主管當得這麼累 是你不會帶人！
很多主管愈當愈忙，恨不得一天有48小時，不只累垮自己，部屬也無法成長。其實大可不必那麼累，適度放手授權，主管自己輕鬆，部屬也有成就感。
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2015/5/13
撰文◎羅梅英
「交給部屬的工作，最後卻要我收爛攤子，氣死人了」、「部屬不成材，等我教會他，不如我自己做比較快」、「工作多到快爆炸，到底怎麼做才能輕鬆一點？」
不論高階或基層主管，大概都有類似的心情。工作多如麻，部屬卻無法「分憂解勞」，結果主管愈當愈忙、恨不得一天有48小時，偏偏又看不見部屬有所成長進步。
其實當主管大可不用那麼累，只要掌握以下訣竅，主管做得輕鬆，部屬也有成就感。
不累工作術[1]1－善用部屬強項，不必都親力親為
《做主管，管事不做事》作者丁凱斯莫尼根指出，「做得愈少，愈是好主管」，「如果你別親力親為完成所有的事，而是讓別人去做，你會成為一位效能更高的領導者。換言之，別再做牛做馬，而要開始領導統御。」
主管不需要介入例行性的事務，與其去做部屬可以完成的工作，更應該敦促、協助他們把工作做得更好，扮演促成者及協調者角色。
《主管不用做到死，下屬績效也能百倍奉還的用人術》作者堀之內克彥認為，「『我自己最努力』的人不適合當主管」，「主管被要求的應該是活用下屬的強項，做好工作分配，帶領整個團隊達成目標業績。」
不累工作術
2－幫部屬具體設定工作目標
愛普生科技品牌暨企業事務協理王玲(王民)，身兼公關、總務、人事、法務等4個部門的最高主管，4個部門的業務大相逕庭，小至快遞費用簽核，大到人事規章規劃都是她的管轄範圍。
王玲(王民)認為，主管應該明確地讓團隊瞭解工作願景及使命，再協助員工訂下個人的工作目標及行動計畫，即使主管不在，部門業務仍能順暢運作、品質不減。
堀之內克彥認為，主管若要達成部門目標，不是靠自己更努力，而是靠下屬來達成才行，視每個人的能力，具體設定他們的目標。他寫道，「目標管理的真正意義不是管理目標，而是根據目標來管理，藉由設立目標這件事，讓下屬採取自律的行動，才是目標管理真正的目的。」
主管應向部屬清楚傳達部門目標乃至個人目標，說明如何定出這個數字、以及數字的意義，並且堅定表達，目標就是非達成不可的門檻，不容打折。
不累工作術
3－學習放手由部屬自行做主
有些主管即使已經交辦部屬工作，心裡還是非常擔心他們搞砸，遲遲無法放手、亦步亦趨地跟在部屬後面盯著，只差沒有搶回來自己做。
《主管應該管什麼》作者理查譚普勒提到，「假如你擁有一座很大的花園，想找一個園丁幫你管理花園。站在園丁背後看他整理花草一點意義也沒有，最好的做法是告訴他應該做些什麼，然後讓他自己去完成。」
王玲(王民)認為，主管應明確讓員工知道主管的目標期待，並依照進度檢視達成狀況。接下來，就是信任他們，放手讓他們去做。
王玲(王民)接總務部門第一年，按例秋節送禮需等王玲(王民)試吃過、再做決定，但她說明送禮所需掌握的大原則後，便放手讓部屬自行做決定。部屬很開心主管信任他們，也願意學習自己做主，形成良好的正向循環。
王玲(王民)授權4個部門經理，無論他們做了什麼決策，王玲(王民)就是支持。這對主管來說並不容易，「當成果不如預期、表現打折扣時，主管必須承擔這個責任。」
部屬的經驗與素養不如主管，授權當然會有風險，主管應該思考的是，要如何把風險降到最低、負面影響控制到最小。
王玲(王民)曾經歷一段學習過程，練習如何放手、不出手干預。例如部屬做簡報或報告時，字型不好看，王玲(王民)忍不住想修正。但她立刻提醒自己，這無關對錯，干預會讓部屬失去自信心，破壞雙方互信。
不累工作術 4－提升工作價值感，讓員工更有勁
每個人都希望自己受重視，對組織是有貢獻的人。王玲(王民)強調，「主管應該激發員工潛能，找出每個人在團隊的最佳位置，如此一來，工作就會有意義感。」
《主管應該管什麼》提到，主管應該讓部屬「相信自己的工作具有影響力，而且團隊很在乎他所做的工作。」自我價值感提高，工作就會更有動力。
王玲(王民)接任總務主管，第一件事就是，扭轉總務給人打雜的印象，提升總務的工作價值，讓同仁們工作更有勁。
王玲(王民)將總務從勞務提升為服務性質，成立「商務中心」，提供公司內部會議及活動相關服務。各部門只要提出需求單，商務中心就會依據會議目的、性質、預算，做不同的布置，軟硬體皆不輸五星級飯店，歡迎立牌、桌布、銀盤、整套瓷盤一應俱全。活動完畢還會做顧客意見調查，作為改進服務的參考。迄今已舉辦過33場會議活動，以北市五星級飯店租借場地的費用來估算，成功幫公司節省100多萬元。
以往總務部認為自己的工作不專業、只是打雜，王玲(王民)告訴部屬：「你就是大堂經理！」當他們發現自己工作的價值，就會開始主動關照一些小細節，如桌上有水漬立刻擦拭、盆栽落葉馬上撿起來。而王玲(王民)也投稿到愛普生日本總社的刊物上，讓全球分公司都知道他們所做的事，大家做得更有成就感了。
不累工作術 5－開會談公事嚴格控制時間
王玲(王民)掌管的部門中，以總務及公關業務最繁雜，公關部一年平均辦60多場活動，王玲(王民)忙碌的程度不難想像。但她還是可以每天6點準時下班、回家煮晚餐；若真有做不完的公事，晚上以後再開始第二輪工作。
王玲(王民)指出，為了在有限時間內掌握每個部門的業務，時間控制格外地重要。她的原則包括：
●大部分會議控制在1小時內結束，除非是年度大案子，才放寬為1.5小時。
●臨時性的談話、部屬來掛診，控制在5 ~10分鐘內，「簡單、技術含量低的事，就是快速解決、立刻裁示」。
●與該次會議或談話主題無關的訊息不接收。
●會議或談話，一定要得出明確結論與時間表，以利後續執行。
不累工作術 6－公開行事曆，行程大家看得到
王玲(王民)負責管理4個部門，光是約時間就要比別人多花4倍時間處理。她有一招時間管理的妙法，就是將自己的行事曆開放。
王玲(王民)以30分鐘為一單位，開放個人行事曆，但只有一個人可以編輯行事曆。另外，如果部屬發出會議邀請，只要王玲(王民)按同意，行程就自動填入行事曆。
王玲(王民)表示，公開行事曆的好處是，部屬看得到主管的工作狀況，包括當週的重點工作以及時間分配，也看得到休假或出差行程，有助於部屬在安排開會或邀約時，節省來回確認的時間。當她忙著開會時，也不會被同事電話打擾。
公開行事曆另一個好處是，可以提示接下來的工作重點，讓部屬預做準備，例如看到「新年度事業計畫會議」，部屬就知道要開始整理年度考績了，並準備新年度的提案。如果看到王玲(王民)即將休假或出差，則會加快手上工作，趕在她出差之前呈報。
不累工作術 7－「交付工作」取代「指示工作」
《交辦的技術》作者小倉廣認為，「把工作交辦出去」，是當主管的人第一件要學的事。
「藉由交辦工作，主管才能提升效率，能將工作交給部屬，表示主管能依照預定計畫進行原本的職務。」主管不必再為「昨天」和「今天」的工作所苦，而能集中精神在創造「與今天不同的未來」。
王玲(王民)今年接掌人資部，善於授權給部屬的她，花最多心力在策略規劃上，思索公司未來5年、10年需要何種人才，以及如何培育人才，包括開辦語文課程、提供員工國際實習機會等。
小倉廣提到，「大部分主管都是以『指示工作』來代替『交付工作』。」主管常犯的錯誤是：只把工作交託出去，而沒有把責任交給對方。這樣並不算真正把工作交辦給部屬，只是指示一部分的工作給部屬而已，責任還是得由主管承擔。
小倉廣強調，「固定且重複的工作，應該一律交給部屬，不只是工作內容，而是工作責任！」
不累工作術 8－別只交辦雞毛蒜皮小事
交付工作給部屬，主管不只變得輕鬆，還能培養部屬能力。《交辦的技術》提示兩個交辦的原則：
●慎選所要交辦的工作：不能因為對部屬沒信心，就只讓他做些毫無挑戰性的工作；「伴隨一定責任的工作」，對部屬而言才是適當的挑戰。
●讓部屬的能力發揮到極致：不要低頭拜託部屬接下工作，既然把任務交給他，就必須要求部屬使命必達，不能有「做不好也沒辦法」的想法。要讓部屬體會工作的辛苦和價值，才能從中獲得成長。
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