2014/10/15 「跟不專心說再見」

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跟不專心說再見

摘錄自：EMBA電子報                           2014/10/13

EMBA雜誌編輯部/文

美國密西根大學的一項研究顯示，一個不到三秒長的干擾（電腦螢幕上出現新電子郵件或手機發出聲響），會讓一個人手上正在做的事，產生錯誤的風險提高至兩倍。

這是為什麼飛機在準備起飛和降落時，法規明文禁止機長在這段時間做非必要的事情，例如聊天、看報紙。

創業家雜誌（Entrepreneur）報導，現代人的注意力被偷走了，這可以稱之為「世紀之罪」。而且，小偷日益猖獗，電子郵件、手機、簡訊、ＡＰＰ、社交媒體等，嫌疑犯有一長串的名單。

假設有一個人，每五分鐘查看一次電子郵件，他一天工作以八小時計，將有上百次的工作中斷。奧克拉荷馬州州立大學的研究指出，對上班族而言，一天查看四次電子郵件，是工作效率最高的頻率。加州大學教授馬克（Gloria Mark）指出，上班族一天可以規劃出三段電子郵件時間，盡情地讀取與回覆，其他時間則應完全關掉不予理會。

干擾不只來自外界，也來自本身。根據馬克的研究，有高達四四％的干擾是來自自己，其中常見的一個問題是一心多用。

心理學教授麥爾（David Meyer）表示，很多人誤以為一心多用提高了工作效率。例如，在講電話的同時也回覆電子郵件，以為自己同時完成了兩件事。

事實上，這是在兩件事之間來來回回，造成自我干擾。每一次從其他事回到原來在做的事，大腦都要花點時間思考之前停在哪裡，拉慢完成工作的時間五○％以上。

哈佛商學院教授普羅（Leslie A. Perlow）有實例佐證。有一家電腦軟體公司，工程師晚上跟週末都得加班，事情還是永遠都做不完，這家公司請來普羅為大家想想辦法。

她觀察了一段時間後發現，工程師在工作時太常被打斷，根本沒有機會好好思考，難怪事情總是做不完。尤其當大家都無法準時完成手頭工作時，常覺得自己的事很緊急，所以更有理由隨時打斷同事，情況雪上加霜，不斷惡性循環。

普羅因而在公司推行「安靜時間」。規定每天上午十一點之前與下午三點之後，除非必要，請不要打擾同事。結果，六二％的工程師表示，四個小時的「安靜時間」，讓他們的生產力提高。因為腦筋變清楚了，甚至有四一％的工程師表示，連其他四小時的上班時間，他們的生產力也跟著提高了。

文章來源：EMBA雜誌第338期（2014年10月出版）