編輯小語
一天上班能有多少時間？
開不完的會，讓你筋疲力竭，手上工作也被耽誤，結果卻是議而不決、決而不行，開了等於白開。你無法避免開會，但難道就不能讓會議更有效率嗎？
向開不完的無聊會議說不！
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2015/3/11
撰文◎陳培思
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| 前內政部長∕台北縣副縣長 李鴻源： 時間就是成本，把所有人都綁在會議室裡， 無法執行手上工作，既浪費又沒效率 |
你經常被困在會議裡大半天，搞得疲憊不堪，卻沒有任何結論嗎？英特爾創辦人Andy Grove曾說，「你無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。」
前內政部長李鴻源上任的第一件事，就是叫秘書處把所有要開的會整理出來，大刀闊斧刪掉一半，「為了開會而開會，議而不決、決而不行，這種象徵性的會議，對所有人而言都是白費力氣。」
一天上班能有多少時間？李鴻源強調，時間就是成本，把所有人都綁在會議室裡，無法執行手上工作，既浪費又沒有效率。
不累工作術 1－確認有必要開這個會嗎？
提升開會效率，第一步、也是最重要的一步，就是反身自問「有必要開這個會嗎？」包括：這個會議能解決什麼事情？與會者的意見對於決策重要嗎？是否有其它更直接簡單的方式，可以達到相同目的？
會議不是傳遞訊息的唯一管道，如果只是單向地由上而下佈達，或是由上而下報告事項，其實透過電子郵件、或訊息發布平台就可以輕易解決，不需要為了提供資料而勞師動眾，召集所有人來開會。
開會要有明確的目標、清楚界定的議題，確認想要在會中做成什麼決定，並且討論出可執行的方案，而非只是聽取各方意見，流於空泛表述。一場原地踏步的會議，是絕對沒有必要存在的。
不累工作術 2－與會者人數「少就是美」
與會人數愈多，效果就愈差。「大拜拜」形式的會議，並不會激發出精采火花，只會使大多數人在會議中保持沉默。
亞馬遜執行長Jeff Bezos認為，工作團隊人數控制在「2個披薩夠吃」的範圍內，是最有效率的，開會同樣也是如此。
因此，要慎選合適的與會者，別把可有可無的人，也拖進會議裡。會場不需要有「列席旁聽」的角色，假使旁聽者不需要發表意見，那就沒必要參加；如果旁聽者的意見可納入討論，那就直接當會議參與者。
不累工作術 3－會前一定要做足功課
會議中缺乏交集、流於各說各話，多半是會前準備不足所致。
開會應該事先製作備忘錄給所有與會者，要求大家閱讀資料、針對議題提出方案、並且做好初步溝通討論，等到走入會議室時，不是腦袋空空，而是已經瞭解彼此想法。有共識的部分，就不用在會議裡浪費時間了，直接鎖定有衝突或需要協調的部分討論就行了。
不累工作術 4－準時開始，準時結束
許多人只在乎開會不要遲到，卻忽略了會議不但要準時開始，也要在預定時程內準時結束。有效率的會議應該節奏明快，避免歹戲拖棚。Google每場會議的時間單位是30分鐘，即使不得已延長，也以50分鐘為上限。
會議訂下時間限制，才能確保與會者專注，全心在有限時間內達成結論，不會因為時間充裕而漫不經心。
在時間掌控上，會議主持人角色吃重。主席不是司儀，不應只是指派大家輪流發言，而是要明確知道這場會議的議題、議程、目標，強勢主導會議節奏，以保持會議順暢，並扮演守門人的角色，確保每個人的發言聚焦在議題上，避免有人離題，或借題發揮抒發個人情緒。
不累工作術 5－別找不相干的人來開會
會議應該是因應需求而生，「只是手段，而不是目的。」李鴻源用他主導過的一個專案，教導大家如何透過開會來解決問題。
當年在新北市任職時，李鴻源計畫整治臭氣沖天的新莊中港大排，「目標是要把臭水溝變成乾淨的運河。但不能只有這樣籠統的想法就找大家來，然後問有什麼想法？這樣開3年的會也不可能有結論。」
李鴻源認為，召開會議前一定要思考清楚，每個階段要找哪些人參與會議？會中要討論哪些議題？早在第一次開會前，他就已經具體設想到，過程中有橋梁要拆掉重建、都市樣貌會改變、周邊商業行為也會跟著調整…，根據牽涉到的這些層面，找相關首長來開會，而非不分對象隨意發開會通知。
除了讓臭水溝變乾淨，李鴻源還希望藉由這個專案，喚醒新莊居民的環境意識。「我計畫透過校長影響老師、老師影響家長、家長影響社區，逐步喚醒居民的環境意識，所以看似不相干的教育局，也必須參與會議。」
不累工作術 6－每次開會，要有每次的進展
為了確保效率，李鴻源開會堅持幾個原則：
1.不准講廢話，大家都已經知道的就不必重述；
2.各單位帶著問題來，在會議中協調解決；
3.這次講過的內容，下次不准再提，每次會議都要有具體進度；
4.每次會議不超過2小時，一旦超過這個時限，所有人都已經很疲乏，無法集中精神。更何況，如果2小時還無法達成決議，再開下去也不會有結論。
不累工作術 7－不必所有事情拖到開會才討論
李鴻源認為，會議的價值在於「對話」，讓大家可以當面協調溝通，「但不能所有問題都等到我有空主持會議時才搬出來討論，所以我要求架設一個專屬網站，做為溝通平台。」網站內容對所有人公開，各單位可以掌握彼此的進度，避免等到開會時才知道最新狀況。會議中不必再報告現在做到哪個階段，而專案執行過程中如果出現問題，也可以立刻協調解決，不必拖到開會再討論。有了這個網站平台做為輔助，就能省去許多繁雜的會議。
不累工作術 8－透過會外會
整合喧囂雜音
除了閉門會議外，公開說明會或聽證會更是一大挑戰。
中港大排整治專案，安排100小時和居民辦100場說明會。然而，第一場說明會就踢到鐵板，因為施工需要打掉400個停車位，引起居民強烈反彈。
由於居民背景迥異，每個人有不同意見，如果把所有意見丟到說明會中討論，鐵定沒完沒了。所以，李鴻源先派出社區規劃師，做為政府、社區居民、建築師的溝通橋梁，負責整合各種聲音，100種變50種、50種變25種，逐步聚焦，引導居民進行討論，終於使居民從抗爭轉變為夥伴關係。
李鴻源指出，如果已經造成對立，再開說明會往往於事無補。所以，一開始就要對話，大到策略方向、小到施工時要不要移樹，依照不同的議題層次，規劃合適的會議和參與者。李鴻源身為計畫主持者，則是負責銜接每一層對話，就像是拍戲，有攝影、演員、編劇等各種角色，大家一致地朝目標前進，將宏遠的願景，逐步聚焦到提出可操作的方案。
－更多精采文章請見二月號(458期)Career職場情報誌－
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