2015/7/13 「E-mail 人際關係學」

E-mail 人際關係學

 

摘錄自：Career職場情報誌 電子報                     2015/7/1

撰文◎祝康偉

你的新EQ高嗎？這裡談的不是耳熟能詳的情緒智商，而是e-mail的人際智商。

若你在大型企業上班，一定有這樣的經驗：動輒百坪的辦公室，座位間的隔板，有如築起一堵高牆。即使與近在身邊的同事聯繫，都只能倚賴e-mail。

於是，一封封你來我往的e-mail，逐漸取代實體互動，變成人際中的一張臉，一種形象。

辦公室的流短蜚長，已經從茶水間搬到網路，人與人溝通不僅更快、牽扯對象更廣，還更殺人不眨眼。你的e-mail智商是高是低，決定了人際關係的好壞。

您是不是recall女王？

「唉，她的信不是『更正』、『再更正』，就是連續的recall，為了不浪費時間，所以我都是到第5封，等她搞定了才打開來看，」一位業務經理指著電腦螢幕，嘲諷某主管的e-mail惡習。

所謂recall在電子郵件裡的功能，就是「召回、撤回」的意思，當發現信件有錯誤時，便可以透過伺服器「收回」並重發這封信。此時，先前所發的信，標題部分會出現recall的字樣，點進去後便自動成空白一片。

不過，這樣的貼心功能，並不是每個公司的伺服器都會「賣帳」。

一旦這位粗心成性的recall女王，把信往外寄，卻碰到recall失靈時，連收多封更正信的客戶，面對每篇差異不大的內容，除了邊看邊訐譙外，恐怕也會對這家公司的信心大打折扣。

C.C.的官場智慧

信該寄給誰，問題不大，倒是躲在收件人下面一欄的C.C.（副本寄送），玄機可大了。

「麻煩你寄出去的時候，C.C.給我一份，」聽起來是舉手之勞，但可別以為Carbon Copy縮寫的C.C.，只有告知、存證的意義。

事實上，人際高手常會利用它，在公司內部刻意塑造自己努力工作與受重視的形象。

一位高科技工程師笑著說，自己部門一位竄紅的同事，無論大小project或講習，都會假借謝謝大家協助的理由，C.C.給一堆相關或不相關部門的主管。

在千謝萬謝中，巧妙地穿插了自己如何勞心勞力，「說白了，就是要提醒大家，他是個工作量很多，而且很會做事的人！」

另外，C.C.對象的多寡與排序，也大有文章。

由於郵件上會顯現C.C.的名單，若你能上達天聽，接近核心幹部數量愈多，往往愈能哄抬自己的身價。

在收信者排序部分，對老外而言，是用來判斷此信重要性的指標。不過，對習慣「泛政治化」的老中，排序意味著更複雜的親疏尊卑。

若你隨性慣了，在散亂的名單中，不小心為「瑜亮情結」難解的主管們，分出了高下，不僅代表你很「白目」，更會意外陷入「政治立場」的鬥爭之中。

B.C.C暗器少用為妙

談到B.C.C（Blind Carbon Copy），敏感的人可能要豎起寒毛。

中文翻成「密件副本」的B.C.C，隱藏著「不要讓第三人知道」「我們之間的悄悄話」「在背後說小話」的意涵。因此，常被當作檢驗辦公室鬥爭文化最好的指標，如果大家都在B.C.C，代表這家公司喜歡聽小人進饞言。

最常見的是，小團體中有人受了委屈，好朋友為了顯現自己的「義氣」，上諫高層主管打抱不平時，會特別B.C.C給其他成員，以昭公信。

很不幸地，雖然說是「密件」，但只要有人存心不良，經過一個轉寄的動作，誰與誰鬥得厲害，有哪些勁爆內容，立刻變成實況轉播見光死。

回不回信有關係

當你打開郵件，發現設有回條功能，到底要不要按回覆？按了，便留下了證據；不按，又有拖延的嫌疑。

若非棘手的事情，按下回條同時，就應該回e-mail，避免誤事，也能證明自己是有紀律的人。

否則，收到回條與回信的時間若相差超過4天，就會讓對方覺得收信的誠意不足，且有刻意迴避的味道。

如果出差，一段時間不能收e-mail，一定要在答錄機的助理員選項，設定你不在，並註明聯絡方式。

一位任職出版界的行政專員打趣地說，不要看發e-mail那麼簡單，有時還得挑良辰吉時。像是下班後或假日發e-mail，往往能凸顯自己為公司賣命的程度。

不過，這樣的苦肉計，還得看工作性質而定。

要是身處研究單位，假日還在用e-mail交待公事，就證明他非常努力。換作業績導向的業務人員，若在半夜發信，隔天卻請假，除了代表沒有效率外，更會讓人對其私生活起疑竇。

保護自己要留一手

為了保護自己，不讓閒雜人等使用你的信箱，螢幕保護最好設定30秒之內，一離開位置就能進入螢幕保護狀態。

在看e-mail時，標題不僅要看清楚，還要仔細去看轉寄的紀錄，以避免有人擅改轉寄內容。

另外，半年到一年間，無論是收件或發信的e-mail，一定要留下來，以利日後比對，防止對方翻臉不認帳。留存的方法，可以用封存功能，以壓縮方式儲存更多檔案，以備有爭執時，可做為自己手裡的「物證」。