2014/12/4「不在辦公事，也在辦公室？」

組織管理

不在辦公事，也在辦公室？

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/12/4

2014-12-02 00:00 作者 / Joe Chang

前段時間中華電信為了要宣傳他的PDA手機，打出了「不在辦公室、也在辦公事」的口號。 但我猜啦，真的會不在辦公室也在辦公的，除了業務員以外，大概就是如我這種事情常常沒辦法在白天做完，只好半夜躲在家裡抓頭苦惱寫著文章或做企畫書的無能人士。 其餘的人恐怕很少有不在辦公室，也在辦公的經驗吧？

不過，這句話如果修改幾個字，倒似乎對很多人而言又變的很有貼切性了。 比方說我有幾位朋友待在日本公司裡，公司高層就是會希望大家「經常性」的留下來加班。 但留下來加班可不表示有事情作，有時候往往只是因為大家都不敢走，所以百般無聊也得留下來跟大家大眼瞪小眼，甚至是得想盡辦法「裝忙」。 所以呢，有人看到我把標題定成「不在辦公事、也在辦公室」，搞不好會心有戚戚的會心一笑吧？

今天來談談加班這東西。

大家對加班這東西應該都有滿腹的苦水或是心得。 如上次那位同仁也在其部落格提過類似下面兩種觀點：

加班主義者支持加班，理由很多：

•花額外時間多作一點，績效比較好，未來有機會回收更多

•落在手上的工作就是自己的責任，沒能順利完成就該繼續做到完成為止

•因為競爭激烈

•因為勤能補拙

•若真心喜歡這份工作，就該願意多花時間心力才對，不能做到表示心裡不那麼熱愛這份工作

•加班就是努力的具體表現，而且大家都在加班

不加班主義也有一些論點：

•績效不彰才需要延長工時，加班成常態之後工作績效只會更不彰，因為大家心存有加班時間可以補進度，反而不會珍惜時間

•流程不健康才會拖延進度，不能用加班來掩蓋流程不健康的事實，治標不治本

•避免員工心存「超時工作，沒有功勞也有苦勞」的心態，作不好就加班，苦給上司看，讓上司不忍苛責

•不能將超時工作的產能當作常態產能

•超時工作會造成身心的不平衡

•人不能光是產出而不花時間補充

•我是覺得歸納的非常棒，也非常完整。

不過哩，這邊我不打算把這議題流於理念之爭。

我並非反對加班，畢竟現實上工作狀況有時候確實會超出預期，偶爾也是得靠臨時的加班來趕上進度，或是來做些危機處理。 也因此加班畢竟是必要之惡、是一種緊急排除問題的手段。 但我得說，我卻不太認同「常態性」的加班。 那種每天都加、隨時都加，幾乎沒天沒日住在公司的加法，那倒是很難讓人認同了。

甚至我偏見的認為，常態性的加班，通常都反應了一些管理上、或是心態上的危機。 隨時都在趕工，可能表示決策的規劃本來就有問題。這部分應該先被檢討，而非全面的把壓力往下面轉。若人人被分配的責任每次都做不完，未必是員工不努力，也可能是工作分配本來就太過勉強了，這是該被檢討與思考的。

至於若是那種因為已經預期到專案會做不完，讓大家天天加班創造一股「沒有功勞也有苦勞的」既定印象，那這苦肉計可更是糟糕透啦。 因為與其這樣，幹嘛不在專案還在進行中就先拿出來討論目前的困境呢？ 若提出的早，通常也都還有處理方法(不管是縮小範疇、增加資源、外包、或是怎麼樣)。 但若搞苦肉計到最後，專案必定延遲不說，大家的身體若也操壞了、或對公司的信心都消失了，那對公司而言不反而承受更大的損失嗎？ 這樣的苦勞，可真是帶給所有人苦了哩。

總之，加班還是不加班不是對與錯的問題。 做加班決策的人，恐怕更要去探究到底是怎麼一回事才產生了加班的需求。加班能不能真的解決那臨時性的問題？ 如果可以，那短期的加班才有成效。 但如果是長期性的東西、或是根源性的問題，加班的手段只是如喝鴆酒一樣，解了短暫的渴但長期註定只會弄死大家。 所以如果需求本身是有問題的，那加班的結果自然也不會帶來好的效應。

還有一個該思考的，是得從員工的角度來看加班這件事情。 如果我們根本不去考慮公司啊、效率啊這些資方問題下，對員工而言加班其實只有兩種。

•一種是情願的加班

•一種是不情願的加班 不情願的加班應該不難理解。 比方說，明明沒甚麼事情做，可是公司就有加班文化，沒事做太早走會被別人排擠；甚至怕被上司認為是不注重工作倫理的人。 或是因為主管事情分配不均、不公平、過份壓榨、工作本身無趣、主管只想靠金錢收買員工，都會造成不情願的加班心情。

不情願的加班心情最大的影響就是，個人留在公司的「總產值」其實是很低的。 因為若自己覺得做的事情沒甚麼意義，自然就不會想發自內心的全力而為。

一些管理階層會認為出席時間等於產值，但實際上往往並非如此；很可能員工留在辦公室時間很長，可是大半的時間都只是沒甚麼氣力與企圖心的「待著而以」。 我自己也是基層員工起來的，我很清楚知道，如果加班沒有目標沒有結束期時，或加班的理由荒謬到讓自己無法認同時，自己只會「形式上」的配合那種加班。 原來一天的產能，並不會因為每天多待兩三個小時而增加，反而會自己調整並把產能平均分配在拉長的時間內。 甚至因為長期的疲憊感，而連正常產能都不到也是有的。那樣的話，加班除了糟蹋人心、以及浪費水電以外，對公司而言可是毫無意義的舉動。

但甚麼是情願的加班？ 甚至有這種東西嗎？

情願的關鍵在於「快樂與否」。

我們可能都有類似的經驗，當做一項很有趣或是深以為樂的活動時，我們常常會做著做著就「忘記時間」。如玩遊戲、做模型、製作設計圖、畫一張圖、或跟喜歡的人一起約會。 越得到成就感，我們越不會感到疲累、反而會希望投入更多。 就像遊戲一樣，好不容易過了一關，但我們會渴望看到後面還有甚麼，渴望能過下一關。 甚至當我們太享受做這樣事情的過程時，我們會進入所謂「入神」的狀態。

在入神狀況中我們只注意到我們手邊在進行的事情，而能完全忽略週圍的環境變動。 甚至在有人打斷我們時，比方父母叫我們去吃飯、或是有電話響起，我們還覺得這是干擾甚至希望他們住嘴。 而等到事情好不容易告一段落，抬頭一看時間。 才會訝異的驚覺：「怎麼不知不覺已經這麼晚了啊。」

若運氣很好，或許有一兩次類似的經驗是來自於工作上的。 花時間跟團隊在一起，處理各自工作的時候彼此都興致高昂，因為都覺得在做一項有意義的事情；相信自己的投入與堅持是有必要的，覺得是為了一個崇高的夢想在合作與努力。 好不容易突破了某個挑戰後，可能已經是深夜、可能大家都很累、但看著成果大家相視一笑；堅信大家共同的做出有存在意義的了不起東西。 或許那東西不至於改變世界，但最起碼別人會因為我們這樣的努力而得到快樂、幸福、或是感動。 這是快樂情願的加班、也是唯一會能有產值的加班。

如果加班是被逼的，要做些參與者不認同的工作，甚至若加班變成毫無目標、沒有達成性、變常態生活的一部分後，那最終其實都會變成沒產值、沒成就感、只會帶來傷害的事件。 無論是靠高壓、靠威脅、靠金錢又或任何理由所建構出的加班產值增加，絕對只是一時性、或帳面上的假像。 長期而言，最終都只是傷害所有人罷了。 更糟糕的是，這種缺乏程就感的狀態員工不會講、不敢講、也往往不會抱怨，最終卻會在離職率上反應出來。

但對我們的產業（註:目前我所處PMO的產業屬於創意研發類型）而言，人員的穩定、以及對公司的向心力是極為重要的。 尤其大部分的技術都需要長時間的訓練與培養。 團隊間的默契與合作磨合也不是一下子可以達到的，絕不能只是趕工沒日沒夜、或不與人交流的呆在電腦前。

我們是個要能帶出夢想的產業，所有人也都期待可做出一些能帶給視聽者感動的東西。 但要做出能感動別人的東西，我們自己要先能在情緒上與他人互動，並感受到工作上自我創造的感動吧？ 也因此，主管的責任，是要能創造一個有利於互動及生產的環境。 要先帶給內部夢想，從長期性的角度來思考問題；團隊凝聚、有向心力、有工作上自發的感動後，外部自然能感受到有夢想團隊所塑造出的感動吧？ 所以沒有夢想、沒有目標的加班壓榨絕對是極度危險的。

但回頭來看，過度加班也未必是主管的問題。 也可能是組織的制度設計不良，讓主管擔負了太多的會議、技術監督、及管理工作，以至於剝奪了大家的思考時間。 所以，也可從這裏來思考、來反思組織的制度是否還有改善的空間，是否能把技術與管理的負責區域更清楚的切開。

讓技術能力強的人可以更專心訓練團隊技術，或可把更多管理的雜事分擔出來，而不要讓這些事情佔據了他們的時間。這也是為何在部分公司中會有專門的管理團隊或是專案負責人，甚至長期性的不斷想強化這群人的能力與責任，就是希望技術專業的人們能夠更專注於技術的相關發展。 避免出缺勤、時程、成本、變更、人事、非技術考核、財務等事情煩勞技術專才。 若藉此能讓大家把更多的心力放在提升團隊的互動、向心力、與技術能力，這恐怕才能讓公司長期朝向正向循環的步調前進下去。

本文獲「專案管理生活思維」授權刊登，原文於此。

圖片來源 / Glenn Brown via flickr, CC Licensed

【作者簡介】Joe Chang 識博管理顧問與普錸資訊執行長。 為了對抗雙魚座的感性，一輩子都在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯的發展能解構任何事物，並讓我們找到正確的人生策略與方向。