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別光喊冤，你的專案要裝「行車紀錄器」！
摘錄自：經理人月刊 電子報 2014/10/23
作者 / Bryan Yao
前兩天跟老爸吃飯，他跟我抱怨有次和幾位朋友去聚餐，點了菜之後足足等了40分鐘才上第一道，老人家反正聊天聊得開心，也不以為意，但沒想到上第二道菜的時候（又過了10分鐘），服務生竟過來「善意提醒」：本店用餐時間一律90分鐘，請問還需要加點的嗎？結果眾家杯杯們當場傻眼！接下來就是一場七十歲老人們跟十七歲工讀生間的隔代交鋒，在此也就不多提了！
為什麼英文中最後期限要叫作Deadline？Dead + LINE？我也不知，但凡是有限時的東西總是讓人特別在意，有時更會讓人緊張得要「死」。有專案經驗的朋友，尤其是從事過委外專案（非公司內部專案）的人，相信都會認同這句「Deadline不留意，急起來要人命！」因為在很多合約當中，專案逾期往往代表著可觀的罰款，像是公共工程合約規定，承包商每延誤一天完工，就得罰合約總價的千分之一，假設總經費一億元的案子，一不小心延誤個10天，100萬就這麼不見了。很多案子在最低標的制度下原本已是微利，一億的案子能否賺500萬都是問題，難怪不時聽到有些廠商眼看追不上進度了，乾脆尾款也不要了，直接落跑先！
不過這類型的專案，往往有非常多的廠商共同參與，也有很多工作是業主自己負責執行的（好比制定規格、審核文件等）。因此當專案進度落後時，到底是誰的責任就變得很重要。否則就像布爸的聚餐一樣，明明上菜慢吞吞，卻要人客大口吞，這實在是not fair啊！事實上，在專案管理中有個領域叫作專案排程（Project Scheduling）就是在處理這類的爭議。通常專業的PM會採用Microsoft Project或是Oracle P6這類電腦軟體來進行進度追蹤。
一般人以為排程軟體只是用來排定工作計畫，事實上，它們更關鍵的角色是扮演專案的「行車紀錄器」，把專案執行的過程忠實地記錄下來，萬一爭議發生（我的經驗是大專案幾乎都會發生），就可以調出「監視器畫面」來釐清責任。我有個客戶是承包商，原本因為工程延誤被業主要求罰上千萬，後來就是透過「專案紀錄器」澄清了自己的責任，不但不用賠款反倒還有盈餘。這也就是為什麼在國外所謂的時程工程師薪水都不低的原因。
這裡舉個簡單到不能再簡單的例子來說明一下這個概念。
假想一下，你是位勇猛而且有人魚線的台灣水電工，客戶要求你和設計師配合，在7/10號前完成一個案子。客戶因為剛考上PMP，特別喜歡玩新花樣，所以在合約裡加了一條慘絕人寰的罰則：如果專案無法在10號前準時完成，每延誤一天就要彈10下耳朵，而且是很用力的那種。和你合作的設計師說她只會畫圖不會排時程，加上她長得很像郭雪芙，所以你就花了兩天排了以下的schedule：
上面這圖你應該看得懂（因為這就是你排的），這專案總共有兩個工作，首先郭雪芙，不是，是設計公司要完成設計（5天），然後換你接手進行施工的動作（也是5天）。照計畫是1號開始，所以預計是10號可以完成。其中藍色的垂直線叫作資料日期，代表這份schedule是在1號的狀態！
美好的時光總是特別快，事實上是出乎意料的快，當你和正妹設計師準備開啤酒慶祝完工時，日子已經來到了12號，也就是說，你比當初承諾客戶的Deadline足足晚了兩天。這時候客戶早已面露奸笑緩緩走向你，並將拇指和食指彎成一個圈，準備好要彈人的手勢了！
你腦海中立刻浮現出一個疑問：是該讓他彈左邊還是右邊呢？當然不是，真正的問題應該是，這20下彈耳朵酷刑真該是我這個勇猛又有人魚線的水電工要扛的嗎？你想起李組長曾說過，這案情並不單純。事實上以這個個案，至少有三種可能的偵辦方向，來，我們繼續看下去！
情況一：設計師造成延誤
上圖代表著專案到了12號時的狀態，我們可以看到代表資料日期的藍線移到了12號的地方。另一個觀察的重點是黃色細桿，它們代表原本預期的時程，也就是所謂的基線（Baseline）。而深藍色的粗桿則代表工作實際執行的狀況。這個圖明顯地呈現一件事情，就是設計師的工作原本應該在5號完成（看黃桿），實際上卻到7號才完工（看藍桿），共延誤了2天。而你，也就是水電工是「被迫」比原定晚2天開始，但你仍維持5天做完，所以最後雖然專案延誤兩天，但顯然人不是你殺的。雖然有點不捨，但該被彈20下耳朵是正妹設計師才對！
情況二：水電工造成延誤
這是你最不想看到的情況。上圖很明顯地告訴我們，設計師的工作完全符合原定計畫，藍桿和黃桿是完全重合的，至於你自己施工部分則足足花了7天才完成，也因此造成整個專案2天的延誤。所以這20下彈耳朵無疑地該由你獨享！
情況三：設計師、水電工一人一半
經過上面兩種情況的訓練，這張圖應該很容易理解。也就是設計工作和施工各自比計畫延誤1天，所以這20下彈耳朵的處罰理應由兩人分擔，一人10下！相同的結論我們也可以用下面表格的方式呈現：
【設計】和【施工】這兩個工作。原來的計畫工期都是5天，但實際工期卻增加到6天，所以在「差異」這行數據各自顯示有「-1」天的延誤。
值得一提的是，在實際的商業環境裡，業主的懲罰不一定是硬梆梆地依據上面這些排程的結果來進行，就像情境一，大家可能都捨不得真的去彈正妹20下耳朵一樣（當然大家搶著去彈也是有可能）。畢竟真的去嚴懲承包廠商通常不是業主的本意，業主最希望的還是專案如期完成。
不過這樣的分析數據仍然是極重要的「談判籌碼」，比如說，當專案延誤，客戶要求你加班趕工時，你可以把這份時程拿出來，瀟灑帥氣地告訴客戶：我可以替你趕工，但既然延誤不是我造成的，所以你要給我適當的補貼（或者欠我一個人情）！這就像是行車紀錄器的作用，當發生問題時，至少可以用來保護自己的權益，尤其遇上「助跑姊」這種惡質的廠商時！
如果你的專案涉及多家廠商、合約有懲罰條款、或者你純粹覺得身為PM的專業度很「虛」，不妨認真考慮學習排程和專案控制的技術。
後記：
為了幫助大家理解，本文用了十分簡化的案例。或許有讀友會質疑，真正簽約時設計師和施工部分可能是兩個分開的合約，各自有各自的deadline要遵守。但我這裡想表達的是，專案通常牽涉到多個主體，而且彼此間的工作是相互交錯的，唯有利用完整的時程追蹤才能釐清各自的績效和責任。
本文獲「專案管理生活思維」授權轉載，原文於此。
【作者簡介】Bryan Yao
西北大學專案管理碩士。目前為識博公司合夥人與紐約市環保署顧問。喜愛的電影是Pulp Fiction，喜歡的樂團是Linkin Park。座右銘是Steve Jobs的Stay hungry, stay foolish!
圖片來源 / /\/\ichael Patric|{ via Flickr, CC Licesned
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