2013年12月27日 星期五

2013/12/27「盤點4大白目行為:別再亂用「附件、全部回覆」了!」

盤點4大白目行為:別再亂用「附件、全部回覆」了!

摘錄自:天下雜誌電子報                        2013/12/24
2013-12-18 Web only 作者:張皓雲編譯
 
天下雜誌電子報 - 20131227
圖片來源:flickr.com/photos/joostmarcellis/7222281324
職場上有許多潛規則,稍不留意可能會得罪他人、或為同事帶來困擾。CNN財經網整理出了以下四種絕對要避免的冒失行為,時時刻刻警惕自己,就能避免不必要的麻煩。

1.忘記說謝謝

接受別人幫助時,向對方道謝是非常重要的。當然,除了在當下表達感謝之外,日後若有任何進展,也都應該向對方說一聲,別接受了他人幫助之後又搞砸了。

美國蒙哥馬利讀寫教育組織前任執行長潘˙素西(Pam Saussy)曾有過類似不愉快的經驗。當時一名朋友說服她發起一項新企劃,且希望能參與其中。素西不僅為此闢了新的職位,還編列了預算,但那位朋友卻在兩個月的籌備之後,斷然拒絕接受那份工作,可謂忘恩負義的最佳寫照。

試著向提供協助的同事表達感謝,即使是不經意的小動作也可行。

主管培訓師蜜雪兒˙弗里曼(Michelle Friedman)舉例,可以向提供協助的同事這麼說:「感謝你願意花時間填寫問卷並給予評論。我思考過你給的建議,我認為可以和你討論一下合作的方式。」這樣不僅僅是感謝,更能得到提升自我以及改善職場關係的機會。

2.工作習慣不良

科技方面的冒失行為不勝枚舉,最常見的有:錯用電子郵件上的「回覆所有人」,或是沒有確認信箱而寄錯人。當接聽會議電話時,千萬不要過於依賴靜音鍵,以免竊竊私語或是不當的言論被對方聽得一清二楚。

在大型電話會議結束後,團隊成員如果還有細項要討論,應確保原先對話已斷線後,再另行新的通話,以避免隔牆有耳。此外,也應要再三確認對方的身分。若是進行視訊通話,則要注意指名道姓的批評,因為你永遠不知道有誰在裡頭。

此外,最好減少使用電子郵件的次數。打通電話或是親自造訪才能建立更穩固的關係。

3.不重視他人

職場上有許多左耳進、右耳出的人,這些人會在會議上喋喋不休、不接受他人觀點、且認為大家都對他的意見充耳不聞,千萬要避免變成這種人。

主管培訓師麥克.梅契(Michael Melcher)表示,這樣不對等的談話會出現很多問題,對方會認為你沒有自知之明。要清楚知道公司內的權力分布,切勿四處道人長短,因為你永遠不知道會得罪到誰。

此外,也要避免以對等口吻與主管對話,或是以上位之姿與同事溝通。如果你與其他部門的同事共事,盡量避免以指令方式分配工作,而是要設定共同目標,進而贏得他們的配合及認同。

千萬別浪費他人的時間。若你需要進行網絡會議,務必先行調查對方身分以其所屬單位。設定議程,最好也規劃一下對話內容。

4.自我過度膨脹

與同事分享成就,進而得到他們的認同是很重要的。但若過於誇大、或是搶走團隊的功勞就不是件好事。

弗里曼表示,較通情答禮的人都知道職場的價值定位是雙向的。你所得到的成就背後一定有某人的幫助。試著找機會回饋那些人,這有助於維持長期的人際或是指導上的關係。

若要拒絕一項企劃,千萬別說:「我的能力不只如此」、「這浪費了我的才能」。弗里曼強調,在職場上不能隨心所欲地選擇工作內容,過於自以為是會使你的名聲快速惡化。(張皓雲編譯|新聞來源)


延伸閱讀/信件來回超過2次=無效溝通!9個高效率習慣

想要擺脫不斷加班的惡性循環,並不困難。養成好習慣,積少成多,也能有很好的工作效率,準時下班。不妨參考《富比世》雜誌網站專欄作家伊利亞.波新(Ilya Pozin)提供的建議:

1.將待辦事項減半

少即是多,務實一點看待自己的時間和能力,若要考慮太多臨時的意外,你真正能完成的工作其實不多。

2.多給自己休息的時間

讓自己的大腦和身體有喘口氣的時間,重新補充能量,才能更有效率地完成接下來的工作。

3.採取80/20法則

把力氣花費在少數真正重要、最能產生實質成果的事情上,不要分散自己的力氣和專注力。

4.善用早晨時間

不要一起床就急忙拿著手機檢查電子郵件。起床後最重要的活動應是好好吃一頓早餐、閱讀新聞、運動或冥想,為之後一整天的工作做好調適。

5.困難的工作在午餐前完成

通常上午時間頭腦會比午後要清醒,因此比較困難的工作應該要在午餐之前開始動手。

6.改變電子郵件使用習慣

如果一件事需要電子郵件來回超過兩次以上,就直接拿起電話溝通,不要再浪費時間用電子郵件往返討論。

7.為自己的行為訂規範

要有效避免自己分心,就必須為自己的行為建立規範,逐步養成習慣。例如,限定自己只能在一天的幾個時段檢查電子郵件信箱。

8.別把效率和懶惰搞混

很多我們以為有效率的工作方式,其實只是懶惰的藉口。例如開會,以為大家一起面對面討論,可以當面把話說清楚、解決問題,但往往只是浪費時間,又沒有任何結論。如果你能事先想清楚,提出完整的建議給大家,其實不需要開會討論就可以達成共識。

9.別再一心多用

一次專心做一件事,才能快速完成工作,繼續下一個進度。一心多用的結果,常常是到了下班時間,一件事情也沒完成。(吳凱琳編譯)



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