日本簡報達人：公司不需要不懂簡報的員工，90%的工作由簡報決定！
摘錄自：經理人月刊電子報 2015/5/7
2015-05-05 18:01 作者 車塚元章
一般人對於簡報往往有很多誤會，以為「簡報」就是站在臺上指著投影片說話。認為只要做出漂亮的圖表、舌燦蓮花外加口若懸河，就能以驚人氣勢Hold住全場，甚至還能像TED那樣令全場振奮不已。
但事實上，「簡報」並不只是指這種說明性的技巧。
我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，不管是日常工作進度報告、對上司提案、對部屬的任務指示……全都需要簡報技巧；反過來說，簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。這種「在短時間內有效將訊息傳遞出去，並請對方立即採取行動」的溝通才叫簡報，是現代職場的必備能力。
日本簡報專家車塚元章將簡報細節一一拆解，提出58個簡單卻扎實好用的技巧。只要懂得如何將這些技巧運用在工作上，不但能提高客戶的滿意度、得到應有的工作評價，還能增強部屬的主動性。
簡報──能運用在任何工作的萬能技巧
現在這個時代，速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。
不能再靠默契推展工作
過去業務上往來的人很少，如果不用多說什麼，就能理解彼此的想法、展開行動，那也挺不錯的。但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫，有很多機會與價值觀各異的人們合作，也就更有可能造成「說了」「沒說」「聽到」「沒聽到」等誤會和糾紛。
工作上的溝通不能只靠默契，必須清楚地表達出來。尤其是「傳達自己的想法和意見，使對方理解、展開行動」的簡報力，更是工作所必須追求的能力。
對方對你的評價取決於簡報力
主管或客戶對你的評價，將由這些日常簡報決定。
不管我們對今天的工作表現有多滿意，頂多只是自我滿足而已。如果不把「自己做了哪些事」「未來打算做什麼」傳達給其他人、獲得他人的認可，就無法加薪，更不可能升職。
當然，成就感和滿足感很重要，但除此之外，如果無法獲得來自他人，尤其是主管的評價，對上班族來說，是沒有意義的。
以兩個同期進入公司的業務員A和B為例，即使兩人的業績完全一樣，但是B會清楚讓主管看到自己的工作成果，並做出有條理的報告，因此能獲得較高的評價。開會時也一樣，A在會議中往往一言不發，而B的發言雖然不一定切中要點，卻仍不斷提出自己的主張。周圍對兩人的評價當然也會有所不同。
對上班族來說，這種宣傳公司商品、展現工作成果、提出意見的技巧，已經算是必備技能；當然，並不是這樣就能打遍天下無敵手，但想要獲得相應的評價，還是需要培養出簡報力。
這麼一來，就能成為領先對手一步的商界人士。
嚴守時間 獲得信賴的必備條件
不可讓準時的人等待
「人還沒到齊，所以我們再等五分鐘，簡報從十點五分開始。」
各位是否參與過這樣的活動或講座？這種事雖然常常發生，但在自己的簡報中，一定要避免這種狀況。
簡報必須嚴格遵守時間限制。無論如何，開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。觀眾為了聽你的簡報，撥出寶貴的時間，所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。
「雖然人還沒到齊，但已經到了預定的十點鐘，我們就開始今天的講座吧。」
請果斷地這麼說，並開始簡報。
時間分配也是簡報能力之一
除了要準時開時，也要準時結束簡報。
「雖然已經稍微超過預定時間了，但最後請再讓我說一件事。」
這句話也是常聽到的說詞，但這卻是講者絕對不能說出口的話。因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」，也就等於講者宣告自己的失敗。
進行簡報時，常常一不小心就會過度投入，這也想講、那也想講，使得簡報很容易超出原本預定的時間。儘管如此，還是務必要準時結束，能在時間到之前結束更好。毫無疑問的，觀眾一定歡迎講者這麼做，而且還會覺得這是一場不錯的簡報。因為對觀眾來說，坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。
此外，像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中，絕對不能有「因為前一位講者超過時間，所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。即使你的簡報只延後一分鐘，一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾；當然，對觀眾來說也是很困擾的事。
把握自我宣傳的絕佳機會 成為獨當一面的部屬，獲得主管信任
對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說，就是「不但能獨立行動、做出成果，還能主動把需要主管確認、批准的事項，確實跟主管『報連商』的部屬。」
只要能夠巧妙運用「報連商」技巧，主管對你的評價就會提高；如果你的目標是更上一層樓，當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。
其中，「在何時」，也就是「時機」是最重要的一點。基本上，主管都很忙，因此把握時間在主管想知道的時候，簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。
這時，就需要應用簡報技巧。
報告
「報告」指的是通知（提出指示的）主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，也必須進行這個步驟。這時，你的主觀想法與意見也能成為參考。
「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時，雖然花了一點時間，但是在△△先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。不過，我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」
連絡
「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。
「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，因此，請在早上十點到作業室集合。」
商量
「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時，向（提出指示的）主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管，也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。
「關於於第四階段業務中的○○，我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議？」
「報連商」簡報
我認為，像這樣的「報連商」，應該在每天的工作中進行。同時，也請你在報告和商量全部結束後，偶爾試著向主管提出建議。
這時也有一個巧妙的方法，既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他。
「在減少客訴的策略方面，我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」
（本文出自圓神書活網，原文請按此連結）
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