實用秘技
話要先想過再開口，3訣竅講重點、讓人一聽就懂
摘錄自：經理人月刊 電子報 2014/10/2
整理 / 楊修
在日常對話或工作場合裡，總會碰到有人在敘述事情或報告時，講得又長又不清楚，讓你忍不住想跟對方說，「請講重點好嘛！」這樣的困擾不僅會發生在一般人身上，就算是在專業上學有專精的優秀人士，也一樣會為了不知道如何清楚表達自己的想法，而苦惱不已。
說話「有重點」，要具備整理資訊的能力，才能簡單明瞭地傳遞訊息，讓人一聽就懂。以下3個訣竅，幫助我們說出內容清晰易懂的語句：
1. 先想好再說話
說話前，沒有事先思考要說的內容，話題東一個西一個，最容易使聽眾抓不到重點。
「王祕書，請把A公司寄來的信轉給我。還有，幫我把B公司的預約改到明天10點。噢！今天傍晚前，做好C公司的估價單，還要放進顧客特別折扣的項目。對了，剛剛說的B公司的預約地點，改在他們公司。」
這通電話留言就是典型「想到什麼就說什麼」的說話方式，重點模糊，讓人難以迅速接收資訊。
分析這通留言，要說的有4件事：「寄A公司郵件」「把B公司預約時間改到10點」「製作C公司估價單」「變更B公司預約地點」。將這些事項分門別類，資訊就會更清楚：「寄出A公司郵件」「製作C公司估價單」歸類為請別人代勞的事，「把B預約時間改到10點」「變更B預約的地點」則是變更事項。
在與人溝通時，只要先幫對方整理好資訊，對方就可以輕鬆地接收到我們的訊息。
2. 預告談話內容
一開始就講清楚談話的大綱。以上述電話留言為例，應在開頭就說，
「我有兩個重點，一個是想請你代勞的事，另一個是變更事項。請你代勞的有……」
只要在最初加上預告，再分別詳述細節，接收者就能夠掌握話題全貌，容易理解接下來的內容。
3. 直接回答對方的問題
當你對某人提出問題，得到的卻是一個牛頭不對馬嘴的答案，你難免會納悶：是你問得不夠清楚，還是對方沒聽懂你的問題？
D部長：「E先生，每天早上的業務話術訓練，都有確實在進行了嗎？」
E先生：「我們的訓練相當有系統。做法是開始進行訓練時，先明確舉出當天要達成的目標。訓練結束後，還會互相確認能不能達成目標，確認成果。」
E先生的回答沒重點的原因在於，他沒有自覺到問題和答案是否吻合。部長提出的問題是「訓練『是否』如實進行」，E先生應該針對這個問題回答「有或沒有」，再敘述訓練已確實進行的具體根據，而不是直接描述訓練狀況。
（本文取材自《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》，高寶書版。）
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