不必做」。聽在下屬耳中，那不是「指示」，而是「拜託」。這麼一來，就算下屬沒做到，也覺得不關自己的事。即使主管問：「上次拜託你那件事辦得怎麼樣了？」也會理直氣壯地回答：「因為我很忙，所以沒去做」。

下屬固然有錯，但主管的指示方式也有問題。讓下屬不由得認為「到底是非做不可的事，還是有空再做就好的事，主管說的話真難懂」。對於不確定的指示，只會站在對自己有利的立場解釋，這就是下屬的通病。

●對下屬做指示時的三大重點

做指示時有三個原則。第一是「明確指出目標」。所謂的目標，指的就是交件日期和對品質的要求。明確指出「到什麼時候為止，要做到何種程度」。

比方說，總務課長指示中堅社員製作內部員工用的ＩＤ卡使用手冊。這時，課長的指示就應該要是「請在下個月二十號前做出這次最新引進給員工使用的ＩＤ卡使用手冊。我希望看到的完成度，是連新進員工看了都能明白的東西。」

第二個原則是「指定做法」。關於做法的指定，必須配合下屬對工作的熟練度來決定。給新進員工自主思考或放手去做的範圍較小，對中堅或老手員工則頂多指示「至少要做到某某程度」即可，盡可能減少限制，給予他們較大的自由發揮空間。

以製作使用手冊這件事為例，當對方是中堅員工時，就不需限制太多，只要告訴他「包括目錄、章節和每一頁的字數等手冊內容，希望可以與上次做的會議室預約系統統一格式。至於其他內容就交給你決定了。」

最後，第三個原則是「做出正面、肯定的指示」。舉例來說，對負責製作使用手冊的下屬說「不要全都是文字」，就屬於「負面、否定的指示」。「不要做～」的否定指示，直覺上不易理解，接受指示的人很難將之轉換為實際行動。同樣的指示，肯定的說法會是「請多放一些圖片和圖解」，如此一來，該做什麼就很明確。

只要按照這些原則做出指示，相信下屬不會再抱怨「主管都不做出具體的指示」了。

附帶一提，對下屬做出指示時，最忌諱的就是「聽得懂我的意思嗎？」這句話。被主管這麼一說，大部分的下屬都會產生「主管在跩什麼啊」、「瞧不起人嗎」的不愉快感覺。

主管的本意或許只是想確認，並沒有惡意，聽在下屬耳中卻很刺耳。主管若想確認，建議可以用「到這邊為止有沒有不清楚的地方」之類的問法。

重點

下指示時勿忘以下三件事：「目標」（交件日期與對品質的要求）、「做法」（配合下屬的熟練度）、「肯定的表現方式」。